Como a gestão do conhecimento pode ajudar a tornar uma empresa eficiente? Imagine que você tem 10 funcionários e cada um deles possui 5 pastas de documentos. Tudo o que é produzido e decidido é jogado nessas 50 pastas, sem qualquer ordem. Quando alguém precisar recuperar alguma coisa, perderá bastante tempo para encontrar. E se mais gente precisar, lá se vão horas e horas de trabalho que poderiam ter sido investidas de forma muito mais produtiva – um prejuízo enorme.
Essa é uma explicação bem genérica, mas que passa por três pontos fundamentais da gestão do conhecimento: organização, compartilhamento e economia. E a gestão do conhecimento pressupõe que exista um investimento em capital intelectual – que é o maior valor de qualquer organização. Quando os funcionários conseguem tanto ouvir como se expressar, eles se sentem valorizados. Neste post e neste outro tem algumas dicas preciosas para a gestão de pessoas.
A pesquisa em gestão do conhecimento passa por vários temas, como a busca da melhoria de desempenho das organizações através de condições organizacionais favoráveis, processos de localização, extração, partilha e criação de conhecimento, assim como através das ferramentas e tecnologias de informação e comunicação.
Há algumas ferramentas que podem automatizar vários processos manuais, fazendo com que as equipes tenham mais tempo para serem criativas e se desenvolverem. O Runrun.it, que é um sistema de gestão de tarefas e pessoas, oferece serviço de armazenamento de arquivos agregado à ferramenta. Não é preciso existir um repositório na rede da empresa ou externa. E, além da possibilidade de anexar arquivos às tarefas, de modo que eles ficam organizados por clientes e projetos, é possível compartilhar esses documentos com pessoas que não estão dentro do sistema – clientes e fornecedores, por exemplo, que não estão cadastrados no Runrun.it.
Há duas possibilidades para isso:
1. Clicando no ícone ao lado dos arquivos, então um email é disparado aos destinatários.
2. Usando a “SharePage”, ou seja, uma página pública, protegida ou não por senha, com todos os arquivos de uma determinada tarefa.
É uma solução prática para empresas que precisam enviar aos seus clientes diversos arquivos de uma só vez, e para aquelas que priorizam uma gestão holística do conhecimento. Teste já o Runrun.it gratuitamente: http://runrun.it
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