Qualquer projeto começa a ser gerenciado quando, além de perseguir um objetivo, alguém passa a liderá-lo. E esse objetivo só será conquistado depois de se chegar a um equilíbrio entre as duas pontas da corda: prazo e custo vs. recursos.
Projetos curtos e de baixo investimento não devem envolver semanas de planejamento. Da mesma forma, os complexos e altamente críticos demandam mais do que simples habilidades em gerenciamento, mas também ferramentas que facilitem a gestão.
Neste post vamos explicar para você, gestor de projetos, como ao adotar um gerenciador de projetos online, você potencializa e mantém sob maior controle o seu trabalho.
Mas por quê adotar um gerenciador de projetos online?
Uma pesquisa realizada em 2009 pelo PMI (Project Management Institute) com 300 empresas brasileiras de diferentes portes e setores, apontou que 67% delas não realizam todos os projetos planejados. Para 76%, o fracasso dos projetos é causado por falhas na comunicação. 71% apontam prazos descumpridos como fator que também prejudica o trabalho e 70% culpam alterações no escopo.
Ao adotar um gerenciador de projetos online você vai organizar e visualizar com muito mais praticidade:
- As tarefas do projeto listadas por prioridade de entrega;
- Data e hora de início, de entrega estimada e real entrega da tarefa;
- O status da tarefa, como “revisando”, “em testes” ou “negociando”;
- Os nomes dos responsáveis e/ou do supervisor da tarefa;
- A porcentagem do projeto já concluída;
- Comentários e anexos da tarefa, sem precisar de e-mails;
- O histórico permanente de todas as informações trocadas sobre o projeto.
1. Antes de gerenciar
Faça uma pausa e reflita sobre algumas questões-chave, para delinear as estratégias (o que fazer) e as táticas (como fazer):
- Qual o problema que nos motiva a criar e seguir com o projeto?
- Quais são os benefícios esperados para as partes interessadas?
- Quais são os riscos?
- Quanto de soluções tecnológicas será preciso?
- Quais colaboradores estarão envolvidos neste processo? Haverá gargalos?
- E por fim, como os relatórios de produtividade serão processados?
2. Gerenciando
Faça um acordo entre todos os interessados (sócios, colaboradores, clientes) sobre os objetivos e benefícios do projeto. Eles devem ser envolvidos no projeto o quanto antes.
- Delegue uma equipe de projeto cuja principal responsabilidade será ajudá-lo a acompanhar o planejamento e supervisionar a implementação do projeto, interagindo com desenvolvedores externos (consultores), administradores e membros.
- Agora visualize todas as tarefas necessárias para atingir cada objetivo. Estipule um prazo e estime um custo para cada um. Depois, atribua as tarefas, que podem ser individuais ou para uma equipe toda.
- Identifique todas as áreas de risco e considere que medidas tomar para minimizá-las.
- Estabeleça metas realistas e mensuráveis. Você pode determinar objetivos do projeto (por ex.: automatizar os registros contábeis) e objetivos de negócio (por ex.: aumentar os lucros em 20%, reduzir os custos em 30%, aumentar a equipe em 10%).
- Os resultados finais devem ser acordados em um processo de negociação entre a gerência do projeto e o cliente. Em geral, os valores de tempo, custo, qualidade e objetivo são definidos por contrato.
3. (Bônus) Modelo Canvas de Negócio
O Business Model Canvas é um mapa dos principais requisitos para começar um projeto ou até mesmo uma empresa. Como todo planejamento, deve ser flexível e revisado ao longo do tempo. Geralmente o canvas online é montado com a seguinte estrutura:
Infraestrutura
- Parcerias principais: parceiros de negócio que complementam os outros aspectos do modelo de negócio.
- Atividades-chave: as atividade mais relevantes para sua empresa, essenciais para que o modelo de negócios seja eficaz.
- Recursos principais: recursos necessários para criar valor para o cliente e são considerados ativos da empresa. Podem ser humanos, financeiros, físicos ou intelectuais.
- Estrutura de custos: os custos mais importantes inerentes ao projeto.
Oferta
- Proposta de valor: o produto ou serviço oferecido no projeto, e por que se diferenciam de seus concorrentes. É a razão pela qual os clientes compram desta empresa e não de outra.
Clientes
- Segmento de clientes: o público de interesse para os produtos e/ou serviços do projeto.
- Canais de comercialização: o meio pelo qual a empresa fornece produtos e serviços aos clientes. Isso inclui a estratégia de marketing e de distribuição de uma empresa.
- Relacionamento com os clientes: o tipo de relacionamento que terá com seus clientes.
Experimente o Runrun.it, o gerenciador de projetos online brasileiro recomendado por 83% de seus clientes, que relataram um acréscimo médio de 25% de produtividade no seu trabalho. É grátis: http://runrun.it
