No mundo dos negócios, existe uma verdade absoluta e incontestável: a redução de custos é sempre a maneira mais rápida e mais fácil de melhorar a rentabilidade de uma empresa. Isso vale ainda mais em tempos economicamente turbulentos, como os que continuamos vivendo. Só que essa gestão de custos é algo bem complexo de se implementar, já que ela fatalmente implicará cortes difíceis de serem realizados. E não só: mesmo adotando ferramentas e práticas para reduzir gastos, ainda é possível que você esteja perdendo dinheiro, por motivos que muitas vezes passam despercebidos.
Sim, perder dinheiro mesmo fazendo a gestão de custos: isso é mais comum do que você imagina. Porque, muitas vezes, os custos alterados podem não ser os certos, enquanto que outros, mais críticos, permanecem os mesmos. Isso certamente vai interferir na rentabilidade de todo um projeto.
>> Leitura recomendada: Sem gestão de custos, não há gestão de projetos
No que consiste uma boa gestão de custos?
Para ser realmente efetiva, essa gestão deve ser composta pelas seguintes etapas:
- Planejar o gerenciamento dos custos: estabelecer as políticas, procedimentos e documentação para planejar, gerenciar, executar e controlar os custos do projeto.
- Estimar os custos: prever os custos dos recursos necessários para executar as atividades do projeto.
- Determinar o orçamento: agregar os custos estimados das atividades para estabelecer uma linha de base.
- Controlar os custos: monitorar o status do projeto para atualizar o orçamento e gerenciar alterações na linha de base dos custos.
Levando essas questões em consideração, vejamos, agora, as principais causas de desperdício de dinheiro em uma empresa.
Uso de sistemas manuais, baseados em papel
Você pode achar que suas planilhas impressas ou do Excel são suficientes para manter a organização dos custos. Mas é fato que sua empresa terá que olhar para a tecnologia para ajudar a evitar o desperdício de dinheiro de forma estratégica.
Ter um sistema de gerenciamento informatizado, um software voltado para a gestão financeira ou gestão integrada é um dos mais principais investimentos de qualquer gestor. Porque, dependendo da solução tecnológica e das funcionalidades da ferramenta, ele poderá reunir os vários procedimentos de sua organização e entender os resultados, obtendo comandos importantes, desde a administração comercial até a emissão de notas fiscais.
Esse processo de adoção de tecnologia pode se dar em duas etapas:
- Remover processos manuais – primeiro identifique onde a sua equipe poderá melhorar os métodos para diminuir a papelada, automatizar os processos e organizar o fluxo de trabalho.
- Entender o que é computação em nuvem e implementá-la – a nuvem simplifica a terceirização da contabilidade, por exemplo, e de outras funções, tornando mais fácil a redução de custos. Pode ser mais barato para armazenar informações – faça as suas contas.
Falta de controle sistemático dos projetos
Outro fator que leva uma empresa a perder dinheiro, mesmo que os custos sejam gerenciados. A falta de um controle sistemático dos gastos dos projetos, que compare os custos reais com os orçados, pode ser extremamente prejudicial para as finanças de uma organização.
É fundamental gravar seus custos reais e compará-los com o que foi orçado. E se houver uma discrepância entre o que você planejou gastar e o que realmente gastou, investigue o motivo. Para saber mais, confira nosso artigo sobre a relação orçado x realizado.
E, como dissemos, usar uma planilha é uma forma muito utilizada para se gravar e comparar os custos; mas existem outras mais eficientes. Como, por exemplo, utilizando uma ferramenta de gestão de projetos, como o próprio Runrun.it. Neste artigo, mostramos como realizar a gestão de custos de um projeto de forma automatizada.
Em suma, o importante é rever periodicamente o que você está fazendo, o que está gastando para fazer e o que está recebendo por isso.
>> Leitura recomendada: [Teste] Você sabe economizar na crise?
Reunião improdutiva: uma grande vilã da gestão de custos
O mundo corporativo criou péssimos hábitos na condução e realização de reuniões. É comum que não haja cumprimento de horários, que as pessoas sejam chamadas de última hora, que muitas vezes desconheçam o propósito da reunião, que a condução seja cheia de conversas paralelas, e por aí vai.
Quanto de tempo e de recursos é desperdiçado em reuniões desse tipo? Qual o custo disso para a empresa? Leve em consideração que uma reunião não é uma atividade solitária; ela envolve várias pessoas.
Práticas que melhorem a produtividade de suas reuniões são determinantes para uma boa gestão de custos. E você pode se informar melhor sobre essas práticas lendo esses dois artigos sobre reuniões produtivas e sobre webmeetings. Além disso, não perca o nosso ebook: Reuniões: necessárias ou disfuncionais?
Calcule quanto sua empresa gasta em reuniões/mês
Ainda acerca de reuniões: caso você defenda que elas sejam realizadas com alta frequência, procure por ferramentas que auxiliarão na capitalização do tempo e do dinheiro de sua organização.
A adesão de uma agenda, a definição de objetivos claros e o envio de materiais para a leitura prévia são alguns itens que podem ser incluídos no dia a dia. E além de facilitarem a vida de todos, impendem que o dinheiro da companhia vá para o ralo.
>> Leitura recomendada: [Infográfico] Guia para reuniões produtivas
Uso do e-mail como forma exclusiva de comunicação
Esta pauta é frequente aqui no blog. Em diversos momentos apontamos os e-mails como potenciais inimigos da produtividade. Uma pesquisa da McKinsey afirma que ler e responder e-mails ocupa 28% do dia de profissionais – ou seja, mais de 2h em uma jornada de 8h de trabalho. Imagine o quanto uma empresa perde de dinheiro por ano com isso?
E as empresas sabem do saldo negativo que o uso desnecessário do e-mail pode gerar. Tanto é que o e-mail acabou entrando na mira de corporações ao redor do mundo. A empresa francesa de tecnologia Atos, por exemplo, anunciou a seus 80 mil funcionários que eles estavam proibidos de usar o correio eletrônico para mensagens internas. O que faz sentido, já que é possível realizar uma comunicação mais transparente e eficiente entre as equipes utilizando outras ferramentas. O Runrun.it é um exemplo delas.
Agora, para complementar este artigo, queremos compartilhar com você algumas dicas de cursos e de leituras que podem enriquecer seus aprendizados sobre gestão de custos:
Cursos
- Fundamentos da Gestão de Custos, da FGV Online (gratuito)
- Gestão Estratégica de Custos, da FGV Online (pago)
- Gestão de Custos, do Instituto Politecnico de Ensino a Distância (assinatura anual)
Leituras
- Gestão de custos digital: Um sonho (realizado) para agências
- Gestão de custos: 7 dicas infalíveis para gastar menos
- Gestão de custos: 4 formas fáceis de reduzi-los
- Gestão de custos: Precisa mesmo ser tão chato?
Como automatizar a gestão de custos
Nada é mais improdutivo do que trabalhar no que não tem importância. Ou seja, não é nada viável continuar cuidando das finanças da sua empresa usando planilhas que precisam ser constantemente atualizadas manualmente.
Ainda mais quando você pode adotar uma ferramenta como o Runrun.it, que é capaz de informar os custos de todos os projetos e clientes, a qualquer momento. Além disso, você pode contar com métricas de desempenho e alocação do desempenho das pessoas, conseguindo os indicadores que a sua empresa precisa em uma única tela. Experimente grátis: http://runrun.it.
