Guest-post produzido por Gustavo Beserra, CEO da ERPFLEX, solução completa para modernizar a gestão da sua empresa.
A regra geral de um negócio é fazer um controle de gastos, aumentar as receitas e maximizar o lucro. Simples, mas difícil de implementar em tempos econômicos difíceis, como estamos vivendo agora no Brasil. Com a ajuda da tecnologia e do surgimento da indústria de terceirização, as empresas podem cuidar dessa que é uma das maiores preocupações: o fluxo de caixa e maneiras de melhorá-lo. Embora o aumento das vendas seja uma maneira de fazer isso acontecer, a redução de custos pode ser uma forma mais rápida de aumentar o capital. Pensando nisso, separamos 17 dicas!
1. Experimente o Cloudsourcing
Depois de contratar um novo funcionário (o que não custa pouco), você ainda deve gastar com treinamento, plano de saúde, férias e seguros. Como resultado, muitas empresas estão se voltando para o cloudsourcing, que consiste em contratar profissionais qualificados que trabalham remotamente, às vezes, por uma fração do custo de empregados tradicionais.
Alguns dos melhores profissionais optam por trabalhar para si mesmos. Eles postam sobre suas carreiras em sites como o Elance, Freelancer e oDesk, e você pode contratá-los por um período de tempo definido com base em suas necessidades específicas. Outra ideia é terceirizar certos trabalhos, contratando, por exemplo, uma agência de produção de conteúdo.
2. Invista em Estagiários
Às vezes você não pode contar com os serviços de um trabalhador remoto, como por exemplo, quando o depósito de papel acumulou ou você precisa de outras tarefas rotineiras concluídas. A maioria das empresas usam funcionários temporários para estes postos de trabalho, mas nas agências, eles podem custar muito.
Em vez disso, contate uma faculdade, escola de negócios e pergunte sobre estagiários disponíveis para o trabalho. Além disso, muitos estudantes universitários têm dificuldade em encontrar um estágio na sua área, e se cadastram online. Mas, é fundamental respeitar o período de aprendizagem desses profissionais e garantir que trabalhem por 4h ou 6h, e não como contratados.
3. Tenha poder de compra
Encontre outros proprietários de pequenas empresas e colabore com eles para poupar dinheiro em suprimentos e outros bens. Tenha em mente que você pode até mesmo formar alianças com outros donos de empresas em seu nicho. Isso é chamado de “co-opetition”, e é uma das mais recentes tendências no mundo dos negócios.
4. Sempre peça um desconto
Eles não irão anunciar, mas muitos varejistas dão desconto em seus itens para os pequenos empresários. Você apenas tem que tomar a iniciativa de pedir. Não precisa necessariamente pedir desconto em um pacote de canetas, mas se estiver equipando seu escritório com novos equipamentos ou itens caros, ficaria surpreso com o número de vezes que fecharia o melhor negócio por mencionar que se trata de sua pequena empresa.
5. Não faça compras em larga escala
Se você comprar mil canetas, o custo por cada uma será menor do que se comprasse uma de cada vez. Mas você tem de se perguntar: Será que realmente vou usar mil canetas? O mais provável é que você irá perdê-las ou descobrir que a maioria delas vai secar antes de usá-las. Como proprietário de uma pequena empresa, você pode reduzir significativamente suas despesas, comprando apenas o que precisa hoje – e não o que você acha que vai precisar amanhã.
6. Compare as taxas de seguros
Você sempre deve procurar por taxas menores, especialmente no momento da renovação. O ideal é usar um agente independente para todas as suas necessidades de seguros. Agentes não são financeiramente vinculados a qualquer empresa e geralmente podem encontrar boas taxas com base exclusivamente em suas necessidades.
7. Elimine cargas financeiras
Muitos proprietários de pequenas empresas desembolsam centenas – às vezes milhares – de reais em gastos desnecessários, como atrasos no pagamento de empréstimos, taxas de processamento de cartão de crédito e taxas de adesão a certos cartões de crédito comerciais. Ao fazer o controle de gastos e pagar as contas nos prazos devidos, você poupa uma boa quantia.
Manter as contas em dia pode ser mais complicado do que equilibrar sua carteira pessoal, mas os serviços de pagamento online podem tornar tudo mais fácil. Você pode programar alertas que o notificarão quando as contas vencem e nunca mais perder a data de um pagamento. Tenha um olhar mais atento sobre as taxas de adesão e taxas de processamento que você paga para usar o crédito. Elas são necessárias, ou você pode obter taxas melhores em outros lugares?
8. Corte o papel
Segundo pesquisa da Xerox, cerca de 40% de papel de escritório é descartado dentro de 24 horas, seja qual for a impressão sobre ele. Se você somar o quanto gasta em suprimentos de impressão, papel e trabalho, verá rapidamente que o uso de armazenamento de arquivo eletrônico pode poupar muito dinheiro. Recorra a serviços de compartilhamento online como Google Docs, Microsoft Office Live Workspace, Amazon Cloud Drive e Dropbox.
9. Negocie com fornecedores
Qualquer empresário que queira ter o controle de gastos deve tentar negociar taxas fixas ou simplesmente conseguir que os prestadores de serviços ou parceiros diminuam os preços. Comece por aqueles com quem você tem melhor relacionamento. Você ficará surpreso ao saber como muitos estão dispostos a negociar para manter o negócio. Se não cederem, considere substituí-los. Você também deve tentar negociar a locação de imóveis e avaliar o que é mais vantajoso: alugar ou comprar o imóvel onde sua empresa está instalada.
Determine também se seus prestadores de serviços estão empenhados em ajudá-lo a crescer, em vez de apenas receber ordens e fazer entregas. Quanto mais parceiros e fornecedores estratégicos você tiver, mais fácil será para crescer. E não hesite em abandonar provedores que cometem erros frequentes, afinal, perde-se muito tempo e dinheiro assim.
10. Use eletrodomésticos energeticamente eficientes
Se você tenta poupar energia em casa, por que, então, tratar sua empresa de forma diferente? No topo da lista das formas de ter o controle de gastos de serviços públicos, está usar aparelhos eficientes em termos energéticos, especificamente aqueles com o selo Energy Star, e lâmpadas fluorescentes compactas. Inicialmente, podem sair mais caros, mas a maioria dos aparelhos energeticamente eficientes vêm com descontos patrocinados pelo governo e são elegíveis para créditos de imposto de energia verde.
Você pode economizar dinheiro a longo prazo, tornando sua empresa mais eficiente em termos energéticos. Lembre-se que você pode solicitar uma auditoria energética de sua empresa de energia. Um inspetor pode fazer uma avaliação em seu local de trabalho e apontar maneiras de reduzir ainda mais suas contas de energia.
11. Experimente a Publicidade Digital
Os consumidores precisam ouvir ou ver sua mensagem publicitária numa média de sete vezes antes que considerem comprar seu produto. E se você estiver pagando por uma publicidade tradicional, como jornais, televisão ou rádio, seu orçamento publicitário pode ficar muito alto, rapidamente.
É difícil competir com os orçamentos de grandes empresas e manter a sua mensagem em mídias muito caras. Mas a mídia digital nivelou a área da publicidade, e as pequenas empresas estão vendo melhores resultados em suas ações, e gastando menos. Você não precisa de qualquer despesa financeira para abrir uma conta empresarial no Facebook ou Twitter, e a economia em suas despesas de publicidade valerá o tempo empregado para divulgar sua mensagem nessas mídias.
12. Faça permuta
Costumava ser difícil de fazer as conexões certas para construir uma boa relação de troca. Mas, recentemente, os sites de permuta business-to-business, como o Bliive e o TimeRepublik foram surgindo na internet, abrindo oportunidades de barganha e tornando possível para os pequenos empresários conseguir o que precisam, sem aumentar suas despesas. Permutar pode fazer uma grande diferença em seus gastos, especialmente quando você está começando seu negócio.
13. Reduza a ineficiência com a automação
Proprietários de pequenas empresas, muitas vezes, não conseguem perceber algumas das ineficiências de suas operações, o que pode custar caro. É essencial fazer um projeto de aumento de eficiência produtiva. A automação de processos é a melhor saída para o controle de gastos: além de diminuir o risco de erro humano, você também pode integrar diversas áreas da sua empresa, facilitando a comunicação entre os departamentos. Outra vantagem é que, se as operações rotineiras da sua empresa puderem ser automatizadas, você não precisará empregar o tempo de um funcionário para esse fim.
14. Esteja atento aos talentos
Um dos erros comuns dos empresários é não reconhecer e não investir em seus talentos internos, especialmente quando a empresa tem bons funcionários. Muitas pequenas empresas perdem dinheiro porque tendem a manter funcionários de baixo desempenho por tempo demais. Alguns empresários querem pagar o mínimo possível aos empregados, mas isso também pode resultar em perda de dinheiro. É importante saber valorizar e pagar bem os seus talentos, que são pessoas que o ajudarão no crescimento de seu negócio.
15. Tenha o controle do seu estoque
Ter o controle do estoque envolve acompanhar o seu movimento: saber sobre os produtos que já estão no armazém; saber quando fazer o abastecimento de produtos e quanto de um determinado item está disponível; saber onde os produtos estão e assegurar que estejam bem armazenados. A automação é a melhor maneira de fazer o controle do estoque: além de reduzir a probabilidade de erro, reduz perdas de produtos por roubo, deterioração ou obsolescência; melhora o fluxo de caixa da empresa através de compras mais adequadas; e tudo isso resulta em mais tempo para se concentrar no que é importante: o crescimento da sua empresa.
16. Invista em um sistema de gestão financeira
Um software de gestão empresarial (ERP) busca automatizar suas rotinas financeiras e gerenciais, trazendo inúmeros benefícios a sua empresa, como otimização do fluxo da informação; eficiência do processo de tomada de decisão; extinção da redundância de atividades; redução do tempo dos processos gerenciais; redução de estoque; redução da carga de trabalho – já que atividades repetitivas podem e devem ser automatizadas. Em resumo, melhora consideravelmente o controle das operações da empresa.
Através de um sistema ERP, você pode monitorar o resultados da empresa, gerenciar os custos de sua operação, ter o histórico de clientes, receitas, e todas as demais rotinas de uma organização. Além disso, existe outra enorme vantagem em contar com um ERP: a automação de processos da tesouraria. A empresa passa a emitir notas fiscais, boletos, monitorar seus pagamentos e ainda gerar as informações contábeis da organização pelo sistema. Isso reduz as chances de multas e os riscos envolvidos na contabilidade fiscal da empresa.
17. Não perca tempo!
Como proprietário de uma pequena empresa, você pode achar que tem flexibilidade, mas o tempo ainda é um recurso limitado. Desperdiçar tempo pode prejudicar seriamente suas vendas. Como regra geral, tudo o que você puder implementar para poupar tempo, também irá poupar dinheiro a longo prazo. Se acha que não está gerenciando seu tempo com sabedoria, atente-se a algumas técnicas eficazes de gestão de tempo e pare de procrastinar! Esta é provavelmente a maior lição de todas.
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