Quem diria que o email poderia se tornar o vilão dos indicadores de produtividade nas empresas? No começo dos anos 2000, não existia outra forma de se comunicar corporativamente com as pessoas – exceto pelo celular, pager e comunicações impressas. Naquela época, não se mandavam tantos emails por dia. E, o que era uma ferramenta importantíssima e rápida de comunicação, caiu na banalidade (aliás, como escrever um e-mail errado prejudica sua carreira). Por isso que iniciativas como a de Peter Hughes, executivo da Cisco, chamam a atenção: ele baniu o email para sua equipe!
O problema é que os emails não são mais enviados como comunicação formal. As pessoas perderam o respeito pelo email tanto quanto por quem recebe mais de 300 correspondências por dia. Afinal, quantas pessoas precisariam estar copiadas naquele e-mail que você escreveu hoje pela manhã? Na maioria das vezes, só uma.
Hughes foi categórico: ninguém poderia mais usar o email para mandar emails coletivos. No lugar, a comunicação teria que ser feita por web conferencing e ferramentas de colaboração online (obviamente, usando soluções da própria Cisco). Ele criou até “multas” para impedir o email – o que, segundo ele, conseguiu reduziu o número de mensagens trocadas em 95% em ano. É uma baita mudança. “O uso do email se tornou abusivo. Está causando perda de produtividade”, ele diz.
Os indicadores de produtividade denunciam
Segundo uma pesquisa da McKinsey, ler e responder emails ocupa 28% do dia de profissionais – ou seja, mais de 2h em uma jornada de 8h de trabalho. Segundo o instituto, usar ferramentas colaborativas no lugar do email pode aumentar a produtividade em mais de 30%. Um único repositório de documentos e decisões com um bom mecanismo de busca poderia ser uma boa saída para evitar buscas infinitas em emails sobrecarregados.
Para Clare Burge, consultora irlandesa que dirige a Get Organised, em Dublin “o e-mail é uma ferramenta muito egoísta“. “As pessoas despejam tarefas na caixa de entrada das outras sem nem pensar se estão incomodando. O resultado: Você se torna um escravo do Inbox, checando seus e-mails da hora que acorda ao momento de se deitar”.
No Runrun.it, os usuários compartilham documentos (com outros usuários e com pessoas não cadastradas na ferramenta) e o sistema registra todas as ações das tarefas e oferece confiáveis indicadores de produtividade – desde novas estimativas de esforço de uma tarefa a comentários importantes para a tomada de decisões . Tudo em uma única ferramenta. Teste grátis: http://runrun.it
