Se você acabou de ser promovido(a), tem um novo cliente sob sua responsabilidade ou um projeto importante nas suas mãos, pode estar vivendo uma mistura de sentimentos: felicidade (pelo desafio) e preocupação (pelas expectativas). Nesse momento, é natural se questionar sobre a necessidade de trazer novos talentos. Mas quanto custa um funcionário? Será que o melhor caminho é contratar? Vamos te ajudar a chegar nessas respostas.
A conclusão mais imediatista ao enfrentar um desafio grande é pensar que você precisará contratar. Afinal, essas situações fazem com que aumente seu número de demandas, e é comum achar que você e sua equipe não vão dar conta. Por isso, antes de abrir um processo seletivo, leve em consideração os pontos abaixo, e você descobrirá que a solução pode estar “em casa”.
Quanto custa um funcionário, afinal?
Talvez o dono da empresa tenha essa resposta na ponta da língua. Mas é importante que você, gestor(a), também reconheça quanto custa um funcionário para a operação e o quanto isso impacta na rentabilidade dos projetos.
O custo de mão de obra no Brasil é composto por encargos como INSS, RAT, salário-educação, FGTS, benefícios opcionais, direitos trabalhistas, verbas rescisórias, etc. Além disso, existem custos “invisíveis”, como treinamento (onboarding) e retenção.
Por tudo isso, a maior linha de custo das empresas, geralmente, é a folha de pagamento. Esse item, isoladamente, pode representar até 70% das despesas totais. Segundo pesquisa de 2013 da FGV com a CNI, o custo de um funcionário pode chegar a 2,83 vezes – ou 183% – o salário que ele recebe da empresa.
No entanto, uma estratégia de gestão de pessoas e uma gestão correta da folha de pagamento, você pode pode economizar nesse item tão essencial. A rotatividade de pessoal (leia sobre o que é turnover e como evitá-lo) é alta? Já imaginou quanto dinheiro é desperdiçado com desligamentos de funcionários que poderiam ser evitados? Dentre os custos principais com turnover, estão:
– contratação de novo funcionário;
– treinamento;
– produtividade menor até que o novo colaborador esteja integrado.
Um ciclo custoso e difícil para todos. Por isso, é muito importante fazer contratações certeiras e investir em formas de reter os profissionais.
>> Leitura recomendada: Escolha o regime de tributação mais adequado para a sua empresa
Como diagnosticar se preciso (e posso) contratar
Agora que você já sabe quanto custa um funcionário, este passos a seguir podem te ajudar a diagnosticar se você realmente precisa contratar. Antes de abrir um processo seletivo, pergunte-se:
1. Posso arcar com os custos?
Com uma gestão de custos (clique para ver nosso guia) eficiente, será possível avaliar quando a empresa tem “gordura” – e não apenas a necessidade – para contratar um novo colaborador. Isso passa por saber monitorar os gastos de forma contínua: se você estiver com dificuldades financeiras, provavelmente você não saberá onde errou e talvez não tenha tempo de reformular sua gestão de processos. Então, crie uma mentalidade de gerenciamento constante dos gastos para melhorar a maneira que você conecta os custos com a estratégia.
2. Consigo mensurar o tempo gasto?
Não gerenciar a jornada de trabalho e o tempo investido pelas pessoas, não sabendo se estão devidamente alocados, é um dos erros mais graves que uma organização pode cometer. O tempo das pessoas é o ativo mais valioso das empresas. Portanto, se você ainda não faz gestão do tempo, precisa começar agora.
Sem mensurar o tempo gasto, você não sabe se as pessoas realmente estão sendo produtivas e se, de fato, é necessário contratar um novo funcionário. Esse novo recurso deverá ajudar alguém que está sobrecarregado ou alguém que você não tem ideia de onde está alocando o tempo? Use ferramentas de gestão do tempo para extrair relatórios que te ajudarão a avaliar o desempenho dos seus colaboradores e para precificar corretamente seus clientes.
3. Sei o que cada um faz?
Entender o escopo de trabalho dos seus funcionários, automatizar tarefas e revisar constantemente o fluxo de trabalho também são pontos importantes para entender se você precisa contratar. Você sabe quais são as demandas que cada um de seus recursos pode atender? Consegue visualizar quando alguma tarefa precisa ser remanejada?
Como gestor(a) de equipe, você deve saber como aproveitar melhor cada talento, fazendo um bom mapeamento de competências. Por meio dele, você saberá o que aprimorar, ou como compor um grupo de trabalho. Além disso, entenderá se realmente precisa contatar um novo funcionário para te ajudar. Saiba aqui como fazer uma mapeamento de competências.
Contratar nem sempre é a solução! Um exemplo real
Para entender porque nem sempre contratar é a solução, trazemos aqui um exemplo. A Funcesp, maior fundo de pensão brasileiro, tinha um grande desafio em 2017: as entregas de subsídios judiciais estavam sendo realizadas fora do prazo. Na época, Augusto Ribeiro Marinho, analista sênior, liderou um projeto para mudar esse cenário.
Uma primeira solução, e que poderia ser o caminho mais fácil, apontava para a contratação de mais profissionais. Mas a hipótese foi descartada, pois envolveria um alto custo e uma longa curva de aprendizado, como já falamos acima.
“Em vez de tratar sintomas, temos que ir direto na causa. Contratar mais colaboradores resolveria o sintoma, mas até quando surtiria efeito? O nosso objetivo era resolver o problema de uma vez por todas”, afirma o analista em entrevista ao nosso blog. A solução encontrada foi a aquisição de licenças de um software para a gestão de tarefas, projetos e fluxo do trabalho.
O Runrun.it surgiu como solução por envolver um baixo investimento financeiro e velocidade na obtenção dos resultados. Afinal, a ferramenta é de fácil utilização, adaptação e rápido aprendizado. “A implementação do Runrun.it desencadeou uma série de benefícios que permitiram a superação da meta proposta, atingindo o resultado de zero atraso na entrega dos subsídios judiciais”. Leia o case completo da Funcesp aqui.
Quando contratar um software é a melhor solução
Portanto, já vimos que uma solução menos custosa pode ser trabalhar com o aumento de produtividade não relacionado diretamente ao aumento de pessoal. Para isso, você pode contar com um software de gestão do tempo. Só uma ferramenta como essa pode te ajudar nos seguintes desafios:
1. Medir o tempo
Como líder, é preciso otimizar e medir o tempo – seu e de seus colaboradores. O Runrun.it fornece um timesheet automático que, além de contribuir para o planejamento e priorização das tarefas, possibilita controlar e calcular horas trabalhadas e dá a real dimensão de quanto tempo é investido nas atividades. Com o botão de play, é possível ver no que seus funcionários estão trabalhando em tempo real e, ao mesmo tempo, o sistema contabiliza cada minuto trabalhado nas demandas.
É importante, também, ter atenção aos ladrões do tempo, como muitas trocas de e-mails e reuniões sem foco. Promova encontros ágeis e objetivos. Para saber como fazer isso, leia este artigo sobre reuniões produtivas.
2. Saber as prioridades
A priorização parece uma questão óbvia para todo gestor: fazer o que é mais importante primeiro. No entanto, não é possível exigir que todos seus funcionários saibam no que precisam trabalhar agora. Isso precisa ser entendido por meio da delegação, do entendimento dos objetivos de cada projeto e de uma ferramenta que ordene as tarefas. Uma ferramenta que fornece essa priorização pode automatizar seus projetos e deixar tudo bem claro para todos.
O Runrun.it conta com uma metodologia própria, que permite ordenar as tarefas por prioridade. Isso permite que os colaboradores trabalhem em projetos paralelos de forma organizada.
3. Reconhecer e gerenciar excessos
Só uma ferramenta de gestão do trabalho vai dar a real dimensão do seus excessos. Com ela você sabe quanto retrabalho seus clientes estão gerando e quantas horas extras (sem necessidade) seus colaboradores estão gastando com isso, gerando um “inchaço” em seus custos. O controle de horas trabalhadas permite reconhecer esse problema e corrigi-lo. Com essa solução, é possível ter um planejamento mais organizado e uma visão geral da sua gestão por meio de dashboards personalizáveis.
4. Manter a comunicação centralizada
Outra grande vantagem de contar com uma software de gestão do trabalho é a comunicação. Muitas vezes, você acreditará que precisa contratar alguém para mediar demandas ou fazer um papel de gestor de projetos. Mas, ao tornar a sua comunicação eficaz e alinhar as necessidades dos colaboradores, tudo voltará a fluir.
Com uma ferramenta como o Runrun.it, você pode evitar distrações e o risco de perder informações em e-mails e grupos de WhatsApp. Isso porque toda a comunicação da sua equipe é formalizada e gerenciada pelo sistema, com histórico de alterações e de comentários.
Invista em um braço direito
Se você chegou até aqui e concluiu que, de fato, contratar um novo recurso nem sempre será a melhor solução para seus problemas, é importante saber que descentralizar sua gestão com múltiplas ferramentas também pode sair caro. Escolha um software que unifique suas necessidades, torna a supervisão simultânea de várias equipes e projetos muito mais fácil, e ofereça uma visão completa de tudo que está sendo feito.
O Runrun.it se propõe a ser o seu braço direito, para que você consiga dar conta dos desafios, seja um novo cliente ou um grande projeto que está começando agora. Faça um teste grátis e conheça todas as funcionalidades: http://runrun.it
