Já parou para pensar que o caminho para ter equipes mais produtivas passa por fazer boas reuniões? Pois é! Sejam os encontros remotos ou não, esses deveriam ser momentos de compartilhamento de ideias e descoberta de soluções, é não eventos que tomam várias horas e nem sempre trazem resultados práticos. Reuniões ou calls improdutivas podem acabar minando a motivação da equipe, em discussões que trazem poucos resultados ou insights relevantes.
O problema, em muitos casos, não é nem a reunião em si, mas sim a forma com a qual ela é conduzida e a metodologia usada! Por isso, vamos listar abaixo o que você precisa para conduzir reuniões produtivas:
5 mandamentos da reunião produtiva
1 – Defina os objetivos e resultados esperados: não comece a reunião sem antes comunicá-los aos presentes. No máximo, apresente 3 objetivos para uma boa reunião.
2 – Convide apenas as pessoas necessárias: ou seja, apenas quem for afetado pelas mudanças anunciadas ou puder contribuir com informações e conhecimento técnico. Para isso utilize a regra dos 7: depois de sete participantes, cada um a mais reduz em 10% a chance de tomar uma decisão rápida.
3 – Compartilhe a pauta com antecedência: assim, ela pode ser acessada e editada online pelos participantes. E não se esqueça de manter o foco: durante a reunião, mantenha a pauta visível para que a discussão não mude de rumo.
4 – Produza um plano de ação: e envie uma breve descrição por e-mail para todos os convidados, deixando claro as responsabilidades atribuídas e os prazos definidos. Isso vai te ajudar no pós-reunião, para garantir que todos sabem quais são os próximos passos.
5 – Estipule um horário de término: esse limite colabora para todos os anteriores e ainda garante que não haverá desperdício. Essa prática de concisão evita que uma prioridade seja deixada para depois.
Reuniões remotas: como torná-las mais produtivas?
A pandemia causada pelo novo coronavírus fez com que, no ano de 2020, muitos tivessem que aderir ao trabalho remoto para cumprir com as medidas de isolamento social. Assim, as reuniões remotas – ou as famosas calls – se tornaram ainda mais presentes na rotina das empresas.
Apesar de os direcionamentos para uma boa reunião remota serem parecidos com as reuniões presenciais, que apresentamos no tópico acima, existem alguns pontos de atenção para esse modelo. Uma pesquisa publicada no El país chegou a conclusão de que nós nos sentimos mais cansados depois de reuniões remotas porque, devido à ausência de linguagem corporal – que faz toda a diferença no momento de troca de informações -, nosso cérebro precisa se esforçar muito mais para compreender o que está sendo dito.
Ou seja, de acordo com os dados da pesquisa, um dia de reuniões presenciais pode não ser tão exaustivo quanto um dia de calls! Pensando nisso, nós compilamos em um infográfico as principais dicas técnicas e rituais para antes e durante a reunião.
Um novo estilo de trabalho em equipe
Outra forma de manter a equipe produtiva é através do Runrun.it, um software de gestão do trabalho colaborativo! Em nossa plataforma, você vai conseguir ter a visão do todo, de todos os projetos e tarefas da equipe, e em um único lugar. Além disso, poderá realizar o acompanhando das atividades – independente de onde você ou sua equipe estiverem – sem precisar de interrupções ou mesmo reuniões! Falando nelas, você conseguirá medir quanto tempo está sendo investido por você e sua equipe em reuniões, até mesmo para saber como otimizar melhor o capacity disponível. Crie sua conta grátis agora: http://runrun.it
