Seja porque um(a) colega usou e recomendou a você um gerenciador de tarefas, ou porque ouviu falar na imprensa, ou ainda, porque você mesmo já usou e gostou, parece que agora você quer adotar um. Admiro sua veia inovadora e sua vontade de ser mais organizado(a) e produtivo(a). Mas, antes, preste atenção nos três erros que alguns gestores cometem quando usam a ferramenta e descubra como não usar um gerenciador de tarefas:
Não entender para que precisa do gerenciador
Em poucas palavras, o gerenciador de tarefas servirá para elevar a produtividade do seu time. É disso que sua empresa precisa? Se você não entender como funciona e para que ele serve, provavelmente não vai funcionar direito e você perderá tempo e dinheiro com ele. Por outro lado, se você usá-lo corretamente e orientar seus colaboradores a fazer o mesmo, conseguirá dados gerenciais importantes para tomar decisões inteligentes. Isso sem falar que o gerenciador mantém um histórico das tarefas, preservando o capital intelectual da empresa, além de deixar as prioridades mais claras para a equipe trabalhar focada. Por isso, você pode esperar que o gerenciador de tarefas seja o braço direito do gestor, mas não deve…
Esperar que o gerenciador substitua o gestor
Você ainda tomará as decisões. Você ainda será o responsável por conduzir sua equipe. A diferença é que tudo o que for combinado estará salvo no sistema para ser, se necessário, recombinado – mas jamais esquecido. O gerenciador de tarefas também permitirá barrar chefes informais e ajudará na gestão, calculando o prazo real de entrega de cada projeto. Além disso, os dados inseridos no sistema te ajudarão na avaliação de desempenho da sua equipe. Mas, repito: ele jamais substituirá a sua responsabilidade de gerenciar seus colaboradores. E por fim, o último erro que você não deve cometer é…
Usar o gerenciador para vigiar e punir
O gerenciador de tarefas permite ao gestor visualizar no que as pessoas estão trabalhando, em tempo real. Mas isto não é Big Brother: ninguém quer nem deve ser vigiado. Pelo contrário, seus colaboradores devem assumir responsabilidades, o que é um dos melhores propulsores de motivação no trabalho. Esse controle preciso existe para que você possa orientá-los ao notar atrasos exagerados e, munido(a) de relatórios gerenciais, identificar gargalos que também causam demora na entrega das tarefas. No fim das contas, usar um gerenciador de tarefas irá aumentar de tal forma a produtividade do time que você terá muito mais tempo para pensar em ações estratégicas para a empresa. Agora que a casa está arrumada, você poderá abrir suas portas para o futuro.
Agora que você sabe o que não fazer, ficou bem mais interessante conhecer o Runrun.it – o software gerenciador de tarefas brasileiro capaz de aumentar a produtividade da sua equipe em até 25%. Faça como as 100 mil empresas, em 100 países, que adotaram nosso sistema e experimente grátis: http://runrun.it
