Estas RR Hacks surgiram de um estranhamento nosso: ainda que seja muito simples abrir uma tarefa no Runrun.it, algumas pessoas continuam mandando e-mails para fazer demandas – às vezes vários para um só pedido. Pois é, o costume de vez em quando fala mais forte. O problema é que o e-mail não organiza nada para você. Pelo contrário: deixa na sua mão reunir todas as informações que recebeu. Chega disso, né? Veja a seguir como praticamente todos os campos necessários para abrir uma tarefa correspondem a um ou vários e-mails que você enviaria.
1. Título da tarefa = Assunto do e-mail
Assim como você enviaria um e-mail com o assunto “Gerar relatório de custos do projeto X”, você pode perfeitamente abrir uma tarefa com o título “Gerar relatório de custos do projeto X”. Percebe? Nossa dica, inclusive, é nomear tarefas com verbos, para que fique o mais claro possível para quem irá executá-la.
2. Responsável = Destinatário
Não poderia ser mais parecido. Com a vantagem ainda de que, no Runrun.it, os profissionais só recebem tarefas de quem pode delegar para eles. O fluxo de trabalho não fica largado, o que evita aqueles pequenos favores recorrentes que prejudicam as prioridades.
3. Tipo de tarefa
Você poderá dizer: “este campo eu não teria de preencher num e-mail”. De fato, não. Mas ele faz todo sentido e estaria invariavelmente no corpo da mensagem. No Runrun.it, o tipo de tarefa informa ao sistema o tempo estimado para concluí-lo e quanto realmente tem demorado para ser executado.
4. Cliente>Projeto
Outra informação que precisa estar na mensagem, afinal, as pessoas precisam saber no que estão trabalhando. Preenchendo esse campo no Runrun.it, você assegura a organização das tarefas e fornece dados para que os relatórios automáticos os transformem em informações valiosas para tomar decisões e mudar de planos eventualmente, como tempo investido e custos por projeto e por cliente.
5. Descrição = Corpo do e-mail
Nesta parte da tarefa vai exatamente o que você diria no e-mail. Clareza nas palavras é fundamental. Comece com uma saudação, explique em tópicos o que deve ser feito ou, ainda, use a checklist e se despeça. Só não se esqueça de que mais vale transmitir autonomia e empoderar pessoas do que ser um(a) simples delegador de tarefas.
6. Anexos e comentários = Anexos e uma chuva de e-mails
Mandou um e-mail e lembrou de um detalhe que não pode deixar passar? Envie outro e-mail, e ele cairá no turbilhão da caixa de entrada da outra pessoa. Já sabe aonde isso vai para né? Agora, no Runrun.it, se você abriu uma tarefa para alguém e quer adicionar algo, faça upload dos arquivos ou deixe um comentário, mencionando a pessoa com @ e o nome de usuário dela. Por exemplo: @LauraLopes, anexei a imagem do post aqui. Beijos!
(Bônus) Para usar o RR com ainda mais agilidade
Conheça seus tipos de tarefa, projetos e clientes
Aqui a solução não poderia ser mais simples: perguntar. Pergunte à sua gestora ou gestor a quais tipos de tarefa, projetos e clientes pertencem as tarefas que você costuma realizar. Assim você não perde tempo toda vez que for criar uma tarefa para si mesmo(a) e ainda consegue mensurar o alcance do seu trabalho.
Use a tecla Tab
Esta é uma dica bem específica, mas que torna a sua experiência de usuário mais agradável. Esqueça o mouse. Com a tecla Tab (em cima da tecla CapsLock / Fixa), você consegue saltar de um campo para o outro da mesma maneira, só que muito mais rápido. Que tal?
Seguindo estas dicas, abrir uma tarefa será tão rápido quanto mandar um e-mail, com a diferença que a sua rotina e o seu raciocínio ficam bem mais organizados.
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