Gerenciamento de tempo é o que nós, do Runrun.it, amamos fazer, porque aprendemos como fazer direito. A ferramenta foi criada por gestores que precisavam gerenciar muitos projetos ao mesmo tempo, e nenhum método disponível se adequava às suas necessidades. Aqui vão alguns conselhos que julgamos fundamentais para você planejar e conseguir usufruir do seu tempo da forma mais inteligente possível. Contribuições de Antonio Carlos Soares, co-founder do Runrun.it.
1. Liste
Colocar tudo no papel reduz a ansiedade e te ajuda a pensar de forma crítica e clara. Simplesmente liste todas as atividades e projetos em que você está envolvido. Não se preocupe em organizar nada nessa etapa. Liste suas tarefas e relaxe.
2. Classifique
Agrupe suas tarefas em: tarefas grandes (que têm muitas etapas para serem cumpridas) e tarefas menores (que você executa com facilidade).
O que pode te dar uma boa mão com suas listas são as agendas, de papel ou online, como a Google Agenda, e aplicativos mobile, por exemplo o Any.do, que categoriza as tarefas entre “pessoal” e “profissional”, o Evernote e o Wunderlist. São extremamente intuitivos e podem estar sempre com você.
3. Prioridade e Prazo
Depois de classificar e agrupar suas tarefas, é hora de priorizar. Você precisa saber por onde começar, porque cada tarefa tem um impacto diferente. Em geral, algumas poucas ações são responsáveis pela maior parte do impacto gerado.
Firme prazos sempre com alguns dias de folga antes de a tarefa ser definitivamente entregue. Assim você está preparado para modificar, se necessário, para reavaliar seu trabalho, e ainda pode até adiantar outra tarefa.
4. Delegue
Estar no controle absoluto das tarefas costuma dar uma ansiedade que nem sempre é necessária. Delegar não é um sinal de fraqueza, mas um sinal de inteligência. Escolha pessoas competentes que respeitem as prioridades e prazos que você recomendou para as tarefas. Você se acalma e pode se especializar no que continua de sua responsabilidade.
5. Um por um
Como vimos, é saudável priorizar. Cumprindo uma tarefa por vez, elas serão finalizadas em menos tempo do que se você tentar cumprir um pouco de cada simultaneamente.
Exceto se você trabalha online em redes sociais, melhor desativar suas notificações. Que tal reservar um horário para conferir tudo depois? Faça o mesmo para responder e-mails e retornar ligações, que vai sentir seu dia mais bacana.
6. Tempo útil
Meia hora antes de começar seu dia, faça o seu planejamento para ele. É um momento superimportante e não demora quase nada. E aproveite para usar seu tempo livre no planejamento de compromissos pessoais. Valorize seu tempo no metrô, no ônibus, para fazer planos para o jantar. No consultório médico? Escreva sua lista de compras. Use essas dicas para além da sua rotina profissional.
7. Exercite-se
Reserve cinco minutinhos antes de começar uma atividade para ver qual resultado quer atingir. Depois da atividade, mais cinco minutos para analisar se você atingiu sua própria meta. Se não, o que estava faltando? Como vou colocar o que estava faltando da próxima vez?
>> Leitura recomendada: Aprenda a gerenciar seu tempo e alcançar a produtividade com a Técnica Pomodoro
8. Recompensa
Quando se sentir merecedor depois de um dia tão bem organizado, celebre! Agora, como celebrar é decisão sua. Só esteja seguro de que é algo que realmente goste, mas não tenha com frequência. E que venha os novos dias, planejados com esse método de gerenciamento de tempo que você aprendeu aqui.
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