Indicado para todas as empresas, o gerenciamento de projetos efetivo é mais que uma importante vantagem competitiva, já que a sua realização significa tornar a organização mais ágil, dinâmica e preparada para entregar mais valor a todos os clientes.
Atualmente, diversas corporações dos mais variados segmentos estão adotando boas práticas de gerenciamento de projetos no seu dia a dia, como implementar um gerenciador de tarefas para organizar o fluxo de trabalho, otimizar os recursos da organização e melhorar a visão geral da produção.
Sabendo do valor dessa estratégia, preparamos esse guia completo sobre gerenciamento de projetos para mostrar essa prática, que muitos enxergam como uma ciência complexa, pode ser muito bem simplificada quando aplicada com o auxílio das metodologias e ferramentas certas. Confira!
- O que é o gerenciamento de projetos?
- A importância do gerenciamento de projetos
- Quais são as fases dos projetos
- Como realizar um bom gerenciamento de projetos
- Ferramentas para o gerenciamento de projetos
O que é o gerenciamento de projetos?
O que conhecemos como gerenciamento de projetos consiste em um conjunto de técnicas, conhecimentos e habilidades que indicam os melhores processos que irão transformar as ideias e objetivos projetados no planejamento estratégico em produtos e serviços tangíveis.
Bastante conhecidas pelo mercado, essas práticas são profundamente detalhadas pelo PMBOK ® (Project Management Body of Knowledge), que é basicamente um guia de gestão de projetos organizado pelo PMI (Project Management Institute), instituto global que reúne milhares de membros com a intenção de estimular o aperfeiçoamento profissional de líderes que buscam maneiras de facilitar o controle do trabalho.
Atribuídas às pessoas que ocupam cargos de coordenação e liderança, a gestão de projetos envolve o acompanhamento contínuo das etapas de desenvolvimento das atividades, a delegação de tarefas, a definição de cronogramas, o suporte às equipes de produção e a comunicação entre as diferentes frentes de um projeto, mantendo todos a par dos acontecimentos com clareza e praticidade.
Para que funcione perfeitamente, o gerenciamento de projetos se divide em etapas, comumente chamadas de processos. Em cada uma dessas fases, há um diferente nível de profundidade e por isso, são formados grupos multidisciplinares, que cada qual com seu conhecimento, irá contribuir para a realização das atividades prioritárias dentro dos projetos.
A importância do gerenciamento de projetos
Existe uma lista de motivos que tornam o gerenciamento de projetos uma prática intrínseca a uma boa administração dos negócios, a começar pelo alinhamento estratégico com a proposta de valor definida para a entrega de projetos.
Com o gerenciamento de projetos, há um acompanhamento frequente que permite orientações ao longo do processo de desenvolvimento, moldando as atividades conforme os objetivos idealizados, deixando o resultado final mais próximo das necessidades dos clientes.
Esse monitoramento a cada etapa contribui para as melhorias contínuas, deixando todas as informações essenciais visíveis para consulta e facilitando o controle de todos os processos, mantendo os prazos dentro do cronograma estabelecido, o que oferece maior margem de manobra para eventuais mudanças ou reparos.
Sendo dessa forma, o gerenciamento de projetos auxilia na redução de riscos, já que é possível identificar falhas com mais rapidez e corrigir o rumo das ações ainda durante o progresso das atividades.
Isso sem falar que o gerenciamento de projetos traz uma maturidade de gestão ao incentivar a colaboração com o cliente através do uso de ferramentas ágeis, permitindo que as decisões sejam tomadas em conjunto de forma inteligente e precisa.
Quais são as fases do projeto?
Visto como um manual para o gerenciamento de projetos, o PMBOK® aponta que todo projeto é composto por cinco fases essenciais: a iniciação; o planejamento; a execução; o monitoramento e o encerramento.
Portanto, para que o gerenciamento de projetos corresponda de maneira efetiva ao seu propósito, ele acompanha os processos de desenvolvimento de cada uma dessas etapas, como veremos com mais detalhes a seguir.
A iniciação
Como é de praxe, antes do começo de qualquer atividade, é preciso conhecer a fundo os detalhes do projeto, os objetivos almejados pelos clientes, quais problemas deverão ser solucionados, qual é a viabilidade de execução, recursos e equipes que serão alocadas e os potenciais riscos de execução.
Para que tais informações não fiquem soltas ao longo do gerenciamento de projetos, o primeiro passo recomendado é a criação do Project Charter, ou Termo de Abertura do Projeto (TAP), documento que descreve as etapas primordiais ponto a ponto.
Com o Project Charter em mãos, as lideranças conseguem decidir com mais assertividade quais são os procedimentos que efetivamente serão levados adiante e quais deles vão precisar de um refinamento para atender as expectativas dos stakeholders e clientes.
A iniciação é portanto, o momento de avaliação e convencimento da importância do projeto para a organização, passando por um refinamento dos objetivos e metas projetados.
O planejamento
A fase de planejamento é a mais importante para o gerenciamento de projetos, pois ela compreende a estruturação dos elementos essenciais para o sucesso das ações. Entre elas estão:
- A criação da estrutura analítica do projeto;
- O detalhamento do escopo do projeto;
- A definição do cronograma do projeto;
- A criação dos planos de ação;
- A gestão de custos e recursos disponíveis;
- Avaliação dos riscos do projeto;
- A elaboração do plano de comunicação, entre outros.
Apenas por essa pequena amostra, conseguimos perceber que o planejamento exige um olhar focado na elaboração de táticas eficientes para dar sequência aos processos futuros com a maior segurança possível.
Dessa maneira, pode-se dizer que a etapa de planejamento é o período de maturação no gerenciamento de projetos, nos quais haverá um aprofundamento das propostas levantadas para que quando as tarefas sejam efetivamente iniciadas, haja uma padronização dos processos e que as trocas entre equipes aconteçam de maneira clara e colaborativa.
A execução
A partir da reunião de kick-off do projeto, que irá apresentar todos os pormenores aos envolvidos, é chegada a hora de colocar a mão na massa.
Dentre todos os passos do projeto, é aqui em que o gerenciamento de projetos é realmente colocado em prática, com o acompanhamento em tempo real das tarefas, a comunicação entre os participantes, o suporte às equipes durante a realização dos trabalhos, os ajustes no calendário e o alinhamento entre desenvolvedores e clientes.
Monitoramento e controle
Bastante associada à etapa anterior, o monitoramento e controle se dedica a avaliar os indicadores de desempenho durante a realização das tarefas.
Nesse momento do gerenciamento de projetos é preciso saber fazer uma análise inteligente dos resultados apresentados até o momento, equilibrando o fator qualidade à capacidade de execução dos profissionais.
Por isso, é válido contar com um gerenciador de projetos como o Runrun.it, que entrega diferentes tipos de indicadores, desde as relativas ao tempo de execução às que mostram a real disponibilidade da equipe para executar os processos propostos.
Encerramento
A finalização do projeto acontece a partir do momento em que os produtos, campanhas e serviços são entregues pela equipe de desenvolvimento e aprovados pelos clientes.
Mantendo a percepção que o gerenciamento de projetos é algo cíclico, a etapa de encerramento também é importante para avaliar os processos realizados ao longo das partes anteriores e ponderar acerca das práticas que podem ser aperfeiçoadas nas próximas criações.
Como realizar um bom gerenciamento de projetos
Agora que já conhecemos as fases do projeto, separamos passos fundamentais para que o gerenciamento de projetos atinja seu propósito com eficiência.
1. Tenha uma estrutura detalhada dos projetos
No gerenciamento de projetos é preciso pensar que a informação é a base de tudo. Por isso é necessário ter uma documentação que indique o passo a passo das operações e reúna todos os dados e entrevistas coletados junto aos clientes para tornar o fluxo de trabalho ágil e adaptável a mudanças.
Organogramas, termos de abertura de projeto, escopo, contratos e demais fontes de registro devem estar acessíveis para a consulta das equipes, promovendo a visão geral do projeto e a comunicação clara entre as partes interessadas.
No ambiente digital, contar com um software de gestão facilita ainda mais a consulta às particularidades do projeto. No Runrun.it, é possível armazenar todos os materiais, dados históricos, relatórios e dados relevantes que motivam a realização dos projetos de maneira organizada e intuitiva, deixando todos a parte de cada mudança feita.
2. Defina expectativas realistas
Projetos são delimitados por prazos, orçamentos, recursos, capacidade da equipe e visões de mercado. Tendo isso em vista, é necessário que as metas definidas mantenham o pé no chão.
Assim, certifique-se de que todos na equipe, incluindo o cliente, compreenda as restrições no gerenciamento de projetos. Com expectativas realistas, você pode terminar uma tarefa dentro do prazo e com os recursos programados, sem comprometer a jornada de trabalho ou desgastar as relações.
3. Use um software para o gerenciamento de projetos
A adoção de um software no gerenciamento de projetos permite que você enxergue o panorama geral de cada processo, além de ajudar a mensurar os custos e o tempo aplicado em cada etapa.
O Runrun.it facilita o acompanhamento em tempo real do progresso das atividades, possibilita o compartilhamento do status com os clientes, mantém as equipes integradas, centraliza a informação e facilita a análise de desempenho.
Isso acontece porque a plataforma entrega relatórios completos aos responsáveis enquanto eles realizam a gestão de múltiplos projetos. Por meio da automação, as ações feitas dentro da ferramenta geram dados e métricas que ajudam na interpretação dos resultados, facilitando as futuras tomadas de decisões.
Além disso, todas as informações compartilhadas pela equipe ficam salvas no sistema, organizadas por projeto específico, gerando uma base histórica de projetos já finalizados que podem servir de referência para os próximos ciclos.
4. Mantenha todos envolvidos
Todos os envolvidos no projeto são “stakeholders”. Nesse grupo estão não apenas os membros da equipe, mas também os clientes e fornecedores.
É importante que o gerente do projeto não apenas conheça os interesses de todos, como também atualize os participantes a cada mudança ou alteração efetuada, para que a relação de confiança permaneça intacta.
5. Gerencie os riscos do projeto
Defina os riscos mais prováveis durante o planejamento do projeto, assim você já vai estar precavido para determinadas ocorrências.
Se você enxerga quando um risco é iminente, você consegue tomar medidas preventivas para evitá-lo, ou rapidamente intervir.
Esteja pronto para pausar um projeto se o risco o tornar impraticável. Parte de seu papel é saber quando as coisas começaram a sair dos eixos.
6. Saiba avaliar cada projeto
Uma vez que um projeto tenha sido concluído, é importante fazer sua avaliação. Você pode identificar o que deu certo e o que deu errado, determinar o que poderia ou deveria ter sido feito diferente, e estabelecer as melhores práticas para o futuro.
Todo projeto envolve uma série de tarefas que devem ser cumpridas por um time, quase sempre com recursos limitados. Parece óbvio, mas a gente acaba se esquecendo de como é complexo lidar com cada parte desse processo.
Desde respeitar prazos, prever riscos e criar um fluxo de informações até evitar conflitos por temperamentos e expectativas diferentes.
Ferramentas essenciais para gerenciamento de projetos
Cada vez mais adotadas em empresas de variados segmentos, as ferramentas de gerenciamento de projetos disponibilizam uma gama de recursos que auxiliam na gestão inteligente do tempo, no controle de custos, na comunicação das equipes e principalmente no acompanhamento do trabalho.
Tendo em vista o melhor gerenciamento de projetos, é preciso que o software entregue a melhor experiência em três aspectos diferentes: ao fazer a gestão de projetos, ao medir os resultados e ao indicar ações para que os ganhos sejam excepcionais.
Dito isso, o Runrun.it se configura como uma das opções mais completas do mercado ao atender as necessidades nessas três esferas. A começar pelo lado operacional do gerenciamento de projetos, o software prima por um bem indispensável: a organização.
Arrume a sua rotina com o Kanban
Utilizando elementos típicos da gestão ágil, a plataforma concede uma grande visibilidade a todos os processos sucedidos no gerenciamento de projetos.
Começamos pela funcionalidade Quadros, na qual os gestores conseguem criar um workflow personalizado, com as etapas desejadas, do início das atividades à entrega final.
Neles, as tarefas dos projetos podem ser acompanhadas por meio do kanban, um framework dividido em colunas que simboliza as etapas do gerenciamento de projetos.
Com as demandas representadas por cartões, os envolvidos conseguem movimentar as atividades conforme os avanços obtidos no período, passando as responsabilidades para o estágio seguinte de execução, até a sua aprovação.
Ainda na fase de organização, o sistema também otimiza a inclusão dos envolvidos no projeto, permitindo que cada membro seja adicionado conforme o seu papel dentro da operação. Assim, o ato de delegar tarefas se torna mais orgânico e equilibrado.
Modelos para iniciar seus projetos
Para não precisar começar o gerenciamento de projetos do zero, o software conta com modelos padronizados de projetos, com campos específicos para preencher as descrições, alocar responsáveis, definir prazos e muito mais.
Isso sem falar que os recursos automatizados, você tem a possibilidade de replicar os mesmos templates para projetos similares, apenas trocando as informações de maneira prática e ágil.
Gerenciar cronogramas online
Trazendo a gestão à vista para dentro das equipes, o acompanhamento das atividades fica ainda mais prático dentro do Runrun.it com a criação e gerenciamento de cronogramas online, nos quais os principais detalhes das atividades são agregados de forma fácil e prática.
Com as funcionalidades, você consegue estabelecer prazos, sinalizar prioridades, definir sequência de atividades e promover mudanças no calendário conforme a capacidade e o tempo de execução necessário para a realização das entregas.
Outro benefício para o gerenciamento de projetos é a segurança da plataforma, que graças à criptografia, oferece proteção aos documentos armazenados e se configura como uma base histórica para referenciar os projetos já concluídos.
Aprovação de etapas com o cliente
Através do Runrun.it, é possível chamar os parceiros para participar do gerenciamento de projetos a partir do usuário convidado. Com esse recurso, perfis externos conseguem visualizar as informações que você deseja compartilhar, como as tarefas do projeto, o percentual de horas investidas na ação ou o progresso total das atividades.
Com a maior colaboração entre clientes e projetos, o gerenciamento de projetos ganha em alinhamento das atividades, agilizando o fluxo de aprovação de conteúdo e a redução dos números de refações.
As interações entre os membros do projeto e os convidados também pode ser feita por meio da opção chat de projeto, uma aba que funciona como uma extranet que integra os participantes e estabelece os diálogos de maneira direta, sem que nada seja deixado pelo caminho.
Painéis de Acompanhamento
Avançando no gerenciamento de projetos, o Runrun.it se destaca por auxiliar as equipes a medir os resultados, por meio do mapeamento de custos e prazos e indicando aos gestores quais métricas merecem ser observadas com maior atenção.
No dashboard da plataforma, que é customizável, os líderes de projetos podem selecionar quais serão os indicadores avaliados e gerar dados precisos sobre a alocação de tempo e recursos em determinados benefícios.
Esse monitoramento conta pontos não somente a favor do gerenciamento de projetos, mas também em relação ao bem-estar e motivação da equipe, já que os dados mostram os índices de capacidade, performance e entrega dos profissionais, permitindo que talentos sejam alocados nas tarefas que combinam com suas habilidades dentro de uma jornada flexível e produtiva.
Ligando à etapa de conclusão do gerenciamento de projetos, as informações coletadas pelo Runrun.it permitem que as tomadas de decisões seja mais evidente, já que os relatórios mostram como você pode desenvolver estratégias olhando para o que realmente importa, fazendo com que a gestão dos próximos projetos se torne mais madura e inteligente.
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