A comunicação eficaz e transparente dentro da sua empresa é um dos seus maiores desafios, como líder. Porque a qualidade desta comunicação vai interferir diretamente naquela que a organização estabelece com seus clientes. Assim, se há ruídos, ou se as mensagens não são passadas da melhor forma dentro da empresa, fatalmente o mesmo acontecerá fora dela. Daí vem a importância de formalizar a troca de informações por meio de metodologias e de ferramentas de comunicação, das quais falaremos agora.
No fundo, o caminho é simples: dedicar a devida atenção ao trânsito de informações dentro de uma empresa, para que isso se reverta externamente. Nesse sentido, conhecer as principais metodologias e ferramentas de comunicação disponíveis no mercado é uma decisão estratégica que pode fazer a diferença. E, por conhecer, nos referimos a saber quais são seus prós e, principalmente, seus contras.
Por que estruturar a comunicação interna?
Existem três palavras que exemplificam bem a importância de formalizar a comunicação de uma empresa: “telefone sem fio”. Ou seja, os ruídos na comunicação entre emissores e receptores costumam causar problemas muito maiores do que a própria distorção na mensagem.
Às vezes, uma vírgula mal colocada em uma mensagem de e-mail pode ter efeitos catastróficos para uma relação e, consequentemente, para todo um trabalho. Sem falar nas ferramentas mais “pessoais”, como WhatsApp ou Messenger do Facebook, que não foram desenvolvidas para o uso dentro de uma empresa. E para entender melhor os riscos trazidos pelo “telefone sem fio”, leia este nosso artigo sobre comunicação eficaz.
Assim, adotar uma metodologia e uma ferramenta específica ajuda a “oficializar” a comunicação interna, estruturando-a em uma só plataforma. O Runrun.it oferece essa possibilidade de unificar a comunicação, pois organiza a forma como você e seu time se comunicam, além de centralizar e hierarquizar todas as informações.
Mas, antes de analisar as ferramentas, vejamos dois exemplos de metodologias que contribuem para a comunicação interna e o engajamento do seu time:
Kanban
Criado no Japão pela Toyota, o sistema conhecido como kanban (tabuleiro) propõe a utilização de cartões (os famosos post-its ou cards em uma visualização online) em um quadro para indicar e acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento dos fluxos de produção nas empresas.
Por exemplo: imagine que você instale, na sua empresa, um grande quadro dividido ao meio. Em um lado, ficam as tarefas que precisam ser executadas. E, no outro, as etapas de execução (“em andamento” e “entregue”). Os nomes são você quem escolhe, de acordo com os seus processos internos.
Dentro do pensamento de kanban, conforme as tarefas são desempenhadas, aquele cartão ou post-it é colocado na coluna correspondente ao status de cada trabalho. O sistema ajuda muito a difundir as informações cruciais para o time, mostrando exatamente em que pé está um projeto ou fluxo de trabalho.
Para conhecer mais, leia o nosso artigo sobre o que é kanban. Veja também como usar kanban board em marketing.
Gestão à vista
O princípio desta metodologia é parecido com o de um painel de avião, com todos os comandos e dados à vista. Só que há uma diferença fundamental: em vez de somente o piloto e o copiloto acessarem, toda a tripulação é capaz de entender cada detalhe.
A gestão à vista tem por princípio divulgar, de maneira clara e sucinta a todos os funcionários e colaboradores e em um local de fácil visibilidade, informações importantes sobre o atual desempenho de uma empresa – e de cada setor no qual ela está inserida.
O próprio kanban, de que falamos acima, é um exemplo de gestão à vista. Outros são os dashboards, ou painéis. Conheça melhor esse método com o nosso artigo sobre gestão à vista.
Ferramentas de comunicação
1. Google Drive
Quem conhece a funcionalidade sabe que a palavra-chave dela é “compartilhamento”: pois a ferramenta de comunicação permite que você compartilhe e altere, em tempo real, textos, planilhas, apresentações etc. E, por estar na nuvem, a plataforma pode ser acessadas de qualquer lugar, o que também favorece o trabalho remoto.
Fique de olho: no entanto, o Google Drive não possibilita que organizemos a comunicação tão bem. As informações ficam um pouco perdidas e fragmentadas, o que complica o acesso imediato.
2. Hangouts
Dentro do Google, o Hangouts é outra ferramenta que pode agregar à sua comunicação interna. Isto porque oferece a possibilidade de conectar várias chamadas de vídeos e de transmitir esta multi-videoconferência ao vivo no YouTube — o que amplifica a função.
Fique de olho: Há lapsos de tempo na ferramenta e muitos usuários reclamam dos delays nas ligações. Além disso, quem não é familiarizado com o Google+ pode sofrer um pouco para se encontrar.
3. Runrun.it
Como dissemos um pouco acima, as funcionalidades do Runrun.it vão além de organizar o fluxo de trabalho e promover o aumento de produtividade. A ferramenta também ajuda a centralizar todas as informações de um trabalho ou projeto e as comunicações entre os membros da equipe.
>> Leituras recomendadas:
Lista com ferramentas de gestão imperdíveis – e gratuitas
44 ferramentas que startups usam para melhorar a gestão
Um só ferramenta
O uso do Runrun.it pode trazer benefícios enormes para sua gestão. Isto porque a ferramenta nasceu a partir dos problemas reais enfrentados na operação de uma equipe em uma empresa especializada em soluções mobile.
Com ele, você e sua equipe podem reunir toda a comunicação dos projetos e fluxos de trabalho em um só lugar e com transparência. As informações e a troca de comentários nas tarefas permanecem hierarquizadas. Assim, todos conhecem o histórico das decisões e quando elas foram tomadas. Para saber mais, leia este artigo sobre os comentários dentro da plataforma.
Não por acaso, o Runrun.it ajuda a sua empresa sendo o seu gerenciador de tarefas, processos e, claro, comunicação interna, trazendo a visão do todo para a equipe por meio de um quadro kanban completo. Com algoritmos poderosos, o gestor também tem estimativas reais de entregas e estimativas preditivas que pode prever atrasos e se o orçamento vai estourar. Faça um teste grátis agora mesmo e otimize sua comunicação interna: http://runrun.it
