Imagine alguém em seu primeiro dia de trabalho na empresa em que você trabalha. Essa pessoa se senta à mesa e recebe um turbilhão de e-mails dizendo o que fazer na semana, quanto tempo deve levar em cada tarefa, de que decisões participará, de quem receberá tarefas e para quem delegará… Além dos e-mails, reuniões sendo convocadas de repente. É por isso que a gestão de tempo deve ser uma iniciativa top-down. Não é coerente cobrar que um(a) profissional saiba ignorar o que o(a) desconcentra se a cultura da empresa não o(a) orienta. No entanto, os gestores ainda têm uma carta na manga e podem tomar certas atitudes. Listamos cinco aqui:
Entenda a raiz do problema
O impacto dos meios de comunicação sempre ligados a nós, a complexidade das empresas em crescimento e as pressões impostas por uma profunda incerteza econômica são todos fatores que levam executivos a um sentimento de que não há horas suficientes no seu dia para fazer o seu trabalho. É o que concluem Frankki Bevins e Aaron De Smet, pesquisadores do Instituto McKinsey, em seu estudo com quase 1.500 executivos entrevistados ao redor do mundo. E eles encontraram um número preocupante: só 52% confirmaram que a forma como gastam seu tempo condiz com as prioridades estratégicas das suas empresas. Além disso, quase metade admitiu que não está focada o bastante em conduzir os negócios pela “direção estratégica”.
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Vamos às soluções
1. Faça estimativas de esforço
As empresas devem analisar qual o nível de atenção, de orientação e de intervenção dos líderes que será preciso para realizar cada tipo de tarefa por sua equipe. O objetivo é determinar quanto tempo a empresa tem para gastar com a execução de tarefas, desde operacionais até grandes inovações.
2. Devolva as horas perdidas da equipe
Uma das chaves para a gestão de tempo inteligente é motivar um profissional atribuindo a ele(a) novas responsabilidades. Mais motivação é mais produtividade, ou seja, tempo sendo bem investido. Além disso, agilize as tomadas de decisão, deixando de envolver certos profissionais em reuniões e e-mails quando eles não precisariam participar.
3. Garanta que as pessoas medem seu tempo
Mas não confie nas planilhas de horas. Gestores ficariam apavorados se soubessem da discrepância entre o controle de tempo registrado nas planilhas e o real tempo gasto. O objetivo aqui também não é vigiar, mas garantir que cada colaborador(a) saiba quanto tempo leva em suas tarefas, e assim redistribua melhor suas horas. Um software de gestão de tarefas, por exemplo, automatiza essa medição. Uma ideia é promover uma competição amigável entre os membros da equipe que realizam o mesmo tipo de tarefa e premiar aquele(a) que for mais produtivo(a).
4. Revise o calendário
Para criar espaço para as prioridades, os líderes devem, antes de tudo, ser claros sobre o que eles e suas equipes vão parar de fazer. Isso significa, por exemplo, rever o histórico de reuniões e avaliar honestamente quais encontros contribuíram para a resolução de problemas estratégicos. Ou, ainda, quanto tempo em reunião foi usado para descobrir o andamento dos projetos, já que esse tipo de informação não deve ser um mistério na empresa. Dentre reuniões para comentar relatórios, para colaboração entre equipes, e para correções, identifique quais serão destinadas a tomar decisões (prioritárias) e quais serão apenas para trocar informação.
5. Oriente de verdade o seu time
Um dos maiores marcos relatados na pesquisa da McKinsey envolvia a qualidade da orientação dada aos gestores. 85% daqueles que consideravam gastar seu tempo de forma eficiente disseram ter recebido um grande apoio no planejamento e na alocação de tempo. Os pesquisadores contam que a maneira mais efetiva de se fazer isso é quando o CEO da empresa ensina suas técnicas e dá suas dicas pessoais para administrar a jornada de trabalho.
Ainda há uma última iniciativa, que deve vir do alto escalão, para melhorar a gestão de tempo em toda a sua empresa: a adoção de um software de gestão. Use o Runrun.it para automatizar a planilha de horas, diminuir drasticamente e-mail e reuniões de acompanhamento e aumentar a produtividade da equipe em até 25%. Quer ver se deu resultado? O Runrun.it, com poucos cliques, produz todos os relatórios de tempo e custos de que você precisa. Experimente grátis: http://runrun.it
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