Não ter uma comunicação eficiente pode arruinar todo o processo criativo de uma empresa. Quando aparece um projeto novo, é essencial que os pensamentos, ideias e expectativas fiquem bem claros entre todos os colaboradores envolvidos, para que não hajam desentendimentos que, fatalmente, colocariam todo o trabalho em risco. Melhorar a comunicação dentro de sua companhia pode ser o passo fundamental rumo ao sucesso, e o site 99u fez um guia que será muito útil para ajudar e combater as falhas existentes nas relações organizacionais.
Diagnosticando os desafios de comunicação
Algumas vezes você pode perceber que existem problemas na relação entre seus colaboradores, mas tem dificuldades para identificar precisamente quais seriam eles. Então, primeiramente, veja três dos principais desafios da comunicação organizacional.
1) Pouca comunicação, que causa ansiedade
Isso costuma acontecer quando as discussões iniciais sobre alguma questão são apressadas. A partir daí, você pode receber poucos updates e acabar só percebendo os problemas quando eles são muito complicados para serem resolvidos com tranquilidade.
2) Muita conversa, pouca ação
Ter reuniões apressadas é um problema, mas ter reuniões extremamente longas para discutir cada projeto, sem que isso resulte em ações para a execução dos mesmos também levará ao estresse, e fará com que aquilo perca a importância.
3) Má interpretação das informações
Mesmo que você consiga estabelecer a quantidade certa de reuniões e conversas entre os envolvidos em determinado projeto, você ainda correrá o risco de que exista uma falta de entendimento entre eles. Pode ser que alguém acabe fazendo algo diferente do que foi pedido, ou que duas pessoas façam a mesma coisa, o que resultaria em grande frustração.
Solucionando os problemas de comunicação
Mesmo os problemas de comunicação variando muito, existem alguns procedimentos que irão ajudá-lo em qualquer circunstância.
1) Aja rápido
Se algo parece estranho, não fique torcendo para que as coisas se ajeitem, nem ignore isso. Tome uma atitude. Enfrente o problema. Seja terminando uma parceria por problemas de entendimento, ou marcando alguma reunião para discutir as diferenças, você precisa agir o quanto antes.
2) Seja completamente claro
Mostre com total clareza o que você quer que seja feito, quando isso deve ser feito, e qual a forma certa de se fazer. Não dê margem para desentendimentos.
3) Defina o fluxo de informação
Determine quando e como deve ocorrer a comunicação da equipe, de uma maneira que todas as pessoas se sintam confortáveis, e não haja excesso ou falta de informações compartilhadas. Você pode achar que discutir as suas ações nunca é demais mas nem todo mundo gosta de receber notificações de e-mail para cada passo dado em um projeto.
4) Tente estratégias diferentes
Algumas pessoas são ótimas falando ao telefone, ou em reuniões, mas não se expressam tão bem em e-mails e documentos escritos. Em outros casos, ocorre o contrário. Se tiver dúvidas sobre a melhor forma de passar as informações certas às pessoas, tente fazê-lo de algumas formas diferentes. Escreva, fale sobre isso, dê exemplos, desenhe gráficos, rascunhos e esquemas. Enfim, faça o que for preciso para que a sua mensagem seja entendida.
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Uma das melhores maneiras de conseguir ter clareza nas informações dentro de uma organização é através do uso de uma ferramenta de gestão eficiente. O Runrun.it é um software feito por gestores, para gestores, que tornará possível a você, fazer com que as pessoas trabalhem naquilo que realmente importa para a empresa, e assim atinjam o seu verdadeiro potencial. Através do uso correto do sistema, você pode organizar e priorizar as tarefas de cada usuário, deixando claro o que você precisa ser feito, quando isso precisa ser entregue, e por quem, o que evita o trabalho de mais de uma pessoa numa mesma função.
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