Há um ditado que diz que existem dois tipos de bom gestor. Aquele que se interessa pelo desenvolvimento pessoal dos colaboradores, fala com eles sempre que possível, deixa as portas abertas e delega de forma sensata… E aquele que os deixa em paz. Qual deles você é? Um misto de ambos? A diferença do último é que ele não sente necessidade de estar sempre supervisionando porque encontrou um meio seguro de dar autonomia ao time. Nas empresas mais modernas que conhecemos, as ferramentas de gestão online são as responsáveis por esse modelo de gestão inteligente, que poupa os gestores de tarefas repetitivas, manuais e burocráticas ao automatizá-las, e potencializa o trabalho dos colaboradores.
Que elas são uma mão na roda, você não duvida. A questão é: quanto custam essas ferramentas de gestão? A boa notícia é que várias delas são gratuitas, e outras oferecem planos bastante acessíveis, mesmo com funcionalidades bastante avançadas.
A seguir, indicaremos a você cenários em que faz sentido adotar essas tecnologias, como usá-las da maneira mais proveitosa e apresentaremos algumas listas com essas soluções online. Qualquer sugestão ou dúvida, sinta-se à vontade para comentar. Boa leitura!
Neste guia, você vai conferir os seguintes tópicos:
- Aja como uma empresa de vanguarda
- Da teoria à prática!
- Tipos de ferramentas de gestão
- Você precisa de uma ferramenta quando…
- Ferramentas de gestão que recomendamos
- Melhores práticas com ferramentas
- Materiais para tornar a gestão poderosa
1. Para se tornar uma empresa de vanguarda, aja como uma
Ser de vanguarda é estar à frente do tempo e em dia com as principais tendências. Você imagina sua empresa nos próximos anos como referência no mercado, tanto na qualidade do que vende quanto no clima organizacional? Se sim, bem-vindo(a) ao time!
Em 2015, a Bain Company, reconhecida como uma das Big Four empresas de consultoria, publicou o relatório “Management Tools & Trends 2015“, após uma extensa pesquisa com mais de mil entrevistados, de empresas de diversos setores e portes, espalhadas por todo o mundo. Com isso, foram identificadas as principais tendências para os próximos anos, das quais destacamos três.
A) Crescer a receita e acelerar a inovação
São dois tópicos importantes em um clima de transformação constante. O aumento de receita foi, inclusive, citado duas vezes mais do que qualquer outra prioridade, como aumentar o lucro e reduzir custos. Além disso, 74% dos entrevistados consideram inovar mais importante do que cortar gastos para o sucesso em longo prazo.
B) Investir na transformação digital
A transformação digital é fundamental para estimular o crescimento e a inovação, reduzir a complexidade e combater riscos. Para isso, investimentos em TI deverão se tornar cada vez mais expressivos, especialmente com o intuito de obter dados para a tomada de decisões.
C) Compreender melhor os clientes
Até porque a maior parte dos entrevistados sente que hoje os clientes são menos leais a uma marca do que costumavam ser. E a falta de dados a seu respeito é mais uma vez um agravante nesse nebuloso cenário.
Conclusão: essa tendência só corrobora a importância do uso de tecnologias de gestão, como um gestor online, por exemplo. Percebe?
2. Da teoria à prática!
A Bain & Company afirma que as ferramentas que deverão receber o maior ganho de usuários nos próximos anos são as de Planejamento de Cenários e Contingência (entenda melhor sobre isso aqui), as de Redução da Complexidade e as de Gestão do Tempo.
Para facilitar, a Bain oferece três práticas para você colocar a mão na massa e se tornar o quanto antes uma empresa de vanguarda.
A) Entenda que toda ferramenta tem pontos fortes e a evoluir
E sua utilidade pode mudar ao longo do tempo. Para ter sucesso, conheça os efeitos de cada ferramenta sobre o seu negócio e sua equipe. Leia a respeito e converse com os potenciais usuários da ferramenta que pretende contratar. Não aceite soluções simplistas ou exageros.
B) Use porque é estratégico, não porque é tendência
Os gestores fãs de tecnologia costumam ficar entusiasmados com a ideia de implementar uma ferramenta de gestão na empresa. Nisso não há problema algum. Apenas dê um passo atrás e entenda que aquela tecnologia será uma grande amiga, o braço direito, mas não fará todo o trabalho por você.
C) Adapte a ferramenta ao seu negócio, e não o contrário
A tecnologia fará sentido a partir do momento que começar a atender as necessidade da empresa, como por exemplo, identificar lacunas no relacionamento com os clientes, revelar pontos vulneráveis dos concorrentes, ou desenvolver a capacidade de foco dos colaboradores.
De acordo com o estudo “How social tools can reshape the organization“, da McKinsey, publicado em maio de 2016, o fator mais relevante para os profissionais quando buscam inserir tecnologia na gestão é organizar o fluxo de trabalho e facilitar a comunicação interna das equipes. Não coincidentemente, é o que buscam grande parte dos clientes do Runrun.it.
Outro estudo da McKinsey, de 2012, “The social economy: unlocking value and productivity through social technologies“, revelou que gastamos de 25% a 30% da jornada de trabalho lidando com e-mails. E todo esse tempo perdido, aconselha a consultoria, pode ser salvo se o principal canal de comunicação da empresa for substituído por uma plataforma social, como uma gestor online de projetos e tarefas.
3. Tipos de ferramentas de gestão: uma para cada dor
Assim como há muitos tipos de gestão, há diversas ferramenta de gestão. Inclusive, podemos citar:
- Ferramentas de Gestão Financeira;
- Ferramentas de Gestão de Marketing e Conteúdo;
- Ferramentas de Gestão de Modelo de Negócios;
- Ferramentas de Gestão de CRM;
- Ferramentas de Gestão de Atendimento;
- Ferramentas de Gestão da Comunicação;
- Ferramentas de Gestão de Feedbacks;
- Ferramentas de Gestão de Projetos e Tarefas;
- Ferramentas de Gestão do Tempo.
Ficou surpreso(a)? Sente que ao menos uma dessas ferramentas de gestão faz sentido na sua rotina e pode tornar as coisas mais fáceis, a rotina mais leve, e suas decisões mais certeiras? Não tem que ficar na dúvida. Vamos indicar situações e cenários em que uma ferramenta de gestão pode se tornar sua melhor amiga.
4. Você precisa de uma ferramenta de gestão quando…
Gestão Financeira
- Quando é difícil tomar decisões sobre novos investimentos na sua empresa;
- Precisa de um controle mais inteligente sobre os gastos;
- Gostaria de prever o faturamento e o saldo da empresa no fim do mês;
- Deseja agilizar a conciliação bancária.
Gestão de Marketing e Conteúdo
- Quando quer aumentar a geração de leads;
- Monitorar palavras-chave dos concorrentes;
- Criar réguas de relacionamento;
- Criar réguas de nutrição de leads;
- Criar e divulgar landing pages;
- Enviar newsletters;
- Começar um atendimento de SAC 2.0;
- Organizar o agendamento de posts.
Gestão de Modelo de Negócios
- Quando é preciso registrar e organizar insights e brainstorms;
- Acompanhar a evolução das ideias;
- Checar se elas estão sendo aplicadas ao negócio;
- Ou simplesmente mudar de estratégia.
Gestão de CRM
- Para centralizar o cadastro de clientes;
- Manter um histórico de vendas;
- Analisar o desempenho de vendedores;
- Gerenciar seu funil de vendas.
Gestão de Atendimento
- Para unificar a comunicação com os clientes em diversos canais como e-mail, telefone, chat, web e redes sociais;
- Realizar ligações online;
- Gravar ligações recebidas e realizadas;
- Monitorar o atendimento prestado ao cliente e identificar possíveis erros.
Gestão da Comunicação
- Compartilhar arquivos muito pesados;
- Unificar a comunicação sobre os projetos (e não em e-mails, anotações e WhatsApp);
- Organizar as conversas por equipes, projetos e temas.
Gestão de RH e Feedback
- Para organizar o recrutamento;
- Mapear o desenvolvimento dos profissionais;
- Acompanhar o andamento das metas;
- Fazer a avaliação do desempenho.
Gestão de Projetos e Tarefas
- Quando sente que seus colaboradores precisam se sentir mais responsáveis por suas entregas;
- Precisa levantar quanto cada profissional gasta em cada projeto;
- Enxerga se a sua equipe está trabalhando sem processos bem definidos;
- Repara que há trabalho deixado para a última hora, horas ociosas e baixa qualidade na entrega;
- Observa que o retrabalho é constante por conta da comunicação confusa via e-mails;
- Não tem tempo para acompanhar cada colaborador e o andamento dos projetos;
- Gasta muita energia com relatórios e reuniões para demonstrar a eficiência de sua equipe;
- Precisa provar para a diretoria que é um(a) bom/boa coordenador(a);
- Seus colaboradores não percebem o quão atarefados estão nem o quanto estão entregando.
5. Ferramentas de gestão que recomendamos
Garimpamos nossas listas até chegarmos a duas seleções de gestores online que você precisa conhecer.
Nossa dica: Escolha ao menos uma ferramenta para testar e começar uma nova fase profissional. Nós sabemos que o começo exige alguma dedicação. Isso porque muitas dessas ferramentas demandam um certo tempo de configuração da conta, mas esse investimento trará economia de tempo a curto e médio prazo.
6. Melhores práticas com ferramentas de gestão
Se você ainda hesita sobre adotar uma ferramenta de gestão para sua equipe ou empresa, porque não tem certeza sobre como será sua adesão, temos algumas dicas práticas para tornar esse processo uma boa experiência de renovação do ambiente de trabalho e da sua forma de trabalhar.
A) Conhecer as principais funções da ferramenta
Não dê tiro no escuro. Uma ferramenta de gestão deve ser o seu braço direito, você deve confiar no seu funcionamento e entender exatamente o que ela tem a oferecer e como usá-la da forma mais inteligente. Por isso, antes de contratar uma, peça uma demonstração do produto para tirar suas dúvidas.
Explique sua situação, seus problemas de gestão e veja se a ferramenta atende suas necessidades. Neste guia para escolher uma ferramenta de gestão, detalhamos as principais dicas para adotar um software de gestão do trabalho. Vale a pena ler.
B) Envolver a equipe para incentivá-la a usar
Já dizia Benjamin Franklin “Diga-me e eu esquecerei. Envolva-me e eu aprenderei”. Essa lógica se aplica em qualquer relação de aprendizagem, inclusive, no processo de adaptação da sua equipe à nova ferramenta de gestão adotada. O estudo da Bain & Company pontua que, mesmo que o uso seja alto, se a satisfação é baixa, a tendência é de queda no uso. E isso é a última coisa que você quer…
Portanto, esteja disposto(a) a expor à sua equipe como ela se beneficiará daquela tecnologia e como usá-la. Mas pode ficar tranquilo(a), pois não será difícil. Por duas razões. A primeira é que a maior parte das ferramentas apresenta tanto uma interface intuitiva quanto vídeos didáticos, e a segunda é que praticamente todas contam com uma versão mobile nativa para celular e, algumas, até em versão mais inovadora, para smartwatches, por exemplo. Leia mais sobre como os wearables mudarão nossa forma de trabalhar.
C) Medir e divulgar os resultados conquistados
Por fim, é hora de colher os frutos. A ferramenta, ou as ferramentas de gestão, que você contratou trará avanços em diversos aspectos para sua equipe, especialmente uma economia de tempo. Mas quanto tempo exatamente? E quanto dinheiro foi poupado? Ou até mesmo, houve casos de clientes que decidiram pela sua empresa em detrimento de outra, por considerar a sua mais moderna?
Todas essas são provas de que a gestão e, por consequência, o funcionamento da sua empresa, amadureceram. Sua equipe tem o direito e muita vontade de saber. Conhecer os números só fortalece os motivos para todos se dedicarem diariamente a usar frequente e corretamente a tecnologia contratada. E não espere fazer isso a cada período. Use a gestão à vista para que todos da empresa estejam alinhados aos objetivos da empresa e resultados atingidos.
(Bônus) Recorra ao People Analytics
Mais do que nunca, é uma tendência entre empresas de vanguarda tomar decisões com base em dados. Hoje já é possível entender comportamentos que levam ao fracasso e à eficiência máxima de uma equipe a partir da análise de dados – muitos deles gerados pelas próprias ferramentas de gestão. Esse processo recebe o nome de People Analytics. Para saber tudo sobre o tema, leia este artigo.
7. Seleção de materiais para tornar sua gestão poderosa
Gestão em geral
Fundamentos do Gerenciamento (Curso online)
Gestão Financeira
Gestão financeira para ficar no azul (Ebook)
Gestão estratégica: você sabe por onde começar? (Ebook)
Planilha de controle financeiro (Planilha)
Gestão de Marketing e Conteúdo
Marketing digital para pequenas empresas (Ebook)
Como Mensurar e Otimizar Canais de Marketing Digital (Ebook)
Marketing Digital para Empreendedores (Ebook)
O Guia Completo de SEO (Ebook)
Gestão de CRM
Guia para sucesso com CRM (Ebook)
Gestão do Funil de Vendas (Ebook)
Gestão do Ciclo de Vendas (Ebook)
Gestão de Atendimento
Fidelização de clientes (Ebook)
How to provide global support (Ebook)
Gestão de Projetos e Tarefas
Gestão de Projetos em Agências (Ebook)
8 formas de ser mais produtivo no Marketing de Conteúdo (Ebook)
Gestão produtiva de Marketing Digital (Ebook)
Dicas para seu Time de TI produzir mais (Ebook)
Mais produtividade em seu escritório de contabilidade (Ebook)
Gestão de Projetos: Princípios e Práticas (Curso online)
Gerenciamento de Projetos: O essencial para o sucesso (Curso online)
Introdução à Gestão de Projetos (Curso online)
Guia para escolher um software de gestão
Escolher o software de gestão errado é desperdício de tempo e dinheiro. Por isso, antes de se decidir por um, confira nosso guia.
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