Distribuir as atribuições dos colaboradores em um grande projeto é uma tarefa complexa sem as ferramentas adequadas de gerenciamento. Para garantir a transparência na divisão de demandas, você pode contar com métodos simples e que possuem grande utilidade como a matriz RACI.
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Utilizada por empresas de diferentes segmentos, a matriz RACI consiste em um modelo simplificado de tabela que esclarece visualmente a divisão de responsabilidades de um time, permitindo o acompanhamento das ações ao longo do processo de criação. Em outras palavras, é uma preciosa ferramenta de gestão que faz a diferença na organização das tarefas e proporciona um maior engajamento da sua equipe, como você poderá ver neste artigo:
- O que é a matriz RACI?
- Quais são os papéis atribuídos pela matriz?
- Regras para observar antes de montar a sua matriz
- O passo a passo para criar sua matriz RACI
- As variações da matriz RACI
- As utilidades da matriz RACI
- Use o Runrun.it para adotar a matriz RACI
O que é a matriz RACI?
Também conhecida como matriz de responsabilidades ou tabela RACI, a matriz RACI corresponde à sigla para Responsible, Accountable, Consulted e Informed (Responsável, Aprovador, Consultado e Informado). Assim, a matriz RACI é uma ferramenta na qual cada colaborador toma consciência de suas atribuições durante um projeto. É uma matriz de distribuição de papéis, por assim dizer.
Ela é representada por meio de um sistema gráfico com o objetivo do projeto e a ação necessária de cada participante para que esse propósito seja atingido. Esse recurso foi criado justamente para deixar a comunicação dos processos mais clara, organizar a gestão de tarefas e aumentar a eficiência dos projetos.
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Por suas características, existe o consenso que a matriz de RACI começou a ser introduzida nas empresas junto com a metodologia Lean Manufacturing, uma filosofia de trabalho que ganhou popularidade após a Segunda Guerra Mundial, e prega a identificação e eliminação dos problemas que atrasam o processo produtivo. Logo, ao distribuir o fluxo de trabalho de maneira transparente e indicar os responsáveis pelas demandas prioritárias, a ferramenta auxilia na continuidade de uma entrega de qualidade sem o desperdício de recursos.
Quais são os papéis atribuídos pela matriz?
Como vimos, o acrônimo RACI é formado por quatro palavras, que simbolizam quem são os atores fundamentais na gestão de projetos e qual função cada um deles desempenha. Vamos conhecê-los?
Responsible (Responsável)
É o profissional que assume a atribuição de realizar as tarefas e entregas. Para tornar a situação mais clara, imagine que você é o coordenador de marketing de uma grande empresa. Como meta trimestral, ao seu departamento foi atribuída a tarefa de criar um novo blog para divulgar os conteúdos aos clientes. Nesse caso, os responsáveis seriam os redatores, designers e programadores da sua equipe.
Accountable (Aprovador)
A segunda letra da sigla diz respeito a quem tem a autoridade final sobre a aprovação do projeto. Seguindo o exemplo acima, como coordenador do departamento, você teria a função de conferir se a versão final do blog corresponde aos critérios estabelecidos na reunião de pauta.
Como aprovador, você também tem o papel de acompanhar o progresso das atividades, oferecendo seu suporte criativo e criar uma ligação entre os responsáveis e os parceiros que serão consultados durante o desenvolvimento da plataforma.
Consulted (Consultado)
Geralmente é um especialista ou pessoa que detém informações valiosas para a continuidade do progresso. Essa função pode ser desenvolvida tanto por um integrante interno da empresa quanto por um consultor externo, por exemplo, e cabe a esses profissionais agregar valor para a construção do produto em desenvolvimento. Dessa maneira, a comunicação se estabelece com trocas de informações entre ambas as partes.
No exemplo acima, o Dono do Projeto (P.O), que teve a ideia de um novo blog, é quem irá passar um briefing detalhado dos recursos que deseja incluir na plataforma. Essa função também pode ser atribuída a um programador.
Informed (Informado)
São clientes, stakeholders ou quaisquer pessoas que devem ser atualizadas sobre o andamento do projeto. Essas pessoas são notificadas de resultados ou ações tomadas, mas não precisam estar envolvidas no processo de decisão. A comunicação, neste caso, ocorre num único sentido.
Quando esses papéis são efetivamente distribuídos e bem definidos, as decisões são feitas rapidamente, a prestação de contas é mais transparente e a sequência de atividades fica mais organizada.
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Regras para observar antes de montar a sua matriz RACI
Um dos pontos positivos da ferramenta é a sua praticidade, pois ela pode ser exposta em uma tabela com quadros que mostram a distribuição das tarefas, o time atribuído e a função que será realizada por cada um. Contudo, para não haver complicações na execução das demandas, é preciso expor as informações de maneira simples. É por isso que a matriz RACI se baseia em alguns fundamentos que norteiam a sua formulação, como você pode ver na checklist abaixo:
O passo a passo para criar a matriz RACI
Explicadas as regras para a criação da matriz RACI é hora de colocá-la em prática. Pensando nisso, listamos cinco etapas essenciais que vão orientar você no uso dessa ferramenta.
1. Defina as atividades do projeto
Ainda na fase de planejamento, é importante destrinchar todas as tarefas que formam o seu projeto. Usando o exemplo do blog, que já falamos por aqui, você precisa escrever em uma lista todas as etapas necessárias para colocar ele no ar.
Uma dica é utilizar as subdivisões feitas na Estrutura Analítica do Projeto (EAP), lá no escopo inicial da gestão de projetos. E para que não haja nenhuma dúvida ou dificuldade de interpretação, deixe as atividades em verbos infinitivos. Assim, tudo ficará mais evidente e simples para a equipe.
2. Identifique as funções
Depois de organizar as atividades, é a hora de definir as alocações de cada membro envolvido. Essa parte é importante pois é o momento de entender quais personagens são fundamentais para a execução da tarefa e quais os papéis que eles vão exercer segundo a sigla da RACI.
Outra escolha que você deve estabelecer nessa fase é se irá optar por usar o nome dos integrantes do projeto ou o cargo que eles ocupam na sua equipe. Essa decisão deve ser pautada pelos critérios de clareza, então selecione a opção que possa ser entendida já na primeira vez que você compartilhar a matriz RACI com o grupo. E não se esqueça de incluir na lista quem são as pessoas consultadas para a tomada de decisão e quem são os clientes e stakeholders informadas sobre o desenvolvimento do projeto.
3. Atribua o RACI a cada função e tarefa
Na sequência, você distribuirá as tarefas e as funções dentro da matriz RACI, como mostramos no modelo abaixo
Nesse exemplo dá para perceber que algumas lacunas não foram preenchidas, mostrando que os colaboradores exercem papéis pontuais em determinadas atividades, mas não precisam ser designados para todas as atividades. Da mesma forma, vemos que algumas funções podem ser repetidas em outras tarefas, mas nunca uma mesma demanda possui duas pessoas executando a aprovação.
4. Revise a matriz RACI com todos os integrantes
Para que seja funcional e efetiva, a matriz RACI deve ser acompanhada em todas as etapas do projeto. Tendo isso em vista, antes que cada membro envolvido coloque a mão na massa, realize uma reunião de alinhamento para ter a certeza que todos estão confortáveis com suas posições e irão conseguir concretizar as ações descritas no prazo definido. Caso apareça algum imprevisto, o documento pode ser ajustado com as novas informações do projeto.
5. Use a RACI como um feedback
A conclusão do projeto não significa o fim da necessidade da matriz RACI. A ferramenta deve continuar sendo aproveitada como um mecanismo de avaliação de todo o processo. Os registros apontados na tabela são valiosos em um feedback coletivo, onde todos os personagens podem comentar como ocorreram as entregas e apontar sugestões de melhorias para o desenvolvimento conjunto de uma próxima funcionalidade.
As variações da Matriz RACI
A matriz RACI permanece sendo um método bastante eficiente, principalmente quando as propostas de projetos são inéditas na empresa e se necessita de um instrumento prático e ágil para delegar tarefas.
Entretanto, seu formato mais enxuto pode não contemplar novas atividades e cargos desempenhados nos departamentos. Por esse motivo, com o passar do tempo foram criadas outras nomenclaturas para funções que podem ser incluídas no projeto, conforme as características do produto ou serviço planejado. Separamos as principais adaptações para você conferir:
Manager (Gerente)
São profissionais responsáveis pelo gerenciamento das entregas, mas não por sua aprovação. Geralmente eles já ocupam essa posição de coordenação nos setores onde trabalham, porém em algumas situações eles não são encarregados de aprovar as atividades, pois essa responsabilidade é repassada a pessoas de outras áreas de atuação.
Backup (Suplente)
Equivale a um jogador suplente em uma partida esportiva. Ele entrará em ação se o responsável pelo serviço se ausentar, por exemplo. Com total conhecimento do projeto, ele será incluído no projeto e substitui seu antecessor sem maiores problemas.
Nesse caso, vemos o quão importante é a organização das informações do projeto. Quando bem especificadas e registradas na matriz RACI, a integração de uma nova pessoa se torna mais ágil e eficiente, sem a necessidade da interrupção do projeto.
Notify (Notificado)
Diferente dos informados na matriz RACI, a pessoa notificada está inserida na própria equipe que realiza o projeto. Assim, os detalhes que ele recebe são referentes ao progresso das atividades e sobre possíveis alterações de sua responsabilidade que necessitam ser aplicadas.
Originator (Criador)
Trata-se de alguém que irá criar uma atividade. Ele ajuda os responsáveis a esclarecer eventuais dúvidas sobre o briefing fornecido. Por conhecer de perto o projeto, pode oferecer dicas mais assertivas e que vão contribuir para uma entrega mais ágil e de qualidade.
As utilidades da Matriz RACI
Os benefícios da matriz RACI são múltiplos, a começar pelo fato de que a ferramenta deixa claro as tarefas que cada colaborador deve executar para a conclusão de um projeto, bem como seus papéis ao longo do trabalho. Com isso, também é possível equilibrar a distribuição de responsabilidades. Por exemplo, é possível verificar quais gerentes de projeto foram colocados com mais ou menos frequência no papel de responsável, possibilitando uma alternância para que a sobrecarga de trabalho seja evitada.
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Usar a matriz RACI também assegura que um projeto seja melhor executado, uma vez que todos os envolvidos conseguem visualizar o andamento das tarefas. Além disso, a ferramenta permite que gestores tenham a conversa certa com as pessoas certas, otimizando tempo e recursos.
Vale salientar também que a utilização de uma matriz RACI no seu negócio permite que você envolva mais pessoas qualificadas nos seus projetos. E que a ferramenta é fácil de ser implementada.
Em suma, com a matriz RACI, você:
- Elimina a confusão da atribuição de responsabilidades;
- Previne-se da alocação excessiva de recursos para um projeto e vice-versa;
- Define quais os papéis envolvidos no projeto, atribuindo-os aos colaboradores – o que resulta em clareza no entendimento das atribuições, um fator-chave para o desenvolvimento de qualquer projeto e para a mitigação de conflitos;
- É uma forma rápida e eficiente de deixar todos na mesma página mesmo com a saída e entrada de colaboradores.
Use o Runrun.it para implantar a matriz RACI
Agora que você já conhece os benefícios da matriz RACI, que tal adotá-la em sua empresa por meio de um software de gestão eficiente? O Runrun.it conta com recursos que otimizam a gestão do trabalho, como o kanban que permite o acompanhamento do fluxo produtivo de maneira visual e simples.
Além disso, com a plataforma você pode distribuir as tarefas de acordo com a capacidade da equipe, observando a disponibilidade do seu time pelo gráfico de gantt, o que facilita a tomada de decisão de maneira mais clara e organizada. Crie uma conta e teste grátis: http://runrun.it
