Por uma razão ou outra, você pode pensar que a maioria dos seus clientes ficariam felizes apenas por ter um projeto concluído com êxito. No entanto, sabemos que a maioria espera de fato é que os projetos sejam entregues não só bem-feitos, mas ainda mais rapidamente e baratos do que nunca. Mas seriam essas expectativas realistas? Conversamos com três profissionais experientes na gerência de projetos, que ofereceram dicas importantes sobre como elaborar, na prática, um projeto que saia melhor do que o previsto.
>> Este artigo é um complemento de “Como fazer um modelo de projeto melhor do que o previsto”. Recomendamos sua leitura também!
Especialista 1 | Sergio Ricardo Master Penedo
Coordenador de Graduação do Instituto Brasileiro de Tecnologia Avançada – IBTA
A regra básica para evitar falhas no resultado final de um projeto
O grande “problema” com que os gerentes de projetos lidam ao se deparar com iminentes estouros de prazo e de orçamento é a qualidade da equipe que coordena/conduz. Algo que implica depreciação na qualidade do produto oferecido ou serviço prestado. Esse entrave só pode ser sanado com a formação adequada dos profissionais envolvidos no projeto, de modo que se capacitem para contribuir de fato na definição de prazos e custos compatíveis com as demandas.
Um bom gerente de projetos…
Deve navegar por campos variados de conhecimento atrelados à Administração, como a gestão de equipes, a gestão de custos e o planejamento de capacidade. Além disso, um bom gerente de projetos extrapola o conhecimento restrito ao planejamento, e desafia conhecimentos de execução, para ter vivência em cenários realistas – e nisso o tempo desperdiçado é um dos grandes vilões na realização de um projeto.
Sobre as etapas do planejamento
Em breves palavras, é preciso: (1) “encantar” o cliente com propostas firmes e concretas; (2) prometer menos do que se pode realmente cumprir, e (3) surpreender novamente o cliente, ao superar a expectativa inicial.
Procedimentos mais importantes para a boa execução do planejamento
Há inúmeras métricas de gestão que permeiam o savoir-faire (a competência para fazer dar certo) na execução de um projeto. Métrica de custos, de qualidade, de pessoas, em todas elas, há procedimentos que norteiam cada etapa de execução. Podemos listar:
(1) A uniformização das práticas que devem ser adotadas pela equipe, de modo a garantir a consonância entre a sua postura de trabalho e os objetivos colocados pelo cliente. Por exemplo, se métodos ágeis devem ser empregados.
(2) As expectativas do cliente devem ser revistas e remodeladas, quando for o caso, para que nenhuma particularidade seja desconsiderada. A redistribuição de tarefas acarreta a diminuição do desperdício de tempo e de recursos materiais.
(3) Deve-se fugir da prática de “enxertar” projetos, delimitando com precisão o escopo de cada projeto e, se possível, validando sempre com o cliente cada etapa alcançada.
(4) É preciso, como já colocado anteriormente, limitar as expectativas a níveis atingíveis, para não haver falsas promessas – seja no resultado final, seja na consecução de uma etapa (e isso vale tanto para recursos financeiros como para prazos e métodos adotados). Para tal, a consulta a cada membro da equipe de projeto é valiosa. Além disso, é fundamental selecionar as prioridades ainda no início da etapa de planejamento.
(5) Manter os canais de comunicação entre a equipe de projetos e o cliente sempre ativos. Nesse ínterim, é importante buscar o feedback após cada atitude posta em prática, para reduzir as incertezas, e identificar quem são os atores e decisores em cada processo, evitando a redundância da informação circulante.
(6) Prever mapas de mudanças de cenário e riscos inerentes a cada etapa na execução do projeto. É comum haver imprevistos que dificultem a continuidade do projeto, exigindo até mesmo a alteração de escopo. Cabe aqui a elaboração de um plano de gerenciamento de riscos e contingências, que envolva toda a equipe de projeto, acionistas e clientes.
(7) Considerar como elemento chave na consecução de um projeto o fator humano. Nesse contexto, resultados só existem com a interação pessoal, e a ausência do senso de equipe implode toda e qualquer tentativa de se interligar as etapas na realização.
(8) Por fim, é fundamental que toda e qualquer ação seja devidamente documentada. Não somente se ganha tempo e recursos com a releitura de experiências anteriores, como se constrói um glossário de soluções para riscos e erros catalogados.
O elenco de procedimentos descritos não é imutável, mas fornece um roteiro seguro no acompanhamento da execução de um planejamento.
Dicas especiais para completar o processo e melhorar os resultados
Não há fórmula mágica para elaborar o melhor projeto, respeitadas as premissas de acompanhamento de cada etapa de sua formação – para as quais há guias bem fundamentados e conjuntos de práticas que podem nortear o gerência de projetos com razoável precisão e foco em bons resultados. Todavia, como elementos adicionais a incorporar, com o intuito de valorizar os desafios e obter resultados, podem‑se elencar algumas premissas:
(1) Reflexão – é a premissa que estimula no gerente de projetos a sede pela pesquisa de mercado, de modo a melhor delinear os focos para o êxito do projeto.
(2) Reformulação – engloba todo o bojo de análises críticas necessárias para a reconstrução de ideias, caso haja fracasso em alguma etapa.
(3) Criação – é a premissa que estimula no gerente de projetos a busca pelo novo, conduzindo-o a formular soluções a partir das já existentes, e alinhadas à expectativa mínima do cliente.
(4) Crescimento – é a premissa que simboliza a evolução do projeto, à medida que valores são assimilados por toda a equipe de projeto, o que conduz ao desenvolvimento pessoal e profissional de cada membro envolvido.
(5) Diferenciação – é a premissa que assegura ao gerente de projetos se postar como único em cada empreitada que assume, e abraçar a inovação como linha mestra em suas soluções.
(6) Iniciativa – significa que o senso de equipe deve prevalecer sobre a valoração individual, fazendo-se uso de quantos canais de comunicação se fizerem possíveis.
>> Leitura recomendada: Guia para descomplicar a Gestão de Projetos
Especialista 2 | Gianfranco Zucoloto
Diretor da FullbarDigital, startup digital focada em desenvolvimento de sistemas e apps
Os maiores desafios na execução de projetos em uma startup
A maior dificuldade é conseguir atender uma gama de grandes projetos com equipe reduzida. Com isso, é preciso encontrar recursos e pessoas que sejam especialistas em muitas áreas diferentes. Quando começamos, tínhamos uma equipe de oito pessoas, mas todas com vivências profissionais distintas e complexas. Aí está o desafio: encontrar essas pessoas antes de o projeto começar, gente extremamente profissional e polivalente, que acredita nele e está disposta a se dedicar ao projeto.
A regra básica para evitar falhas no resultado final de um projeto
É preciso ter planejamento e flexibilidade. Estamos conseguindo criar um bom nome no mercado com a Fullbar porque entendemos que o cliente não tem tudo definido e resolvido antes de o projeto começar. É parte do trabalho da agência auxiliar nessa definição. Se a empresa que atende não tiver planejamento e, principalmente, flexibilidade, não funciona. 100% dos projetos aqui da agência tiveram alguma mudança, fosse de escopo ou de prazo. Se você não está preparado para reagir rápido às mudanças, o custo extra pode ficar muito alto e, às vezes, até derrubar um projeto.
Procedimentos mais importantes para a boa execução do planejamento
O principal é o alinhamento de todos os envolvidos. Às vezes recebemos solicitação de uma área e essa necessidade só contempla essa determinada área. Exemplo: recebemos uma solicitação de desenvolvimento de aplicativo através do trade. Quando estamos no meio do desenvolvimento, descobrimos que aquela solicitação não contempla as necessidades do marketing ou do pessoal de campo que lida com público final. Ou o contrário: atende o público final mas não segue as definições do marketing. A pior coisa é começar um grande projeto e descobrir que não atende o requisito de determinada área. Alinhar com todos os envolvidos ajuda a evitar dor de cabeça depois.
Dica especial para completar o processo e melhorar os resultados
Minha fórmula é: uma equipe sênior com grande bagagem profissional + planejamento para englobar o máximo de áreas possíveis, incluindo cliente e agência + flexibilidade para se adaptar às mudanças. Dessa forma, com esse tipo de cuidado e atenção, é mais fácil superar as expectativas do cliente.
>> Leitura recomendada: 95 ferramentas de gestão para cada estilo de empresa
Especialista 3 | André Luiz Dametto
Mestre e Professor do MBA de Gestão Estratégica de Pessoas da UFRJ
A regra básica para evitar falhas no resultado final de um projeto
A maior parte dos desvios na qualidade, custo, prazo e escopo originais é causada por problemas de comunicação. Desde a etapa de entendimento da demanda na visão dos diferentes Stakeholders, passando pelas validações do planejamento e indo até a falta de acompanhamento e diálogo durante a implantação do projeto. Para evitar esses desvios, recomendo que o gestor do projeto equilibre aspectos hard e soft no dia a dia do projeto, e passe a considerar além de cronogramas e orçamentos as ferramentas de gestão de mudança.
Sobre as etapas do planejamento
Antes de tudo, eu recomendo dialogar com o cliente para compreender melhor suas expectativas. Em diversos casos, já consegui convencer um cliente de que um projeto mais barato e mais rápido atenderia a sua necessidade, simplesmente ajustando as expectativas, por exemplo. Com isso definido, assim que o gestor do projeto avançar para a fase de iniciação, pode utilizar a ferramenta Project Charter (ou Termo de Abertura do Projeto – TAP) que oferece uma relação custo-benefício muito boa. Validada a TAP com os Stakeholders críticos do projeto, aí sim é chegada a hora de detalhar cronograma, orçamento, matriz de responsabilidades e por aí vai.
Procedimentos mais importantes para a execução do planejamento
O segredo para a boa execução está diretamente relacionado ao engajamento dos profissionais envolvidos na equipe do projeto. O que, por sua vez, é consequência de um propósito compartilhado por todos, e de papéis bem definidos e alinhados com as vocações de cada profissional. A construção de uma equipe de alto impacto é, sem dúvida, um fator crítico de sucesso para a efetividade dos projetos.
Guia para descomplicar a Gestão de Projetos
Confira aqui nosso guia completo para facilitar a gestão de projetos: o que é, como fazer, metodologias, gráfico Gantt, os melhores cursos, blogs e muito mais. Reunimos alguns dos conceitos fundamentais e oferecemos uma série de dicas, para você entender a teoria e transformá-la em prática. Acesse.
Solução para a gerência de projetos
Conheça o Runrun.it, o software criado com o objetivo de tornar o trabalho dos gestores de projetos muito mais fácil, fornecendo indicadores de produtividade automáticos e relatórios sofisticados como o Gantt. Você verá como é simples definir o que é prioridade. Experimente grátis: http://runrun.it
