Tim Cook, CEO da Apple, começa seu dia às 3h45. Tim Armstrong, CEO da AOL Advertisement, acorda às 5h. Ursula Burns, CEO da Xerox, levanta da cama às 5h15. João Doria, prefeito de São Paulo, dorme apenas três horas por noite. Mas não é todo mundo que consegue despertar cedo e entrar no ritmo de trabalho nas primeiras horas do dia. Se você sente que este período poderia ser mais produtivo, aqui listamos hábitos sobre administração do tempo, sem esquecer que a vida não é só trabalho.
Líderes bem sucedidos e empresários já declararam que são mais produtivos enquanto a maioria de nós ainda está em um sono profundo. Para embasar esta filosofia de vida que pode parecer loucura, o Wall Street Journal publicou um relatório explicando por que 4h da manhã pode ser o momento mais produtivo do dia. As razões por trás do aumento da produtividade em uma hora tão excêntrica incluem:
- Mínimas distrações antes do nascer do sol;
- Ninguém está enviando mensagens para você;
- Há menos para ver nas mídias sociais.
A produtividade neste contexto pode não ser apenas relacionada ao trabalho, mas também ao “tempo sagrado” em que nos dedicamos a fazer coisas que renovem a energia, e sobre como administrar o tempo. Richard Branson, britânico fundador do grupo Virgin, acorda às 5h para se exercitar. Mas sabemos que para a maioria das pessoas não é bem assim. Enquanto Branson e os exemplos do primeiro parágrafo têm toda a estrutura para fazer essa rotina, nós precisamos trabalhar duro e ainda achar tempo para descansar. Vamos então falar como administrar o tempo de forma metódica pode ser útil na sua vida.
>> Leitura recomendada: Como ser mais produtivo? Dicas e exemplos de gestores famosos para você entregar mais
Como administrar o tempo: a importância dos primeiros 60 minutos
Neste artigo do The Huffington Post, Cathryn Lavery, co-fundadora da BestSelf, lembra que um e-mail é alguém pedindo um pouco do seu tempo. Então, antes mesmo de abrir qualquer mensagem, você precisa priorizar objetivos e tarefas. Ela traz um passo a passo das atividades que realiza antes de iniciar o trabalho.
Cathryn divide a primeira hora do dia entre café, banho, meditação e outras atividades que ajudam a tornar o dia mais produtivo, como escrever durante 20 minutos (cerca de 750 palavras). “Não é um blog ou qualquer coisa que eu vá lançar ao mundo. É um fluxo de pensamentos sobre qualquer coisa que esteja na minha mente, essencialmente, um depósito de ideias de trabalho, vida e outras decisões”, explica.
No livro What the most successful people do before breakfast, Laura Vanderkam cita alguns padrões seguidos por executivos de sucesso no período da manhã. Os gestores apontam que costumam se informar – seja com rádio, jornal ou internet – sobre o que está acontecendo no mundo dos negócios para possivelmente gerar novas oportunidades. Muitos gestores também repassam relatórios e monitoram resultados diários ou semanais para pensar em novas estratégias.
11 dicas para gestores tornarem sua rotina mais produtiva
Reunimos aqui dicas sobre como administrar o tempo de forma mais organizada e produtiva a partir dos artigos dos executivos Levi King, co-fundador e CEO da Nav, e Marcel Schwantes, fundador da Leadership From the Core, que foram publicados no site inc. Muitas destas sugestões são consenso geral – e até já indicamos anteriormente, mas esperamos que uma lista te ajude a fixá-las. Vamos lá:
1. Antes da semana começar, tenha uma visão geral
Abra seu calendário na noite de domingo e procure ter uma visão panorâmica de todas as suas responsabilidades para os próximos cinco dias. Faça isso enquanto sua mente ainda está relaxada do fim de semana. Você acordará segunda-feira de manhã sentindo-se centrado em vez de apressado. Essa dica também aparece neste nosso infográfico sobre controle de tempo.
2. Saiba o que é prioridade, sempre!
Logo no início da manhã – ou até mesmo no dia anterior – estabeleça sua lista de tarefas para o dia seguinte. Inclua os itens de curto prazo, intermediários e de longo prazo, bem como demandas urgentes que precisam ser resolvidas de imediato. Assim, rapidamente você conseguirá delegar e saber por onde começar.
3. Altere a localização do despertador
Ter o despertador (ou smartphone) ao lado de sua cama ao alcance do braço é uma das razões que faz com que as pessoas desistam de levantar mais cedo. Quantas vezes você desligou o alarme sem estar alerta o suficiente para saber que você desligou? Exatamente. Essa dica simples pode fazer com que você se force a não enrolar na cama.
4. Dê motivos a si mesmo
Digamos que você atualmente acorde entre 7h e 8h e tem uma rotina bem estabelecida. Ao ler esse texto deve estar se questionando: por que acordar mais cedo? Bom, você não vai fazer isso simplesmente porque líderes de grandes empresas estão fazendo, mas por um motivo próprio. Tenha um plano: algo que você quer fazer por si mesmo, de preferência algo divertido ou estimulante que vai trazer emoção para o seu dia.
>> Vídeo recomendado: Em palestra no TED, Filipe Castro Matos, empresário português, destaca como acordar todos os dias às 4h30 pode mudar sua vida.
5. Estabeleça três metas para o dia
Sempre falamos por aqui: faça primeiro o mais importante e urgente. Não ocupe seu tempo com tarefas fáceis só para eliminá-las, pois você corre o risco de nunca chegar nas tarefas importantes. Assim, tenha em mente três metas possíveis que devem ser cumpridas no dia. Se possível, tenha elas escritas em um papel.
6. Faça algo difícil de propósito
Sempre separe um tempo para aquelas tarefas que exigem meditação, paciência, criatividade e prática. Se você tem 20 coisas para fazer, é fácil priorizar e escolher um desfio: a execução de algo que te traz satisfação com o trabalho.
7. Limpe sua caixa de entrada
Se optar por utilizar o período da manhã (bem cedinho) para tarefas relacionadas com o trabalho, poderá responder a todos os seus e-mails pendentes sem voltar a vê-lo tão logo. Desafie-se a ter uma política de zero mensagens na caixa de entrada até as 7h e não cometa o erro de verificar o e-mail a todo instante.
8. Seja metódico e confie nas pessoas
Ter um gestor online de tarefas permite que você tenha um controle do seu dia. Seja um pouco metódico e exigente com seu planejamento. Seguir uma lista de tarefas priorizadas irá ajudá-lo a entender a urgência dos imprevistos. Mas se você tem crises que inviabilizam essa organização é provável que isso aconteça por alguns motivos como:
- a) Você não confia em seus colegas ou colaboradores para realizar as tarefas
- b) Você é indisciplinado
- c) Um pouco de ambos
No caso da opção a), a dica é manter uma comunicação eficiente com seus funcionários e dar mais liberdade para o erro. Sempre lembre de dar atenção para a contratação das pessoas dentro da sua estratégia e dos valores da empresa. Você terá mais confiança em todos. Mas, se seu diagnóstico for a opção b), melhor ler novamente estas dicas e conferir estes artigos:
- Quer aumentar sua produtividade? Então faça uma checklist
- Procrastinação: Como convertê-la de vício em virtude
9. Tome tempo para conexões emocionais
Nunca se esqueça de cultivar relacionamentos fortes com os membros da sua equipe. Este é um elemento crucial para a felicidade e sucesso. Não há problema em brincar e se divertir – quando surgem oportunidades para essas conexões. Algo que geralmente funciona muito bem é juntar-se à sua equipe no almoço.
10. Em algum ponto, desligue o telefone (e a mente)
Ao sair do escritório ou desligar-se do seu trabalho, de fato, desconecte o pensamento relacionado à trabalho. Se possível, desligue o telefone para curtir um momento só seu. Passar um tempo de qualidade com as pessoas que você ama irá limpar sua mente do lixo e da desordem do dia, e é a melhor preparação para as responsabilidades de amanhã.
11. Imagine o que você poderia fazer com uma hora extra
Ainda não se convenceu da importância de uma rotina matinal? Ou sobre como administrar o tempo? Então faça este exercício: imagine o que você faria se você tivesse uma hora extra no dia? Você usaria para fazer exercício? Cozinhar o seu almoço? Ler um livro? Ou até mesmo trabalhar? Encontre o que te traz motivação para ter uma rotina que inicie mais cedo.
>> Leitura recomendada: (Manifesto) Foco no trabalho e mais tempo para a sua vida
Automatize os resultados
Os bons resultados de uma empresa dependem, em grande parte, de saber como administrar o tempo. Por isso, monitorar as entregas é uma forma de entender se você e sua equipe estão direcionando esforços onde deveriam.
Este artigo do Havard Business Review sobre alinhar a gestão do tempo com as suas metas ressalta a importância de separar suas tarefas em categorias para depois estimar e esmiuçar seus hábitos. A sugestão é categorizar suas ações em seis tipos para realizar um acompanhamento mais detalhado: responsabilidades essenciais, crescimento pessoal, gestão de pessoas, crises e incêndios, tempo livre e tarefas administrativas.
Por fim, para registrar seus resultados e o quanto gastou (de tempo e dinheiro) em cada atividade, é importante utilizar uma ferramenta. O Runrun.it permite realizar essa análise e ainda gera planilhas que mostram o tempo despendido em cada projeto. Esse controle, afinal, é importante para sua produção e para o sucesso da empresa. Faça o teste grátis: http://runrun.it
