Ao implementar novos métodos de trabalho, os gestores das mais diversas áreas sofrem o mesmo drama: suas equipes são reativas a mudanças, a novas tecnologias e a novas demandas. Afinal, uma metodologia nova exige novas formas de mensuração. O que acontece é que as coisas só funcionam quando a decisão é top down, ou seja, a ordem vem da altas camadas hierárquicas da empresa. Mas não precisa ser assim! Por isso as RR Hacks de hoje são para mostrar que nem sempre novas formas de trabalhar exigem mais trabalho.
Ao longo do tempo, e conversando diariamente com nossos clientes, percebemos que não é preciso mais do que 20 minutos ao dia no Runrun.it para organizar todo o trabalho e ainda colher dados importantes para negociar com as outras áreas e com os clientes. Para o colaborador, ainda menos, já que ele só precisa clicar em trabalhar e entregar as tarefas. O sistema faz todo o trabalho de mostrar o andamento das tarefas para o gestor. Voltando a ele, o gestor também não precisa ficar o dia todo no Runrun.it para colher os resultados, o software é apenas um indicador do que está acontecendo com sua equipe.
Eis quanto o gestor precisa se dedicar:
– Ao chegar, pela manhã, checar os emails para ver se as tarefas que ele abriu para a equipe têm comentários ou anexos que precisam de sua aprovação.
– Pela manhã e à tarde, clique no menu “Equipe” para saber no que cada um está trabalhando. Faça o mesmo clicando em “Projetos”, para saber o andamento (o que foi entregue, o que está sendo feito e o que está na fila) das tarefas e, se necessário, repriorizar as tarefas de um ou mais colaboradores.
– A automatização, no entanto, não tira a obrigatoriedade de você conversar pessoalmente com a equipe quando necessário.
– Use o resto do tempo para extrair informações importantes e analisar o que está acontecendo.
– Abrir as tarefas e priorizá-las é fundamental para que o sistema funcione direito.
Para seus colaboradores:
– Veja sua lista de tarefas assim que chegar no trabalho e clique em ‘trabalhar’ e ‘pausar’.
– Entregue quando acabar a tarefa, e comece a trabalhar na próxima.
– O Runrun.it não precisa estar aberto no seu browser: ele continua funcionando se você fechá-lo.
– Você nunca perde tempo no Runrun.it, mas registra o tempo trabalhado.
Tendo tudo isso organizado:
– Você tem acesso a informações gerenciais mais rapidamente do que se precisasse procurar em infindáveis emails e arquivos (que nem sempre estão na sua máquina).
– Você tem mais tempo para realizar tarefas mais importantes, que trazem mais impacto para as empresas (como ter ideias inovadoras).
– Se o cliente ligar, você conseguirá oferecer uma visão geral de seus projetos, quanto tempo ainda demora para sua completa realização e ainda negociar custos e tempo.
– Seus colaboradores saberão o que é prioritário e receberão a demanda de um só lugar – extinguindo as tarefas piratas, os chefes de outras áreas e o caos do e-mail.
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