Organize-se! Veja aqui como uma agenda de tarefas aumenta a sua produtividade

Organize-se! Veja aqui como uma agenda de tarefas aumenta a sua produtividade

“Aqui tem muito cacique para pouco índio”. Esta frase popular já passou pela cabeça de muita gente quando o assunto é a gestão do trabalho em uma empresa. Para quem não conhece, ela sugere que, em certo ambiente, existe muita gente gerenciando e pouca gente produzindo. Planejar e organizar a lista de tarefas diárias em uma empresa é coisa séria, pode facilitar a vida e também melhorar o rendimento de todos. Mas isso não pode consumir toda a energia da equipe. Por isso, hoje vamos falar da necessidade de se criar uma agenda de tarefas.

Multiplicando suas horas

Em seu artigo na Harvard Business Review, o professor Gary Hamel sugere que devemos demitir todos os gerentes. É claro que a frase é mais uma provocação do que uma proposta séria. Mas a ideia é interessante. Segundo ele, um terço da folha de pagamento vai para pessoas cuja principal função é fazer relatórios e verificar se os outros colaboradores estão fazendo o que deveriam. Parece muita energia gasta em algo que não é o core da empresa.

Não importa o quanto modernizemos nossas empresas e processos, uma coisa será sempre igual: o dia tem 24 horas. Destas, esperamos que você durma mais ou menos 8 horas. E passe mais umas tantas com sua família, amigos e hobbies. Sobra pouco tempo para trabalhar, não? De fato, é impossível aumentar o número de horas do dia. No entanto, você sempre pode aumentar a sua produtividade nessas horas. Como? Utilizando seu tempo de forma organizada e com prioridades corretas. Com uma boa lista de tarefas diárias, por exemplo.

Conforme o fluxo de trabalho ou o tamanho da sua empresa, essa organização do tempo pode ser uma lista de tarefas diárias ou semanais. Ou até mesmo para um período ainda maior. Sua agenda de tarefas deve cobrir todas as áreas da empresa. E, se determinada atividade tiver uma complexidade maior, deve-se ter todos os subníveis e etapas necessários – quem sabe até virar um projeto? Neste texto, falamos um pouco sobre como fazer e para que serve uma checklist. Vale a pena conferir.

Outra ferramenta que pode ser bastante útil na hora de estabelecer uma agenda de tarefas é a metodologia de pilha, que veremos a seguir.

Metodologia de pilha

Criada por Franklin Valadares, CTO e co-fundador do Runrun.it, a metodologia de pilha encara um problema muito comum em empresas: o surgimento de diversas tarefas simultâneas. Em uma situação ideal, os gestores, conhecendo sua equipe e os processos da empresa, conseguem prever prazos e custos para determinado projeto. Mas o ideal é aquilo que está no mundo das ideias, e os clientes, o mercado e a vida real não são bem assim.

No meio do caminho, surge mais um projeto, menor, mas mais urgente. O cliente da semana passada pediu uma alteração. O material que deveria ser entregue não chegou. E agora? Podemos até acreditar que conseguimos fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas mesmo nossa determinação tem um limite. Logo, o ritmo de trabalho cai. O número de horas e o custo que o gestor tinha previsto de cada cliente já não são os mesmos. O que fazer?

Nestas horas, a ordem é reestabelecer as prioridades. Através da metodologia de pilha, quando diversos profissionais se veem com tarefas paralelas nas mãos, eles conseguem se organizar e estabelecer um fluxo de trabalho ideal – ou o mais próximo possível disso. Assim, os custos e prazos serão sempre os menores possíveis, mas ainda serão realistas. A empresa fica feliz e o cliente também. Saiba mais sobre metodologia de pilha neste post.

Mas uma lista de tarefas diárias não vai me dar mais trabalho ainda?

Você pode pensar que planejar sua vida profissional – e até pessoal – com tantos detalhes e com um prazo mais longo pode ser impossível. Mas, se a tecnologia não pode te dar mais horas no dia, ela pode pelo menos fazer com que sua agenda de tarefas seja a mais prática possível. Neste post, listamos algumas ferramentas de gestão online para facilitar seu gerenciamento de tarefas e aqui temos um guia para te ajudar a escolher um software de gestão.

Separe algum tempo do seu dia ou da sua semana somente para preencher a agenda de tarefas. Neste período, que não precisa ser longo, concentre-se totalmente nisso. Pode acreditar, esse pouco tempo gasto em planejamento vai economizar muitas horas da sua equipe e da sua gestão. E, com as ferramentas de gestão que sugerimos, esse investimento de tempo será ainda menor e com um grande retorno em produtividade.

E não é só isso. Além de organizarem uma quantidade elevada de tarefas e permitirem um planejamento mais longo, ferramentas de gestão com agenda de tarefas apresentam outra vantagem. Com elas, você pode ter uma agenda compartilhada com os colaboradores ou gestores. Essa visualização coletiva das tarefas ajuda a manter as pessoas engajadas e envolvidas. Isso porque elas sabem no que os outros estão trabalhando e como estão performando.

>> Leitura recomendada: Os ingredientes do bom planejamento de projetos

O que eu e minha equipe ganhamos com uma agenda de tarefas?

As vantagens de investir mais em planejamento e manter uma agenda de tarefas objetiva e organizada são muito claras. Algumas delas são:

Redução do estresse: ao fazer sua agenda de tarefas, você já começou a desenvolver seu planejamento e a ansiedade de resolver suas pendências diminui. Isso serve para você e para seus colaboradores. Leia mais aqui sobre estresse no trabalho.

Maior flexibilidade para mudanças: Se seu plano já está traçado com detalhes, fica mais fácil você se adaptar aos imprevistos que certamente surgirão. Alterar prioridades é uma realidade com que temos que lidar. Saiba mais sobre a priorização neste post.

Visão mais clara do seu desempenho: Durante a realização da tarefa, os envolvidos conseguem medir e entender melhor se os prazos e custos estão de acordo com o plano.

Menos preocupação, mais produtividade

Entendemos a importância de uma agenda de tarefas e de planejar o fluxo de trabalho de sua equipe. Vimos também como ferramentas de gestão online podem ser de grande ajuda. Agora, está na hora de aplicar o que você aprendeu. Softwares de gestão como o Runrun.it são excelentes para elaborar e administrar listas de tarefas diárias, semanais e quinzenais. Tudo disponível online e ao alcance de todos.

Usando o Runrun.it, você terá uma plataforma estratégica e inteligente. Com ela, poderá distribuir demandas, reordená-las, designar grupos e gestores para cada projeto, formalizar a comunicação e fazer o acompanhamento das tarefas em tempo real. E o melhor: o software realiza a parte de definir prioridades automaticamente para o restante da agenda. Além disso, sua vida de gestor nunca mais será a mesma após você adotar a metodologia de pilha com a ferramenta. Experimente grátis: http://runrun.it

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