Cronograma de projetos: como e porque utilizar essa ferramenta de planejamento

blogsrunrunit. 3 de janeiro de 2023

Um cronograma de projetos é uma forma simples de visualizar as tarefas e quanto tempo elas levarão para serem concluídas. Por conta de sua facilidade, é uma das principais ferramentas de gestão, justamente porque consegue relacionar diretamente as entregas necessárias com as horas que serão investidas, tornando a definição de prazos de entrega mais assertiva.

Uma das maiores dificuldades diárias dos gestores – ainda mais aqueles que trabalham com múltiplos projetos e equipes – é justamente ver e gerenciar o volume das entregas, fazer a gestão de pauta da equipe de acordo com a disponibilidade dos recursos e determinar prazos realistas para as entregas dos projetos.

Portanto, um cronograma de projetos é a forma mais eficaz de realizar essas atividades, já que é capaz de determinar quando cada atividade deve ser iniciada e concluída, em um encadeamento lógico e sequencial, o que garante que as entregas sejam feitas dentro do timing correto. Ou ainda, é uma forma de enxergar os gargalos, pendências e possíveis atrasos.

Pensando nisso, vamos falar nesse post sobre os benefícios, facilidades e como essa ferramenta de gestão pode melhorar o seu dia a dia. Você também pode ouvir ativando o player abaixo.

O que é um cronograma de projetos?
Como elaborar um bom cronograma de projetos?
Por que elaborar um cronograma de projetos?
Ferramenta de cronograma de projetos

O que é um cronograma de projetos?

Cronograma é uma palavra de origem grega que significa “registro do tempo”, ou “escrita do tempo”. Como já comentamos acima, a capacidade de relacionar o tempo com a atividade e sua respectiva entrega é uma das maiores vantagens dessa ferramenta.

Basicamente, um cronograma de projetos simples corresponde a uma espécie de timeline, que distribui de forma linear, ao longo de um determinado período de tempo, que corresponde ao quanto um projeto vai levar para ser concluído, por exemplo.

Assim, podemos imaginar uma tabela, cujo eixo X corresponde ao tempo e o Y as tarefas que precisam ser desenvolvidas.

Com essa estrutura em mente, fica fácil montar o seu próprio cronograma de projetos, com as particularidades que você precisa, especialmente se considerarmos os benefícios desse modelo, que são:

Estrutura simples: em formato linear, é possível enxergar a sequência de tarefas/etapas necessárias para a conclusão do projeto ou de um fluxo de trabalho;
Fácil visualização: por conter todas as tarefas em um único lugar, fica fácil de identificar as prioridades, pendências, gargalos e prazos.
Definição dos prazos de entrega: por conta da sua estrutura que localiza as tarefas em uma linha do tempo, torna a definição de prazos parte fundamental do planejamento;
Acompanhamento do desenvolvimento do projeto: além de facilitar o planejamento de um projeto, também possibilita um acompanhamento do que está sendo desenvolvido de forma simples e fácil.

Como elaborar um bom cronograma?

Um bom cronograma de projetos começa com um escopo bem delimitado, que contempla as principais informações, nas quais seja possível iniciar o planejamento. Um bom escopo deve conter:

Equipes e/ou colaboradores envolvidos;
Briefing;
Prazo de entrega;
Etapas;
Responsáveis por cada fase;
Orçamento.

A seguir, define-se a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que nada mais é do que o desdobramento do escopo em atividades/tarefas que farão parte do desenvolvimento do projeto. Na EAP, você pode desmembrar as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução do trabalho.

Agora, com a EAP pronta, você deve listar as atividades por ordem de importância e de execução, identificando também as relações entre elas. Assim, se uma tarefa depende da conclusão de outra para ser iniciada, isso deve ficar muito claro, para que não haja erros desse tipo na hora de estruturar o seu cronograma de projetos.

Com todas as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar quanto tempo cada uma delas deve levar para ser concluída, assim como quantos colaboradores serão necessários para concluí-la. Para fazer essas estimativas você pode se basear em outros projetos de escopo semelhante ou, caso seja necessário, consulte sua equipe.

Chegou a hora de colocar a mão na massa e estruturar o seu cronograma de projetos, de acordo com as informações que você coletou! Comece pela primeira etapa do projeto e vá seguindo a linha do tempo do seu cronograma, assim as tarefas das próximas etapas vão se encaixando com mais facilidade.

Porém, não se esqueça que um cronograma de projetos não está talhado na pedra! Como vivemos no Mundo VUCA, imprevistos e incertezas podem acontecer e impactar diretamente o que estava planejado no cronograma.

Entretanto, justamente por conta da facilidade em visualizar as tarefas, pendências e gargalos, é mais simples realizar esses ajustes, entender as alterações nos prazos, para evitar impactos negativos no seu relacionamento com o cliente.

Por que elaborar um cronograma de projetos?

Porque se trata de uma forma bem visual de exibir as atividades em sequência durante os projetos – seja esse projeto o lançamento de um aplicativo ou uma campanha de lançamento de um novo produto.

Por conta da acessibilidade que um cronograma de projetos possui, é importante que você, como gestor, consiga compartilhar essas informações com a sua equipe, justamente para que eles consigam acompanhar os prazos e as entregas.

Isso prova a utilidade da ferramenta, já que, idealmente o cronograma:

Estima o tempo de cada atividade: isso garante maior confiabilidade ao seu planejamento e aumenta as taxas de sucesso da iniciativa como um todo;

Acompanha o desempenho do time: a partir das informações dispostas no cronograma de projetos e das alterações de status feitas pela equipe, é possível mensurar quanto tempo está sendo efetivamente gasto em cada atividade;

Aloca melhor os recursos: com um cronograma de projetos bem estruturado, você sabe exatamente quando um profissional está disponível para assumir novas tarefas, se sua equipe está com a carga de trabalho adequada ou se é preciso agregar novos colaboradores para dar conta de todas as atividades em execução.

Melhora do relacionamento com o cliente: isso porque você consegue estabelecer melhor os prazos de entrega ou ainda mostrar o progresso do projeto, dando mais confiança para ele.

Gestão do tempo eficiente: administrar bem as horas disponíveis para o trabalho do dia é uma das principais vantagens daqueles que conseguem se manter produtivos, realizando as entregas necessárias. Um bom planejamento é peça fundamental dessa gestão, justamente porque garante que as atividades prioritárias sejam executadas, assim como auxiliam a gestão de tarefas por parte dos líderes e também dos colaboradores.

Ferramenta de cronograma de projetos

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Além de possibilitar uma visão completa do progresso dos projetos e do dia a dia de cada colaborador, o cronograma interativo do Runrun.it te permite alocar o tempo da sua equipe de acordo com a disponibilidade de horas de cada um, já que você pode combinar a visão de cronograma com o indicador de capacidade de execução do time.

Se quiser saber como o cronograma interativo do Runrun.it funciona, é só assistir ao vídeo abaixo: