Quem já não saiu de uma reunião frustrado(a), sentindo que o tempo não foi bem aproveitado? E pior, tendo um monte de tarefas pendentes para fazer? Pois é, reuniões longas e sem foco podem ser um grande problema na vida de qualquer um que esteja interessado em produzir – seja gestor, seja colaborador. Por isso, tanto no mundo da gestão como fora dele, usar ferramentas e métodos que ajudem a otimizar o tempo pode ser uma decisão de muita sabedoria. A webmeeting, ou reunião online, sem dúvida, é uma dessas facilidades.
O que é e para que serve o webmeeting?
Trata-se, essencialmente, da transmissão ao vivo de informações, por meio de uma plataforma online. O formato pode ser utilizado para reuniões coorporativas, treinamento de equipes (multiplicação de informação em tempo real), educação a distância (EAD), lançamentos e demonstrações de produtos, congressos, seminários, workshops, palestras, feiras, leilões, mostras, festivais, eventos esportivos, coletivas de imprensa, relação com investidores (RI) e até transmissão de shows. Ufa! São mesmo muitas as possibilidades.
O webmeeting pode ser utilizado também para reunir membros de diferentes sedes da mesma empresa, por exemplo. Ou para que você se conecte a colaboradores home office. O fato é que, com uma reunião online, você encurta distâncias e ganha tempo.
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Como fazer uma webmeeting?
Hoje, é possível fazer uma reunião online por meio de diferentes plataformas ou serviços de comunicação. Serviços de chat online com chamada de voz e vídeo (Skype é o mais conhecido), serviços de chat que utilizam plataformas de relacionamento (como videoconferências pelo Messenger do Facebook ou WhatsApp), ou mesmo serviços específicos de algumas marcas, como o Facetime, que integra aparelhos celulares iPhones e computadores Macintosh.
As possibilidades são muitas. Inclusive, há ferramentas exclusivas para isso – como o Meetime, que oferece soluções via internet, telefone fixo e/ou celular para conferências online de qualquer natureza.
Quando fazer webmeetings?
Muitos assuntos de uma organização, sem dúvida, precisam ser resolvidos cara a cara. Por exemplo, conhecer um novo fornecedor, ou um novo cliente, pensar ou repensar estratégias, entre outros tópicos que precisam de avaliações presenciais.
Porém, algumas questões ligadas à rotina, como execução de tarefas, alinhamento e troca de ideias, podem acontecer perfeitamente via webmeeting.
Ou seja, é preciso identificar, dentro da sua cadeia produtiva, o que é essencial ser discutido presencialmente, e o que pode ser resolvido através de reuniões online.
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Cuidados ao realizar uma webmeeting proveitosa
Para qualquer reunião presencial, os cuidados com a apresentação, tanto do seu espaço quanto de você mesmo(a), são fundamentais. Para fazer um encontro online, mesmo que home office, também é preciso levar em consideração alguns pontos, como:
- Ter certeza de que sua conexão (via internet ou telefone) esteja com boa qualidade;
- Usar o seu microfone no modo mudo sempre que não estiver falando. Ruídos de fundo podem atrapalhar o foco e a concentração da conversa;
- Tomar cuidado com as configurações do programa que você estiver usando. Cheque anteriormente seu microfone e a sua saída de som e imagem;
- Posicionar sua câmera na altura de seus olhos. Evitar ângulos estranhos, muito altos ou muito baixos, que podem acabar distraindo quem está do outro lado.
- Procurar estar com o local onde acontecerá sua webmeeting organizado, principalmente o que estiver em foco na tela. Procure também uma luz natural ou que seja adequada para a iluminação do ambiente;
- Se estiver em uma conferência de grupo sem o uso de vídeo, não se esqueça de apresentar-se antes de falar, caso alguém não o faça antes;
- Quando você estiver falando, tente falar olhando para a sua câmera, em vez de olhar para você mesmo falando. Olhos nos olhos sempre é uma forma de conseguir atenção e o engajamento do seu receptor.
Reuniões produtivas: check!
Já escrevemos aqui no nosso blog diferentes posts sobre como ter reuniões produtivas, e sempre cabe lembrar que, muitas vezes, trabalho de equipe e reuniões podem ser grandes rivais.
Tudo porque é comum que reuniões consumam um tempo precioso na execução das tarefas, e nem sempre trazem resultados.
Uma pesquisa da Microsoft, por exemplo, apontou que, das 45h de trabalho semanais, geralmente 29h são gastas em produção – ou seja, mão na massa; e 16h, gastas com reuniões improdutivas.
Para evitar que sua empresa siga esse padrão, antes de qualquer reunião, seja presencial ou online, é importante ter uma preparação. Pode parecer óbvio, mas, na prática, muita gente entra em uma reunião sem ter a mínima noção do que está fazendo lá.
Para evitar esse desperdício de tempo e dinheiro, comece analisando a necessidade da reunião convocada. Ou seja, tenha em mente o propósito do encontro e faça com que o mesmo seja claro para todos participantes. Definir objetivos e resultados esperados é uma ótima forma de começar o planejamento da sua reunião.
Regra dos 7 e controle do tempo
Antes de chamar todo mundo para discutir o assunto, pense em quem realmente é necessário estar lá. A Regra dos 7 sugere que o fato de ter mais do que sete pessoas reduz a chance de decisões serem tomadas em 10% para cada participante.
Compartilhar a pauta da reunião com antecedência é fundamental dentro do seu planejamento. E tornar a pauta visível durante a reunião ajuda a manter o foco no que é necessário.
Estipule também um tempo de começo e término. Estudos de casos apontam que 30 minutos são ideais para se discutir o que é prioritário. E claro, seja pontual para começar e terminar.
E para evitar aquela sensação “do que mesmo que estávamos falando?”, o pós reunião é muito importante. Produza um plano de ação e compartilhe com todos os envolvidos na reunião.
Use e abuse das ferramentas de gestão
Diminuir o número de reuniões e apostar em webmeetings planejadas é uma tendência na área de gestão para otimizar o tempo. Todos só têm a ganhar. E, com ferramentas que organizam e controlam as tarefas, essa otimização se torna ainda mais viável.
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