O Runrun.it é mais poderoso do que você imagina. Mas para garantir que você não vai ficar em desvantagem em relação a ninguém, as RR Hacks de hoje trazem seis funções do Runrun.it que só os usuários mais avançados conhecem. Se você já usa alguma delas, parabéns! Caso contrário, aprenda agora o que estava faltando para você se tornar um(a) expert em gestão online:
1. Comente nas tarefas por e-mail
Toda vez que você recebe um e-mail com um comentário feito numa tarefa que você segue ou pela qual é responsável, basta responder ao e-mail e a sua resposta será automaticamente convertida num comentário na tarefa dentro do Runrun.it. Tudo para facilitar sua vida e manter a sua produtividade alta. Vale lembrar que, atualmente, esta funcionalidade está disponível apenas para planos pagos.
2. Crie tarefas que são pré-requisito para outras
Quando uma ou várias tarefas precisam ser entregues antes que outra tarefa seja iniciada, uma ótima ideia é defini-la(s) como pré-requisito. Você verá que as tarefas pré-requisito já entregues aparecem com um sinal de “check” antes do nome, enquanto aquelas que ainda serão trabalhadas vêm com uma bolinha vazia.
O resultado é que você evita o atraso e o retrabalho causados por uma tarefa que foi começada antes da hora, sem as informações necessárias. Além disso, quanto mais você e sua equipe usarem essa funcionalidade, melhor vocês entenderão quais são suas prioridades.
3. Compartilhe todo o conhecimento de um projeto
Se você tem uma planilha de Excel, com várias abas, onde está tudo que é preciso saber sobre um determinado projeto, e você quer que ele esteja sempre acessível para toda a equipe ou alguns usuários, use o Docs do Runrun.it. No menu lateral, vá em Aplicativos e abra o Docs.
Você verá a lista com todos os clientes e projetos. Escolha um e depois clique em “Incluir documento”.
Dê um nome para o arquivo, a descrição e faça o upload do documento. Agora, sempre que alguém tiver uma dúvida sobre um projeto, seja um detalhe ou seu escopo, é só acessar o Docs.
4. Envie arquivos enormes
Outro app muito bacana do Runrun.it é o SharePage. Com ele, você e qualquer pessoa da sua equipe podem compartilhar arquivos de praticamente qualquer tamanho entre vocês ou com o cliente.
Basta abrir o app, clicar em “Criar SharePage” e subir o arquivo.
Será gerado um link para baixá-lo, e você pode, inclusive, protegê-lo com uma chave/senha.
Por fim, copie o link clicando no ícone de corrente ao lado dele e o envie por e-mail ou pelo próprio Runrun.it.
5. Acesse projetos e usuários num estalar de dedos
Sempre que você estiver com a janela de uma tarefa aberta e quiser ver as lista de tarefas do seu responsável, ou então, os detalhes do projeto ao qual aquela tarefa pertence, clique no ícone em forma de seta ao lado do nome do Responsável e do Cliente>Projeto. Simples assim.
Uma outra forma de chegar à lista de tarefas de um usuário no Runrun.it é digitar “ir:” ou “go:” e o nome do usuário. Como no exemplo, ir:bianca
6. Confira se a estimativa de esforço está correta
Você ou seu gestor calculou que um certo tipo de tarefa demandava um número de horas, mas percebeu que, ao longo do tempo, não foi bem assim? Não fique com dúvida. Acessando “Administrar >Tipos de tarefa”, você terá a lista de todos os tipos de tarefa da sua empresa.
Escolha um para conferir, clique em “Editar” e você verá o verdadeiro tempo gasto naquele tipo de tarefa, nos últimos 90 dias, e, se for o caso, redefina o seu esforço estimado.
