O problema das empresas não é a falta de comunicação. Na verdade, essa é a consequência do real problema: a falta de estrutura na comunicação. “Onde estava aquela conversa mesmo? Aquele arquivo… No email, no chat do email, ou no WhatsApp?” Todos nós já passamos por isso alguma vez. Mas as RR Hacks de hoje vão mostrar que você não precisa sofrer de novo com a desordem.
Como assim, falta de estrutura?
Marcelo Ribeiro, gerente de canais digitais da Pontomobi, acredita que o caos na comunicação começa num e-mail e termina numa reunião – que aconteceu para explicar o e-mail. É uma epidemia que acontece todos os dias em incontáveis empresas que, sem querer, acabam prejudicando o bem-estar do time.
No Runrun.it, o trabalho fica organizado numa hierarquia: toda tarefa pertence a um projeto e todo projeto pertence a um cliente. Você pode se comunicar com outra pessoa tanto dentro das tarefas, deixando comentários e anexos, quanto dentro dos projetos, usando o aplicativo Docs do Runrun.it. (veja como funciona)
3 histórias reais de comunicação estruturada
1. Leonardo Corvo, diretor de criação na agência Multisolution, com mais de 170 colaboradores, sentiu o drama da falta de uma comunicação estruturada sempre que as áreas de Atendimento e Criação se falavam. A primeira acabava deixando uma pilha de briefings (pilha de papel, literalmente) para a segunda. Hoje, com o Runrun.it, toda demanda é passada através da ferramenta. E Leonardo se lembra com indignação e humor do tempo em que as mesas dos criativos vivam cheias de briefings impressos.
2. A segunda história de sucesso é contada por Laila Sol e Silva, gerente de marketing e relacionamento na Disal Consórcios. Ela diz que hoje as áreas de Marketing, Vendas e Treinamento da empresa têm uma ótima noção de planejamento, porque o Runrun.it substituiu o Excel e ajudou a estruturar não só o trabalho, mas também o diálogo entre times diferentes. Segundo Laila, existe muito compartilhamento e as pessoas agora sabem o que as outras estão fazendo.
3. Por fim, Vanda Serrano, coordenadora de projetos na consultoria Oficina1, fala da facilidade para usar o Runrun.it. Ou seja, não faz sentido continuar recorrendo ao e-mail, chat do e-mail, ou pior, ao WhatsApp, para se comunicar no trabalho, quando você tem uma ferramenta tão intuitiva quanto o Runrun.it. Vanda acredita que é preciso haver uma cultura de uso do software na empresa. Mesmo que cada um use da sua forma, é essencial que todos usem. Até porque, assim, todos terão como demonstrar o quanto trabalham para serem reconhecidos.
7 dicas para inserir o Runrun.it na cultura da empresa
1. Crie o costume de agendar suas tarefas e uma data estimada de entrega para que sua lista fique numa ordem perfeita de prioridade e você veja valor na ferramenta.
2. Crie uma tarefa ongoing e dê o play sempre que for conferir seus e-mails. Afinal, você pode e deve medir o tempo que passa cuidando deles, para repassar o custo disso aos clientes.
3. Não crie nenhuma tarefa sem uma descrição completa. Não custa nem cinco minutinhos e você poupará frustração e retrabalho.
4. Configure o Runrun.it como página inicial do seu navegador e você saberá o que fazer assim que chegar ao trabalho. Se usa Chrome, digite chrome://settings/startup e insira runrun.it
5. Veja com seus gestores/a diretoria a possibilidade de usar uma TV HD para visualizar a tela de Equipes em modo Dashboard TV. Assim todos saberão o que todos estão fazendo de forma transparente.
6. Adicione como seguidores da sua tarefa apenas quem realmente precisa estar a par do seu progresso.
7. Confira seu RR-Rating todos os dias e veja se você já foi melhor ou se está mandando bem!
