Imagine que você tem um projeto de médio prazo, com algumas tarefas e prazos para serem respeitados. Agora imagine que sua equipe cresceu e que existem pelo menos três projetos correndo ao mesmo tempo. Como dar conta de tantas informações e datas usando apenas algumas planilhas? Fazer a gerência de projetos automatizada com ferramentas online pode, além de ajudar a poupar tempo em atividades burocráticas, te dar informações gerenciais valiosas que podem ser importantes na negociação de prazos e preços com o cliente, na prestação de contas e até na tomada de decisão, por exemplo, para responder qual área é mais carente de recursos.
O que as ferramentas online de gerência de projetos têm que os softwares que são instalados nos computadores não têm? Seguem algumas vantagens, sobretudo para quem precisa de agilidade na comunicação diária com os colaboradores:
1. Colaboração e organização
Uma vez online, todos podem interagir na ferramenta, trocando, comentando, abrindo demandas, checando prazos e entregas. Além disso, os arquivos ficam relacionados a tarefas e projetos, e não dispersos em milhares de pastas em vários computadores diferentes. Dessa maneira, fica muito mais fácil encontrar o que precisa.
>> Leitura recomendada: Os benefícios do trabalho em equipe para sua empresa.
2. Níveis de acesso
Às vezes a interação entre as várias equipes de uma empresa pode se tornar confusa se não houver um sentido para o tráfego de tarefas. Por isso é importante que cada grupo de usuários tenha um nível de acesso: há aqueles que recebem tarefas, aqueles que as distribuem e os que as criam.
3. Controle de horas
Se todos estão na ferramenta, fica mais fácil fazer com que eles registrem suas atividades. Dessa maneira, o gestor saberá quanto tempo cada tipo de tarefa demora para ser realizada em média, quanto cada equipe demorou para realizar cada projeto e também identificar gargalos.
4. Sem gasto de memória e dinheiro
Instalar softwares nas máquinas da empresa sai uma fortuna – as licenças são muito caras. Além disso, ocupam espaço na memória do computador (o próprio software e os arquivos nele salvos). Softwares online são mais baratos e funcionam na nuvem, onde também fica o espaço de armazenamento das tarefas (com documentos e arquivos relacionados a elas).
>> Leitura recomendada: Um guia para implantar um gerenciador de projetos na sua empresa.
5. Relatórios
Se as pessoas abrem tarefas na ferramenta, trabalham nela, registram as horas gastas e ainda possuem níveis de acesso, então o sistema estará apto a te oferecer relatórios que podem te poupar de gastar um tempo em planilhas e apresentações. Gráficos de desempenho, de controle de horas gastas por projeto, prazos e quando as pessoas de uma equipe estarão livres para uma próxima tarefas são algumas informações que podem se extraídas das ferramentas online.
Uma ferramenta para tornar sua gerência de projetos automatizada
Se você está decidido a transformar a maneira como trabalha, automatizando processos para sobrar mais tempo para atividades criativas e estratégicas, você deve testar o Runrun.it, um software online de gestão de equipes que formaliza o fluxo de trabalho, te ajuda a priorizar o mais importante, e oferece relatórios gerenciais e a transparência no que é pedido e o que é entregue. Teste gratuitamente: https://runrun.it/
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