Quanto custa a desorganização de uma empresa? Se você fizer as contas, certamente irá seguir essas dicas de organização no trabalho. Rearranjar mesas ou mover pilhas ocasionalmente não adianta. E também não adianta depender de e-mails para o registro de decisões. Assim como um ambiente mais limpo e organizado propicia uma maior produção, relações transparentes, claras e com prioridades objetivas também. Seguem 5 dicas de organização para você colocar sua equipe no caminho da eficiência.
1. Purifique seu escritório
Jogue fora tudo do que você não precisa mais. Se não usa mais há meses ou nem lembra de quando precisou, jogue. Isso vale para equipamentos e documentos e, no caso de móveis, procure doá-los a uma instituição de caridade ou a um conhecido seu necessitado.
2. Separe por temas
Ao organizar documentos, use etiquetas e agrupe os que fazem parte de um mesmo tema, projeto ou cliente. Dessa maneira, será mais fácil encontrá-los rapidamente quando necessário. Isso também ajudará outras pessoas a encontrarem o que precisam.
3. Crie uma pasta de “Espera”
Essa pasta deve conter coisas importantes, mas que serão decididas ou feitas depois. Ela deve sempre estar à sua vista e deve ser checada frequentemente. Assim que uma das tarefas se tornar prioritária, você se lembrará de executá-la.
4. Gerencie seu tempo
Marque todas as tarefas a serem feitas no dia e separe um determinado tempo para cada uma – separe um pouco mais do que você acha necessário, para ter espaço para lidar com imprevistos. Faça uma tarefa de cada vez. A propósito, este é o primeiro dos mantras de liderança, que você pode aprender neste post.
5. Organize cases de projetos ou eventos
No final de cada projeto ou evento, organize seus documentos e, se possível, em formato de case, para ser consultado posteriormente ou enviado para novos clientes.
(Bônus)
Como aumentar a produtividade da sua equipe renovando o ambiente de trabalho
Dicas de organização na nuvem
Essas dicas podem ser colocadas na prática também de forma online, com softwares que funcionam na nuvem. Com o Runrun.it, por exemplo, você coloca no papel (inclui no sistema) todas as tarefas que você e sua equipe devem executar. Depois, agrupa por projetos e clientes. Dessa maneira, você organizará seus documentos por temas ou pastas, e os envolvidos poderão consultá-los rapidamente. Feito isso, você prioriza as tarefas mais importantes, para que sejam feitas antes das demais. As tarefas menos importantes entram na “pasta de espera”.
Ao avaliar as tarefas que você tem para fazer, você define quanto tempo irá levar em cada uma, e o sistema calcula quando todas serão entregues. Isso é importante para saber quando sua equipe irá terminar cada fase de um projeto. Cada tarefa tem uma timeline, onde é possível registrar dúvidas, sugestões ou decisões, além de anexar arquivos importantes para sua execução. Ao final do projeto, você poderá reunir tudo e criar um grande case, uma vez que tudo está organizado, independentemente se o responsável ou algum colaborador se afastou do projeto ou da empresa.
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