Quando você procura por um bom método de controle de tarefas eficaz para seus negócios, provavelmente é porque já está usando metade do seu tempo com essa tarefa interminável. Este é um problema recorrente e fico feliz em poder ajudar. Antes de começar ou delegar qualquer coisa, tenha as respostas para estas 4 questões primordiais, e que nem sempre são automáticas no dia a dia:
1. Quanto tempo tenho para esta tarefa?
Observe como, em geral, uma tarefa é composta por fases. Visualize quais são elas para determinar de quanto tempo o responsável pela tarefa pode precisar. Conte com uma margem de folga para aqueles ajustes de emergência que costumam aparecer.
2. Quando as tarefas serão entregues?
Um prazo justo e bem comunicado contém dia e horário. Não é preciso ser rígido ao ponto de exigir pontualidade na hora, mas sim estipular um intervalo razoável, por ex., entre as 15h e as 16h, para a tarefa ser entregue. Delegar, tenha isso em mente, é natural e necessário, não é negligenciar o trabalho.
3. Quem são os responsáveis por cada tarefa?
As responsabilidades dos seus colaboradores estão corretamente ligadas às suas competências? E isso está claro? Quem faz o que dentro da sua empresa? O que normalmente acontece é que, por descuido no controle de tarefas, as equipes ficam com muitos “chefes”, delegando por todas as partes, sobretudo via e-mail, para colaboradores que ficam sem foco.
4. Qual é a prioridade de cada tarefa?
Tem certos negócios que, por conta de sua própria natureza, mudam de prioridade a todo momento. Se não houver um controle de tarefas eficiente, as pessoas ficam sem saber o que fazer. Por isso, deixar claro aos colaboradores o que é prioridade, o que deve ser feito primeiro e o que pode ficar para depois é muito importante para obter resultados mais rápidos e alinhados com as estratégias da organização.
Com o Runrun.it, além desses 4 passos bem determinados no controle de tarefas, é possível ainda dialogar dentro de cada tarefa (eliminado o pesadelo do excesso de e-mails), anexar documentos e arquivos, sem que eles fiquem perdidos nas várias máquinas da empresa, e até acompanhar em tempo real as atividades feitas pelos usuários. Isso sem falar dos vários relatórios de produtividade disponíveis. Experimente grátis: http://runrun.it
