O trabalho a distância se tornou uma realidade para muitos gestores e suas equipes no ano de 2020, por conta da pandemia do novo coronavírus. Mesmo agora com a flexibilização do isolamento social, muitas empresas permanecem nesse modelo e os líderes passaram a se perguntar: como controlar o trabalho home office?
Essa necessidade começa a se intensificar, especialmente nos casos em que essa é a primeira experiência de gestão a distância, nas quais os novos processos e rituais ainda não estão bem definidos. Entretanto, será que essa necessidade por controle é mesmo benéfica para os colaboradores do seu time? Nesse artigo, vamos explorar um pouco essa necessidade por controle e também dar dicas de como balancear a necessidade do gestor e o bem-estar das equipe.
- Como controlar o trabalho home office?
- Pesquisa: clima organizacional nas agências
- Ferramenta de gestão para o home office
Como controlar o trabalho home office?
No ambiente de trabalho, é normal que os colaboradores informem aos seus gestores em qual demanda estão trabalhando, como está o status de um determinado projeto, se há algum impedimento externo ou se a equipe está aguardando uma aprovação para dar continuidade ao processo, entre outras situações. Entretanto, no home office, essa comunicação pode ainda não estar tão fluida, fazendo com que o líder sinta uma maior necessidade de controle. Além disso, em alguns casos, existe ainda a desconfiança de que os funcionários não estão trabalhando, ou entregando a mesma quantidade de tarefas do que no presencial.
Uma pesquisa realizada pela Gartner com 239 empresas concluiu que mais de 50% delas estão utilizando alguma forma não tradicional de monitoramento e coleta de dados de colaboradores. Em 2015, esse número era de apenas 30%.
No mesmo artigo citado acima, eles elencam o monitoramento de telas, tracking de uso do teclado, monitoramento via Zoom que em momentos de compartilhamento de tela avisa ao host da reunião de alguém não está visualizando em tela cheia e ferramentas de chat que disponibilizam o histórico de conversas e, até mesmo, o uso de biometria.
É claro que existem outras formas de controlar o trabalho em home office, porém, o que chama a atenção nesses casos é que nenhum deles está relacionado ao estímulo da produtividade e engajamento da equipe, mas sim beiram a microgestão, que só faz aumentar sentimentos de desconfiança e desmotivação, o que pode em muitos casos fazer com que a equipe se torne completamente apática ao gestor – e tentar contornar a apatia e tão difícil quanto engajar colaboradores remotos em uma pandemia.
Porém, como comentamos acima, colaboradores estão acostumados a informar seus superiores. Além disso, de acordo com a pesquisa da Gartner, em 2018, 30% dos colaboradores estavam confortáveis em saber que seus e-mails estava sendo monitorados – em 2015, esse número era de apenas 10%. Em todo caso, o número mais interessante é que quando os colaboradores entendem as razões do monitoramento e sentem que o assunto está sendo tratado de forma clara e transparente, esse número sobe para 50%
Até mesmo porque, o monitoramento de colaboradores não está apenas relacionado à desconfiança e espionagem. A coleta de dados está sendo utilizada por algumas empresas para entender como as pessoas estão utilizando os novos ambientes de trabalho, analisar níveis de estresse, incentivar pequenas pausas durante o dia etc.
Por isso, antes de pensar em investir em programas de monitoramento, entenda que isso vai gerar uma quantidade muito grande de dados, que vai precisa de análise e que de alguma forma precisa retornar em boas ações para a empresa. Até mesmo porque, pesquisas de clima organizacional costumam demorar de 9 meses a 1 ano para de fato gerarem ações para a organização.
Antes de optar por alguma forma de controle, não esqueça de se atentar a 3 pontos essenciais:
- 1. Se a sua organização está preparada para esse modelo.
- 2. Se a sua comunicação é clara e transparente,
- 3. Se você possui uma alta capacidade de análise de dados.
>>Leitura recomendada: 5 problemas reais de comunicação que atrapalham o andamento da sua empresa e como evitá-los
Pesquisa: clima organizacional nas agências
Como nós mencionamos acima, entender o clima organizacional de uma organização é fundamental se o seu objetivo for melhorar a experiência de trabalho dos colaboradores e trabalhar melhor, seja de forma remota ou híbrida.
Em julho, nós do Runrun.it, realizamos uma pesquisa com cerca de 250 colaboradores de agência para entendermos qual é a visão deles em relação ao home office, o relacionamento com as lideranças e as expectativas para o futuro.
Clima organizacional
De acordo com a pesquisa, 82,2% das agências permanece em trabalho 100% remoto.
Em relação à percepção da produtividade, 62% dos colaboradores afirmou estar trabalhando mais horas do que antes para entregar a mesma quantidade de tarefas, ou até mais. Isso pode acontecer porque a carga de trabalho aumentou ou, porque, em home office, processos de aprovação ou pequenos ajustes podem levar mais tempo do que no presencial.
Outro fator que pode influenciar o aumento nas horas trabalhadas são as dificuldades de concentração, tendo em vista que 48% dos entrevistados achou mais difícil de focar nas atividades e 24,8% encontrou problemas para administrar o próprio tempo. Nesses casos, a falta de um lugar adequado para o trabalho e a dificuldade na adaptação podem trazer esses desafios para as rotinas, justamente porque requer uma mudança de pensamento e organização das tarefas do dia.
>>Leitura recomendada: Como manter a produtividade por perfil comportamental em tempos de home office?
Relação com as lideranças
No home office, os líderes assumem novos papéis para com suas equipes e também precisam desenvolver melhor outras características que são fundamentais nesse momento como proatividade, confiabilidade, capacidade de organização e delegação de tarefas e motivação.
Os gestores também se tornaram a maior figura motivadora do time, já que os colaboradores sentem que os líderes confiam no trabalho que está sendo desenvolvido por eles (77,5%), enquanto apenas 16% sentem que o controle e a microgestão aumentou. Além disso, 76% dos colaboradores possui autonomia para decidir em qual tarefa vai trabalhar.
Porém, podemos nos atentar ao fato de que 54% gostaria de receber mais feedbacks, que são fundamentais para o desenvolvimento de carreira e demonstra também que o gestor está acompanhando de perto o desenvolvimento do trabalho de sua equipe e está disposto a ajudá-los a crescer.
Visão de Futuro
Para o futuro, 57,5% dos colaboradores afirmou que gostaria de continuar trabalhando remotamente 5 vezes por semana, o que é quase 3 vezes menor do que a quantidade de gestores que gostaria de continuar 100% em home office, de acordo com pesquisa realizada pelo Runrun.it com cerca de 300 gestores em maio de 2020. Por outro lado, a vontade de trabalhar a distância alguns dias da semana é muito similar para colaboradores (81,5) e gestores (82,7), de acordo com os resultados da pesquisa mencionada anteriormente.
De acordo com os dados apresentados acima, podemos ver que a necessidade por controle e microgestão podem afetar a produtividade de algumas equipes, cujo sentimento é de estar entregando a mesma quantidade, ou em alguns casos até mais! Além disso, a boa notícia é que você pode sim contar com ferramentas para gerenciar o trabalho remoto da sua equipe de forma transparente e sem microgestão!
Ferramenta de gestão para o home office
O Runrun.it é uma plataforma completa de gestão do trabalho, seja ele remoto ou presencial, que te permite priorizar as tarefas do time, organizar os projetos, avaliar a produtividade dos times e se comunicar de forma clara e transparente! Abaixo nós destacamos as principais funcionalidades do Runrun.it que vão te ajudar a acompanhar a distância o trabalho da equipe:
Transparência
Como já mencionado pela pesquisa da Gartner, quando os colaboradores estão cientes de como a ferramenta utilizada por eles funciona e qual é o objetivo que se deseja alcançar através do uso, a tendência é que a adesão e o engajamento sejam maiores. No Runrun.it, como estão todos na mesma plataforma, você consegue registrar todas as informações importantes e estabelecer uma comunicação clara e transparente através dos comentários das tarefas!
Relatórios gerenciais
Para os perfis de nível gerencial do Runrun.it, existe uma série de relatórios disponíveis para avaliar o custo dos projetos, o orçado x realizado, as horas trabalhadas por projeto ou por tipo de demanda, alocação de recursos e horas disponíveis. Através deles, você vai conseguir obter de forma automatizada as informações necessárias para analisar a rentabilidade dos clientes, o capacity e produtividade das equipes, ou mesmo, o tempo investido nas demandas do mês, por exemplo.
Dashboard
Através do nosso Dashbaord, todos os usuários do Runrun.it podem criar suas próprias métricas e gráficos com objetivo de acompanhar em tempo real como está o trabalho da equipe, ou para os colaboradores analisarem os projetos e tarefas que mais os interessam.
Como as informações estão ao alcance e podem ser entradas de forma fácil e simples na plataforma – claro, de acordo com as permissões de cada tipo de usuário – você consegue estabelecer uma relação de confiança através da plataforma, já que as informações importantes, tomadas de decisões ou possíveis alterações ficam registradas. Além disso, através do RR-rating cada usuário vai somando pontos de acordo com as ações que realiza no sistema. Crie agora sua conta grátis: https://runrun.it
