Você se orgulha de ser multitarefa? Não se engane. Fazer muitas coisas ao mesmo tempo não significa ser produtivo e eficiente no trabalho. Programe seu tempo para executar apenas uma tarefa de cada vez. Essa é a dica que o especialista em administração de tempo e produtividade e fundador da Triad Consulting, Christian Barbosa, oferece no workshop Endeavor “Gerencie o seu tempo de forma eficaz”.
O pior inimigo do seu tempo
Segundo Christian, o pior inimigo do seu tempo são as vozes que sua mente produz enquanto você está realizando uma tarefa. “Você não tem tempo porque você é um micro Chico Xavier, ouve vozes na sua rotina”, ele brinca. Essas vozes lembram você de ligar para um cliente, finalizar aquela tarefa pendente, participar de uma reunião… Quando você vê, pulou de tarefa em tarefa e não finalizou nenhuma. O especialista diz que vários estudos já provaram que, da geração Y para trás, todos somos monotarefa – ou seja, não somos capazes de fazer várias coisas simultaneamente.
“Estes estudos indicam que, quando se é multitarefa, você gasta de 20% a 30% a mais de tempo. Se você trabalha 10h alternando as tarefas, monotarefando você levaria 8h para fazer a mesma coisa“, diz o especialista. Não é só você que perde ao guardar tudo na memória: sua equipe também. Você fala algo, eles ouvem e esquecem. Depois, quando você lembra, aquela tarefa virou urgente de uma hora pra outra e todos perdem o controle de suas agendas.
A tese de Christian Barbosa é que nosso cérebro foi treinado durante décadas a ficar nos lembrando das coisas. Então, tudo o que fazemos é por lembretes, e a memória não foi feita para executar atividades, mas para estudar, criar e inovar. Não se pode confiar na memória para administrar seu tempo e, por isso se faz necessário usar ferramentas para organizá-lo – seja um caderno, uma agenda ou um software online.
“Quando a voz surgir, você escreve o que ela está te dizendo, e depois prioriza dentro do que você está fazendo naquele dia”, ele ensina. Depois que isso se tornar um hábito, você começará a agir de forma mais racional em relação às demandas e, finalmente, ser mais produtivo e eficiente no trabalho. Sua mente ficará mais limpa para executar plenamente suas funções e aberta à criatividade.
Para ser produtivo e eficiente no trabalho
O Runrun.it é uma dessas ferramentas que podem ser usadas para organizar as atividades, o tempo e o talento de toda uma equipe – do gestor aos colaboradores. Distribuindo as tarefas de forma clara a seus responsáveis, e tendo o controle do que cada um está fazendo, os gestores têm mais tempo para cuidar de questões importantes, como as estratégias de sua área, como atingir as metas e até cuidar de seu time com mais atenção. Teste o Runrun.it gratuitamente e nos conte o que achou: http://runrun.it
