A caixa de e-mail da sua equipe está, das duas, uma: ou lotada de demandas desconexas, ou limpa, mas com todos os dados já discutidos e compartilhados todos espalhados. Para não ter perigo de existirem informações desencontradas na bagunça do e-mail, você pode escolher o caminho mais prático e eliminar o envio de arquivos, demandas e tarefas para sua equipe via e-mail. Esse é o caminho do gestor online, capaz de aumentar a produtividade e melhorar o convívio entre os seus colaboradores.
Aliando uma metodologia moderna de trabalho com a tecnologia, você pode substituir a desorganização do e-mail por uma ferramenta de gerenciamento de projetos online que traz ainda outras vantagens. Confira:
1. Status dos projetos
Atualmente, você depende que seus colaboradores te digam no que estão trabalhando. Depois de descobrir, você pode até assumir que de certa forma, já sabia. Mas será que aquela tarefa já executada era prioridade? E as que estão na fila, não são mais importantes? Utilizando um gestor online, basta o colaborador dar play na tarefa em que é responsável que os recursos são mensurados automaticamente a partir daí. Quando outros colaboradores precisarem estar a par do que está acontecendo, basta seguir a tarefa. Tudo o que compartilharem, de comentários a arquivos, fica registrado de forma organizada. Você fica sabendo não só em qual tarefa cada um está trabalhando, mas também é capaz de conhecer a data estimada de entrega de todos os projetos e o nível de produtividade dos times. E ainda pode alterar a ordem de produção caso as prioridades mudem. Você deve estar se perguntando para que usar e-mail se existe uma maneira mais fácil. Pois é…
2. Organização das informações
Nada de informações desencontradas ou deletadas na bagunça do e-mail! Quando seus colaboradores usam o gestor online corretamente enquanto trabalham, todo o fluxo de trabalho fica organizado e os dados preservados dentro da ferramenta. “Alguma tarefa burocrática vai sobrar pra mim”, você pensa. Nada disso! Até os relatórios de tempo são produzidos pelo sistema – com alguns cliques. Tomar decisões estratégicas com dados gerenciais não poderia ser mais simples.
3. Fluxo inteligente de trabalho
Convenhamos que o e-mail simplesmente não foi criado para lidar com projetos mais complexos e longos, que dependem de vários responsáveis. Colocar em cópia uma lista de pessoas relacionadas ao projeto, muitas das quais não precisam acompanhar todas as etapas do trabalho, é um erro comum que as pessoas costumam cometer. Com um gestor online, é possível o fluxo de trabalho é mais ágil e organizado. Só fica sabendo do desenrolar das tarefas quem realmente precisa, e ninguém vai demandar de seus colaboradores se não tiver permissão.
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