Gestão de processos é um conceito que une gestão de negócios e tecnologia da informação para otimizar os resultados de uma organização. Seu foco é tornar visível, medir, monitorar e melhorar os processos consequentemente otimizando a produtividade e a lucratividade da empresa.
Nesse artigo, vamos falar sobre como uma gestão de processos efetiva pode fazer com que sua empresa se destaque no mercado. Veja o que você vai encontrar:
- O que é a gestão de processos?
- Quais processos compõem essa gestão?
- E por que é tão importante?
- Como posso implementar a gestão de processos na minha empresa?
- Gestão de processos para transformação digital
- Uma ferramenta para auxiliar a implementação
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O que é a gestão de processos?
A gestão de processos, ou BPM (do inglês business process management), nada mais é do que o caminho que uma determinada atividade percorre dentro da empresa, ultrapassando as barreiras entre departamentos, até que ela seja finalizada.
Afinal, hoje, as atividades em uma empresa raramente são realizadas por uma única área ou grupo de pessoas. Pelo contrário: há o envolvimento de vários setores em atividades específicas e processos operacionais, bem como a formação de equipes interdisciplinares.
Assim, em uma empresa com setores como TI, vendas, atendimento ao cliente, marketing, administrativo, financeiro e suporte, as áreas conseguem entender como cada processo funciona.
Em resumo, o propósito da gestão de processos é diminuir a burocracia e aumentar a produtividade, eliminando etapas desnecessárias ou acrescentando aquelas que se mostrarem úteis. Se você quer levar essa visão estratégica para a sua empresa, teste o Runrun.it clicando aqui e utilize os nossos modelos de projetos customizáveis para tornar seu dia a dia mais objetivo.
Quais são os processos que compõem a gestão?
A gestão de processos é composta por processos organizacionais, desempenhados dentro da rotina da empresa. São diferentes dos processos de decisão estratégica, que ficam a cargo da alta direção.
A boa gestão de processos deve sempre rever, melhorar e padronizar as operações, garantindo a participação efetiva dos envolvidos, independente do nível hierárquico, e o comprometimento com a qualidade.
Ao adotá-la, uma empresa visa principalmente:
- Entender e melhorar os processos da empresa;
- Visualizar as atividades em cadeia;
- Compreender o valor dos processos;
- Reutilizar os recursos já existentes;
- Monitorar processos em tempo real;
- Diminuir custos;
- Aumentar a satisfação do cliente e a produtividade das equipes;
- Garantir a execução dos objetivos e dos procedimentos;
- Otimizar processos;
- Conseguir mais eficácia, eficiência e transparência.
Por que gestão de processos é tão importante?
Se você não faz uma boa gestão de processos, o seu negócio corre o risco de ficar defasado. Em um mercado absolutamente concorrido, não basta só ter uma oferta matadora. A adoção de práticas sólidas de gestão de processos surge como diferencial para sua empresa, que pode ser percebido pelos clientes.
Quando todos não estão familiarizados com os processos de uma empresa, corre-se o risco de manter procedimentos desnecessários de forma automática, atrapalhando a produtividade e impedindo a colaboração entre departamentos.
Vantagens de usar a tecnologia na gestão de processos
Sua empresa pode ter ajuda da tecnologia para identificar processos que não fazem mais sentido para o seu fluxo de trabalho. Uma das formas, é revisar as tarefas do seu Runrun.it que não estão sendo mais utilizadas pela e equipe e descobrir o porquê.
Pode ser que a demanda tenha sido fundida com outra ou outro motivo, mas é preciso criar uma cultura de documentação sobre os processos para que não haja confusões, não definições arbitrárias para que processos obsoletos, mas tidos como padrão, ocorram.
>> Leitura recomendada: Como reduzir o lead time dos processos
Como posso implementar a gestão de processos na minha empresa?
Agora que você já sabe qual é a importância de uma gestão de processos e os principais impactos que ela pode trazer, vamos entender as etapas para que você possa implementá-la na sua empresa.
1. Análise
Nesta primeira fase, você precisa fazer o mapeamento dos processos atuais da empresa, elaborando fluxogramas de uma ponta a outra. É como se fosse uma fotografia do que acontece hoje. Não se esqueça de incluir sua equipe aqui. Como eles estão no dia a dia da operação, podem ter uma visão mais clara do que acontece no departamento.
Lembrando que esses processos podem ficar hospedados na mesma plataforma para que você tenha uma visão ampla e completa de todo o trabalho da equipe. Como exemplo, esses chamados podem ser abertos com os formulários sem código do Runrun.it, para que as demandas já sejam integradas ao seu workflow e avaliadas com mais agilidade.
Quanto mais completo for o seu fluxograma – incluindo as descrições das tarefas e os responsáveis por cada parte -, mais fácil é identificar gargalos e oportunidades para a próxima etapa.
Pronto! Agora que você já mapeou os processos da área desejada, vamos para o Re-design.
2. Re-design
Na segunda fase, você deve idealizar a melhoria. Nesta etapa, você vai entender o que está, ou não, agregando valor, o que pode ser reduzido, o que deve ser reavaliado, o que deve ser incluído, se as ações estão gerando os resultados esperados, se a execução do planejado está funcionando perfeitamente.
Ou seja, se durante a análise você mapeou os processos, agora é a hora de melhorá-los, de ponta a ponta, visando a melhoria contínua. Se desejar, pode até elaborar um novo fluxograma, para que tudo fique detalhado e transparente para todos.
Uma dica: desenvolva as estratégias pensando no “como fazer”. Isso vai ajudar sua equipe a assimilar as novidades e tarefas mais complexas de forma mais rápida e eficaz.
O Runrun.it te ajuda nisso ao possibilitar uma visão do que realmente acontece no seu setor a partir das métricas de tarefas que entregam dados transparentes sobre o andamento e eficiência das tarefas e projetos para que os gestores saibam como melhorar constantemente os processos da área.
Veja como é fácil, crie métricas de acompanhamento que ficam dispostas no seu dashboard, para assim encontrar rapidamente as tarefas que se encaixam no parâmetro customizado por você.
Pensando nos exemplos dados na etapa 1, de uma equipe de TI, foi observado que estavam faltando duas etapas de testes. No começo, para reduzir o tempo da identificação do erro e, no fim, para entregar a solicitação com certeza de que o erro foi corrigido.
Então o fluxo ideal, depois do Re-design, seria: Abertura de chamado pelas áreas > Triagem > Teste > Identificação do erro > Correção > Teste > Retorno da solicitação.
3. Implementação
Agora é hora de colocar em prática o que foi desenhado na fase 2.
Durante a implementação, você deve usar seu conhecimento em gestão de projetos para aplicar o modelo nas áreas que foram mapeadas.
Se o seu objetivo for repensar apenas os processos da área de TI, como exemplificado acima, pode começar a implementá-los aos poucos, pensando no impacto que isso pode trazer para os setores que abrem chamado para esse time e comunicando os envolvidos.
4. Monitoração
Durante a monitoração, você deve observar o andamento das mudanças, se os processos se sustentam no dia a dia, se todas as novas etapas incorporadas são eficientes, se elas não estão criando um overhead maior que o esperado. Este também é o momento de fazer revisões, caso se mostre necessário.
5. Gestão
Na fase 5, você vai olhar para os números. Elabore um comparativo entre os resultados esperados com os dados obtidos. Assim, vai conseguir estabelecer relações de causa, consequência e tempo, dando contexto aos indicadores.
Por exemplo, se na fase de Análise o objetivo era aumentar os indicadores de produtividade da equipe de TI, adicionando o teste após a triagem foi possível reduzir o tempo de identificação? O teste após a correção ajudou a ter menos retrabalho no processo?
6. Automatização
Por fim, se as melhorias forem comprovadas, você pode automatizar os processos. Por que só no final? Porque a automação pode ser bem onerosa para a empresa e você não quer realizá-la antes de garantir que todas as etapas do processo estejam redondas.
Para isso, você vai precisar de uma estrutura de TI alinhada ao negócio da companhia. Isso será fundamental para todos acompanharem os resultados e até implementar a gestão à vista, em que os dados relevantes podem ser acessados facilmente por todos.
Por tanto, se você acredita que o Runrun.it entrega os jobs que está em busca, te convidamos a conferir as avaliações de nossos clientes no levantamento do G2, um ranking mundial de softwares que nos definiu nosso gerenciador como líder da América Latina.
Gestão de processos para transformação digital
O modelo de gerenciamento de processos está em rápida expansão para atender às necessidades das empresas. Segundo pesquisa do Market Research Explore, o mercado global cresceu a uma taxa anual de 13,5% em 2021.
Porém, além desse crescimento, a gestão de processos assumiu um papel ainda mais importante para a sua empresa. Ela se tornou indispensável para que as organizações se adaptem à transformação digital. Mas como fazer isso? Um artigo do site Entrepreneur dá algumas dicas.
Automação de processos
Não adianta mais ter uma organização no modo “manual”. Com a automação de processos, os gestores ganham uma visão mais ampla do fluxo de trabalho, transparência na comunicação e rapidez no compartilhamento de informações. O que é essencial para as equipes trabalharem alinhadas e para a transformação digital da empresa.
Com um sistema inteligente de gestão do trabalho, você consegue colocar em prática estes passos. O Runrun.it, por exemplo, traz resultados significativos ao estruturar o workflow. Com ele, os gestores distribuem as demandas para as pessoas, definem prazos e metas claras, e acompanham a execução das atividades em tempo real.
>> Leitura recomendada: O que é SLA e qual a sua importância na contratação de serviços
Análise de dados
Para a transformação digital, é necessário se equipar de dados sobre o desempenho do seu time. Mas não basta apenas colher os números. É preciso organizá-los e uma ferramenta de gestão do trabalho como o Runrun.it também pode te ajudar, pois gera relatórios automáticos a partir dos dados inseridos. Além disso, o sistema possui um Dashboard com tudo sobre a sua empresa em uma única tela.
Com esses dados, fica mais fácil controlar os gastos, encontrar os gargalos e otimizar os processos do negócio. O que faz a sua gestão mais eficiente e torna a tomada de decisão mais assertiva para ajudar na transformação da sua empresa.
>> Leitura recomendada: A importância da análise de dados dentro das empresas
Flexibilidade e adaptação
Para atingir a transformação digital, a sua gestão de processos não pode ser engessada e precisa se moldar constantemente. Com isso, os gestores necessitam de uma ferramenta de gerenciamento adaptável que possa alterar prioridades e fluxos de trabalho conforme sua necessidade, dependendo dos clientes e projetos.
O Runrun.it permite essa flexibilidade para personalizar a sua operação, o que possibilita acompanhar o desempenho dos colaboradores de perto e monitorar o andamento dos projetos.
Uma ferramenta para auxiliar a implementação
O Runrun.it é a ferramenta ideal para te auxiliar durante a gestão de processos. Dentro da plataforma você consegue configurar o seu fluxo de trabalho, definir os responsáveis pelas tarefas e as etapas pelas quais cada atividade passa.
Nosso Quadros, ou kanban, que traz a visão do todo no Runrun.it, permite acompanhar de forma dinâmica cada processo, representado por colunas interativas. E, de forma automática, o sistema oferece o tempo médio que as tarefas permanecem em cada coluna e o tempo do processo todo (lead time).
Através dos relatórios e do nosso dashboard, você pode acompanhar em tempo real todas as métricas e indicadores da sua empresa, além de extrair informações importantes para as fases de monitoramento e gestão dos processos. Faça o teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it
