A documentação de projetos é essencial para que a pessoa da gestão consiga gerenciar bem as áreas de conhecimentos junto aos stakeholders. Existem documentos fundamentais para cada fase do projeto, da iniciação ao encerramento, que precisam ser redigidos de forma simples e clara para não dar margem a diferentes interpretações.
A documentação na gestão de projetos pode ser vasta, mas listamos aqui neste artigo oito documentos imprescindíveis para conduzir um projeto de sucesso.
- Qual a documentação de projetos ideal?
- Termo de abertura do projeto
- Plano de gerenciamento do projeto
- Plano de gerenciamento do escopo
- Plano de gerenciamento do cronograma
- Plano de gerenciamento da equipe
- Plano de gerenciamento do trabalho
- Plano de garantia de qualidade
- Plano de gerenciamento de riscos
- Controle de projetos automatizado
Qual a documentação de projetos ideal?
Existem documentos essenciais e que não podem deixar de faltar no projeto. É o caso do termo de abertura e do plano de gerenciamento do projeto.
Porém, precisamos lembrar que a documentação de projetos que listamos aqui deve ser alterada de acordo com as exigências do seu cliente ou com a especificidade do projeto. O que dita quais documentos e que tópicos devem estar esmiuçados em cada documento é a complexidade e a dimensão de cada caso. Saber disso é fundamental quando se faz a gestão de múltiplos projetos.
Confira também nosso guia completo para facilitar a gestão de projetos: o que é, como fazer, metodologias, gráfico de Gantt, os melhores cursos, blogs e muito mais. Reunimos alguns dos conceitos fundamentais e oferecemos uma série de dicas, para você entender a teoria e transformá-la em prática e entender como o Runrun.it pode ajudar a gerenciar todos os processos.
>> Leitura recomendada: O que é preciso para ser um bom gerente de projetos?
1. Termo de abertura do projeto
É a documentação de projetos relativa à fase de iniciação, pois é isto que autoriza formalmente a criação do projeto. Este é o primeiro de todos os documentos, que concede ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais às atividades.
O Termo de abertura pode ser um acordo formal ou contrato comercial e deve conter informações sumarizadas e com um mínimo de detalhamento para a aprovação ou não do projeto e esclarecer aspectos relacionados ao contratante e ao contratado, como:
- Nome do projeto;
- Descrição sumária de objetivos gerais e necessidades atendidas;
- Estudo de viabilidade;
- Produtos do projeto (arquivos, palestras, treinamento, manuais, suporte, acompanhamento pós-lançamento);
- Produtos intermediários (entregues no final de cada etapa, como relatórios, cronogramas atualizados, resultados de testes e pesquisas, orçamentos de terceiros, apresentações);
- Patrocinador, gerente responsável e principais colaboradores (contratados, terceirizados, alocados de um departamento para outro, colaboradores com dedicação exclusiva ou eventual);
- Etapas definidas pela entrega dos produtos;
- Prazos (cronograma preliminar ou linha do tempo, com descrição dos processos maiores);
- Recursos necessários (orçamento preliminar, com valores escalonados por etapas);
- Restrições de uso de informações;
- Procedimentos necessários em caso de mudança de escopo;
- Procedimentos necessários para a aprovação dos produtos de cada etapa;
- Serviços adicionais.
A lista é grande porque este é um modelo geral para qualquer projeto. Você pode alterar e suprimir tópicos. Mas tenha em mente que quanto mais completo for este documento menor a chance de um mal entendido ao longo do trabalho.
2. Plano de gerenciamento do projeto
Esta documentação de projetos faz parte da fase do planejamento, como os que virão a seguir. Aqui no blog já abordamos o Planejamento de Projetos para que você possa gerenciá-lo da melhor forma.
O plano de gerenciamento do projeto será o índice de referências, no qual ficarão armazenados todos os documentos, tanto do planejamento estratégico quanto da execução do projeto.
Este plano é fundamental para a gestão de projetos, pois descreve como ele será executado, controlado, monitorado e encerrado e serve como um guia para a equipe durante todas as fases do projeto, portanto, o ideal é você dar o seu toque a ele.
3. Plano de gerenciamento do escopo
Também conhecido como PGE, essa documentação de projetos determina os objetivos do projeto e o seu escopo para facilitar lidar com as mudanças que surgirem no percurso.
Tome nota: o escopo é uma espécie de briefing, de roteiro das atividades, já acordadas, necessárias para cumprir os objetivos do projeto.
Deve ser um documento fácil de entender, para que todas as partes interessadas estejam alinhadas.
O PGE também deve conter o processo de criar a Estrutura Analítica do projeto (EAP), que subdivide os produtos e o trabalho em componentes mais gerenciáveis.
Para que o propósito do projeto esteja alinhado com a estratégia de negócios, não deixe de conferir este texto sobre modelo de projeto melhor do que o previsto.
4. Plano de gerenciamento do cronograma
É o compilado das fases do projeto, mês a mês, com suas tarefas de destaque, o status de cada uma (concluída, em andamento, contínua ou por fazer), e ainda data de início e expiração do contrato. É o documento que as partes interessadas (stakeholders) mais desejarão ver. Temos um artigo completo para colocar o tempo a seu favor quando se fala em cronograma de projetos.
No Runrun.it, além de visualizar o projeto no formato de Kanban, também é possível colocá-lo no formato de Gantt, tudo isso de forma interativa e digital, para você ver e gerenciar o volume de entregas e fazer a gestão de pauta do seu time.
Saiba mais neste vídeo.
Uma curiosidade: você sabia que as entregas, que são definidas no início do projeto e aceitas/aprovadas no final do projeto, se tornam “marcos” ou milestones, quando possuem uma característica de decisão importante? Não deixe de conferir o nosso artigo sobre isso!
5. Plano de gerenciamento da equipe
Fornece a rápida visualização de quem está fazendo o que no projeto. Facilita a execução eficiente do projeto e deve tornar a comunicação da equipe a mais transparente possível. Afinal, lembre-se, não existe gestão de projetos sem gestão de pessoas.
O principal benefício deste processo é garantir que os eles estejam disponíveis para o projeto na hora certa e no lugar certo, e sejam liberados quando não forem mais necessários.
O Runrun.it é um gerenciador de projetos e tarefas essencial para gerir equipes remotas, presenciais ou em modo híbrido de trabalho.
A ferramenta possui um timesheet automatizado e oferece dados confiáveis sobre produtividade e ainda gera relatórios de custos, desempenho e muito mais, o que te dá base para realizar orçamentos futuros e estabelecer prazos mais realistas. Nele, é possível acompanhar o tempo investido nas atividades e os prazos das tarefas, distribuir as atividades de acordo com a disponibilidade da equipe, evitando a sobrecarga de trabalho ou abrindo a possibilidade de aceitar novos projetos.
6. Plano de gerenciamento do trabalho
Mantém o controle das atividades, os pacotes de trabalho, recursos, duração, custos, metas, caminho crítico do projeto, etc. É um documentação de projetos essencial por ser a diretriz do trabalho da equipe.
7. Plano de garantia de qualidade
Serve para monitorar o padrão de qualidade que as entregas do projeto deverão obedecer. Esta documentação de projetos costuma incluir testes de abordagem do produto, políticas de qualidade, checklists de qualidade, definições de desvio, métricas de qualidade, graus de severidade de defeito do produto, critérios de aceitação e os custos da má qualidade.
8. Plano de gerenciamento de riscos
Uma importante documentação de projetos na qual ficam relatados os riscos do projeto e suas possíveis soluções, além das oportunidades e os planos para explorá-las ao máximo, logo que surgirem. Neste plano, você pode definir ações para tratar os riscos como Mitigação, Aceitação, Contingência, Transferência e outros. Com ele situações saem do campo dos imprevistos e a empresa fica preparada para gerenciar da melhor forma o projeto.
>> Leitura recomendada: Gestão de custos em projetos: dicas para controlar melhor os gastos
Controle de projetos automatizado
Manter toda essa documentação atualizada pode ser muito difícil se você tiver de anotar e conferir tudo à mão, ou montando e combinando planilhas. Em vez disso, automatize todo o controle de projetos da sua empresa com o Runrun.it.
Você poderá armazenar e dividir esses documentos, bem como monitorar a performance de cada profissional. Qualquer mudança de prioridade é facilmente compartilhada e você consegue acompanhar a evolução do projeto.
>> Leitura recomendada: Gestão de projetos de TI: escolha a metodologia e a ferramenta certa
O Runrun.it oferece ainda o gráfico de burnup, que cruza dados e ajuda você a dar previsibilidade ao fluxo de trabalho, combinando prazo e orçamento estimados. O software faz o gráfico pra você e o atualiza. Afinal, uma parte fundamental da gestão de um projeto é o monitoramento do progresso.
A automatização colhe todos os dados imputados diariamente pelos colaboradores, como tarefas cumpridas na lista de prioridades e timesheet, e atualiza o gráfico Burnup para você ter visão geral do projeto.
Vá além da documentação de projetos: tenha dados precisos!
Você costuma trabalhar com métricas? A saúde do projeto pode ser acompanhada através de indicadores ou KPIs (indicadores-chave de desempenho) que deverão ser monitorados, bem como a forma e a frequência com que esses dados serão medidos.
Usar um gerenciador de projetos, como o Runrun.it, irá te ajudar na organização dos projetos e a acompanhar suas métricas de perto. O Dashboard do Runrun.it centraliza as informações mais relevantes para a sua empresa em um único lugar, de maneira visual e direta. É só arrastar os blocos pelo sistema drag and drop (arrastar e soltar) para personalizar o painel e mostrar os indicadores de acordo com a importância.
O Dashboard do Runrun.it é individual. Criar, editar e deletar métricas não vai interferir no painel de outra pessoa. Cada usuário terá acesso apenas aos projetos e tarefas que possui permissão. Crie uma conta e teste grátis: http://runrun.it.
