Há 10 anos no mercado, a Cupola surgiu como uma assessoria de imprensa. Por conta da demanda dos próprios clientes, passou a ampliar o leque de serviços até se tornar uma agência full service em comunicação e marketing – atuando em todas as pontas da estratégia dos clientes. Sediada em Curitiba (PR), tem em sua carteira muitas empresas do setor imobiliário. Em 1 ano e 4 meses de uso do Runrun.it, entre 2016 e 2017, os ganhos alcançados são impressionantes, sobretudo em uma época de crise:
“Não é possível hoje, dentro da nossa estrutura atual, principalmente para fazer home office, aumentar a equipe sem aumentar as licenças do Runrun.it.” – Renata Maciel, Diretora de Atendimento
A BUSCA
O crescimento da equipe e do escopo dos serviços prestados fez com que a agência procurasse uma ferramenta que os ajudasse a organizar todas as demandas. Inicialmente, eles trabalhavam com uma solução voltada para o mercado publicitário tradicional, mais especificamente para mídia, mas que não atendia às necessidades da agência – que estava ampliando sua oferta de serviços.
“Como temos muitos projetos com foco digital, essa ferramenta estava obsoleta para a gente. Nós tínhamos noção dos canais que estávamos ativando, mas não da produção e entrega de cada profissional.”
Durante a escolha, um grupo composto por pessoas de todas as áreas da empresa analisou inúmeras ferramentas, inclusive aquelas voltadas para conteúdo – área que vem ganhando destaque nos projetos dos clientes. Tais opções, no entanto, não eram flexíveis o suficiente para serem usadas por outras equipes. Arte, design, programação… são outras frentes que precisavam estar unidas em um único sistema.
O Runrun.it se mostrou uma solução mais flexível, não especializada no mercado publicitário, mas que oferece um panorama geral de todos os projetos e a produtividade de cada profissional.
FATOR DECISIVO NA COMPRA
- Integração entre todas as equipes da agência, e não voltada apenas para a área de mídia ou conteúdo.
A SOLUÇÃO
Inicialmente, o Runrun.it foi implementado na área administrativa da Cupola, para a empresa entender como a realidade de seus projetos e clientes se encaixaria na ferramenta: clientes> grupos de projetos > subprojetos > projetos > tarefas. Depois, foi expandido para toda a agência: atendimento organiza as demandas para os times de produção, e faz seu acompanhamento, o tráfego distribui as tarefas, e a gerência abre tarefas para o administrativo e, assim, todas as áreas da agência se conversam pelo Runrun.it.
“Hoje somos em 32 pessoas (em setembro de 2017) na agência e todos usam o Runrun.it. É a espinha dorsal da nossa organização, do nosso trabalho, aqui na Cupola.
A nossa comunicação era muito focada no e-mail, e muita coisa se perdia. Hoje nós usamos o Runrun.it e está tudo concentrado ali. Qualquer pessoa que esteja envolvida com o projeto tem acesso às informações – e essa centralização nos ajuda muito.”
OS BENEFÍCIOS
Visibilidade do todo
“Nós organizamos a casa: ter a visão de tudo o que está sendo feito, o que precisa ser feito e o que poderia ser feito aqui dentro.”
Antes do Runrun.it, a Cupola dependia muito da extrema organização do time de Atendimento para que as informações trocadas com os clientes, e discutidas internamente, não se perdessem. Com um sistema como o Runrun.it, é possível centralizar tudo o que precisa ser feito e o que ainda está em fase de planejamento (futuros projetos).
Controle do tempo, + Produtividade
“Passamos a entender o tempo que cada profissional precisa para desenvolver cada uma dessas tarefas, e mensurar tempo investido em cada projeto de cliente.”
Da mesma forma, com a mensuração do tempo que cada profissional gasta, é possível ver as diferentes qualificações de cada pessoa e encaminhar tarefas nas quais elas sejam mais produtivas.
“Entendendo como cada pessoa trabalha e como cada cliente demanda da agência, diminuímos o tempo das entregas. O ganho de produtividade foi o principal benefício, sem ter que aumentar a equipe. Vendo o que cada um produzia, conseguimos fazer uma gestão melhor de cada profissional em função da aptidão de cada um.”
Organização por etapas
“Para um projeto de site, por exemplo, nós temos um modelo de projeto dentro do Runrun.it com 30 tarefas. Sem a visualização de todas as etapas, e de todas as pessoas envolvidas, algumas eram esquecidas e a gente ia resgatar lá na frente…. e depois tinha que voltar para a pauta, e com retrabalho.”
OS RESULTADOS
Cliente: Agência Cupola
Número de funcionários: 32 (setembro de 2017)
O que faz: Agência full service, com destaque para estratégia de conteúdo
Objetivos:
- Unir todas as equipes em uma ferramenta só
- Centralizar a comunicação
Solução: Runrun.it como única ferramenta para a operação da agência, sendo usada por todos os departamentos. Acabaram-se os e-mails!
Resultados:
- Melhor organização dos projetos
- Controle do tempo dedicado a cada tarefa, projeto e cliente
- Diminuição nos prazos de entrega
- Melhor aproveitamento da equipe
- Aumento da receita: 50%
- Aumento de clientes: 40%
- Incremento no time: 5%
SOBRE O RUNRUN.IT
O Runrun.it é um software de gestão do trabalho, que ajuda agências de todos os tamanhos a ter mais controle da produtividade do time e da rentabilidade dos clientes. A ferramenta permite uma gestão ágil e fácil por meio da formalização da comunicação, do controle de desempenho das pessoas e da mensuração do tempo e custos.
Com os dados e relatórios disponibilizados pelo sistema, nossos clientes conseguem avaliar a equipe, equalizar custos, entender os clientes mais e menos rentáveis e em quais áreas a empresa pode ser mais produtiva. Teste já! É grátis: https://runrun.it
