Planejar e organizar a agenda de tarefas diárias das empresas é uma atividade que, a princípio, pode parecer banal, mas que facilita a vida de muita gente, evitar retrabalho e melhorar o rendimento de todos.
No entanto, quando uma agenda de tarefas é feita com a ajuda de ferramentas como o Runrun.it e por pessoas envolvidas com o planejamento da empresa, os resultados podem ser muito mais satisfatórios.
Neste artigo, vamos trazer para você os principais motivos para criar uma agenda de tarefas organizada e os benefícios gerados para o fluxo de trabalho.
- Por que ter uma agenda de tarefas é importante?
- Como montar uma agenda de tarefas
- Benefícios de usar uma agenda de tarefas
- Gestão do tempo eficiente
- Menos preocupação, mais produtividade com o Runrun.it
Por que ter uma agenda de tarefas é importante?
Quando falamos em desenvolver uma agenda de tarefas para melhorar a gestão do trabalho, um dos questionamentos que passam é se a criação desse instrumento não daria ainda mais trabalho para as lideranças.
A resposta para essa dúvida é simples: não! Isso porque a ideia é que você separe um período do seu dia, ou da sua semana, para preencher a agenda de tarefas. Esse tempo não precisa ser longo, mas é importante que você se concentre enquanto estiver executando essa tarefa.
Pode acreditar, esse pouco tempo gasto em planejamento vai economizar muitas horas da sua equipe e da sua gestão. Além disso, você pode usar uma ferramenta como o Runrun.it, para que essa tarefa seja mais prática.
E não é só isso: além de organizarem uma quantidade elevada de tarefas e permitirem um planejamento mais longo, ferramentas de gestão com agenda de tarefas apresentam outra vantagem.
Com elas, você pode ter uma agenda compartilhada com os colaboradores ou gestores. Essa visualização coletiva das tarefas ajuda a manter as pessoas engajadas e envolvidas. Isso porque elas sabem no que os outros estão trabalhando e como estão performando.
Como montar uma agenda de tarefas
O pré-requisito básico para montar uma agenda de tarefas é utilizar um software de gestão completo, que favorece a integração das ferramentas básicas de sua rotina e permite o acompanhamento coletivo das atividades, como é o caso do Runrun.it.
A seguir, vamos explicar as principais facilidades que você encontra para criar uma agenda de tarefas com a plataforma.
Listando as tarefas prioritárias
As tarefas nada mais são que divisões das atividades que fazem parte de um projeto. Para que eles sejam bem executados, é preciso definir quais atribuições precisam ser realizadas primeiro, definindo posteriormente as demandas sequenciais.
No Runrun.it, a agenda de tarefas começa a ser desenvolvida dentro dos projetos, com a listagem das atividades mais importantes e a definição de prioridades.
Como a informação é essencial para o desempenhar das atividades, no gerenciador você consegue preencher os detalhes descritivos das tarefas, categorizar o tipo da atividade a ser feito, alocar os responsáveis e estabelecer os prazos de entrega.
Preenchendo as informações
Uma descrição completa faz total diferença para que as atividades sejam cumpridas com excelência, da mesma forma que oferece um material prático para revisitar as informações sempre que necessário.
Com o Runrun.it, a equipe tem acesso a recursos que tornam a criação e navegabilidade dos briefings mais dinâmicos completos.
Como exemplo, podemos citar o uso de checklists, imagens, links para sites ou vídeos, personalização do texto para destacar pontos importantes, criação de tags de marcação, entre outras possibilidades que auxiliam os profissionais a entenderem o objetivo de suas funções.
Visualizando tarefas
Não podemos deixar de lado um item básico que é a visualização da agenda de tarefas. Ao usar o Runrun.it, os perfis conseguem enxergar as demandas de diferentes maneiras para não perder de vista as suas atribuições do dia.
O modelo mais visual deles é o kanban, um método de gestão ágil que traz transparência para as tarefas em desenvolvimento. Neste formato, que é semelhante a um tabuleiro, as atividades podem ser movimentadas em colunas que representam as etapas do fluxo de trabalho.
Assim, é possível visualizar em tempo real quais demandas estão sendo feitas, quais estão paralisadas devido a algum obstáculo e as que já foram entregues, o que permite uma atualização imediata da agenda de tarefas.
O gantt, por sua vez, é um cronograma interativo que mostra a agenda de tarefas de cada envolvido de acordo com os prazos estipulados para a realização dos jobs e a capacidade dos profissionais.
Assim, as lideranças possuem mais visibilidade para distribuir funções com responsabilidade e sem gerar sobrecarga de trabalho, além de observar as tarefas interdependentes com mais clareza.
A agenda de tarefas também é disponibilizada no formato de lista, que pode ser organizada conforme seus critérios favoritos ou mesmo integrada ao seu aplicativo preferido, seja no Outlook, Google ou Apple.
Benefícios de usar uma agenda de tarefas
Existem algumas vantagens de investir mais em planejamento e manter uma agenda de tarefas objetiva e organizada. A seguir, vamos destacar 4 delas:
Redução do estresse
Ao fazer sua agenda de tarefas, você já começou a desenvolver seu planejamento e a ansiedade de resolver suas pendências diminui. Isso serve para você e para seus colaboradores, que vão conseguir administrar as pendências com mais equilíbrio e eficiência. Leitura recomendada: Técnicas para você evitar o estresse no trabalho
Maior flexibilidade
Se seu plano já está traçado com detalhes, fica mais fácil você se adaptar aos imprevistos que certamente surgirão. Alterar prioridades é uma realidade com a qual temos que lidar, e com uma agenda de tarefas, você se prepara para as mudanças e atualiza as urgências de forma prática.
Leitura recomendada: Dicas para você priorizar as atividades e organizar a gestão
Melhor visibilidade do trabalho
Durante a realização da tarefa, os envolvidos conseguem medir e entender melhor se os prazos e custos estão de acordo com o plano.
Com o Runrun.it, esse acompanhamento fica ainda mais claro pela facilidade em visualizar o fluxo de trabalho e com a avaliação de desempenho a partir de indicadores de produtividade, gestão do tempo e capacidade disponibilizados na plataforma.
Menos distrações
E por fim, quando todos estão na mesma página e sabem o que deve ser feito, fica mais fácil evitar distrações, já que não é preciso pensar no que deve ser feito e sim concentra-se na execução da tarefa.
Inclusive, se você quiser saber mais sobre concentração no trabalho, recomendamos que assista ao nosso webinar abaixo com o CEO do Runrun.it, Antonio Carlos Soares, em que fala sobre deep work e como evitar distrações no trabalho!
Gestão do tempo eficiente
Não importa o quanto modernizamos nossas empresas e processos, uma coisa será sempre igual: o dia tem 24 horas.
Ou seja, o tempo não é flexível e nós precisamos aproveitar esse recurso natural da melhor forma possível, ainda mais no trabalho, onde as demandas parecem duplicar todos os dias e, por isso, as horas são cada vez mais escassas.
Portanto, uma agenda de tarefas vai servir como guia para que você e a sua equipe possam administrar o tempo da melhor forma possível, entregando as demandas com qualidade e claro, dentro dos prazos estipulados.
Timesheet automático
Para uma gestão do tempo eficiente, você pode fazer uso de um timesheet ou de uma planilha de horas trabalhadas.
Esse registro do tempo vai ser fundamental para que você possa entender onde o tempo da sua equipe está sendo investido, quais são os projetos que mais demoram para serem concluídos, quais tipos de demanda levam mais tempo para serem finalizadas, além de te ajudar a medir a produtividade da equipe como um todo. Inclusive, esse controle das horas trabalhadas é fundamental para uma boa precificação de serviços.
Alinhando com o fluxo de trabalho
Uma agenda de tarefas também precisa estar de acordo com o fluxo de trabalho ou o tamanho da sua empresa, até mesmo para definir se as tarefas devem ser organizadas por dia ou semana.
Além disso, é importante entender a gestão de processos da empresa, se não existem etapas que burocratizam e travam o seu fluxo de trabalho, ao invés de dar fluidez para a equipe.
Categorização por tipo de tarefa
Uma outra dica que pode te ajudar na hora de montar uma agenda de tarefas é dividi-las de acordo com a complexidade e o tempo que elas levam até estarem finalizadas.
Uma tarefa que parece complicada e demorada, pode se tornar mais simples se for dividida em partes e trabalhada aos poucos. Para garantir que todas as partes serão feitas, você pode criar um checklist para tarefas desse tipo ou utilizar os filtros avançados do Runrun.it
Priorização
A priorização encara um problema muito comum em empresas: o surgimento de diversas tarefas simultâneas. Em uma situação ideal, os gestores, conhecendo sua equipe e os processos da empresa, conseguem prever prazos e custos para determinado projeto.
Mas o ideal é aquilo que está no mundo das ideias, e os clientes, o mercado e a vida real não são bem assim.
No meio do caminho, surge mais um projeto, que pode ser menor em escopo, mas maior em urgência. O cliente da semana passada pediu uma alteração. O material que deveria ser entregue não chegou. E agora?
Podemos até acreditar que conseguimos fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas mesmo nossa determinação tem um limite. Logo, o ritmo de trabalho cai. O número de horas e o custo que o gestor tinha previsto de cada cliente já não são os mesmos. O que fazer?
Nestas horas, a ordem é reestabelecer as prioridades. Quando diversos profissionais se veem com tarefas paralelas nas mãos, eles conseguem se organizar e estabelecer um fluxo de trabalho ideal – ou o mais próximo possível disso.
Assim, os custos e prazos serão sempre os menores possíveis, mas ainda serão realistas. A empresa fica feliz e o cliente também.
Menos preocupação e mais produtividade com o Runrun.it
Agora que nós já te contamos as vantagens de uma agenda de tarefas, está na hora de colocar a mão na massa! E, para isso, nada melhor do que contar com o Runrun.it para organizar todas as suas tarefas e as da sua equipe, aumentando a produtividade do time e melhorando as entregas.
Em nossa plataforma, você consegue criar tarefas com recursos automatizados, gerenciar o tempo de cada demanda e identificar gargalos, oportunidades e otimizar os processos do seu fluxo de trabalho. Gostou? Então teste agora: https://runrun.it.
