Não é de agora que empresas têm buscado métodos e modelos que aumentem a agilidade operacional — que tornem seus processos mais dinâmicos, flexíveis e abertos a mudanças.
Segundo a pesquisa The Impact Of Agility, realizada pela McKinsey, a melhor maneira de fazer uma empresa adotar essa visão é a transição da organização na totalidade para o modelo ágil, passando pelas etapas de adaptação e melhoria contínua.
Atualmente, existem inúmeras companhias que estão investindo fortemente na agilidade operacional para garantir inovação e melhores experiências para o cliente.
Isso significa que essas organizações vêm trabalhando para implementar metodologias como Scrum, Lean, Kanban e Scaled Agile framework.
Neste artigo, vamos detalhar cada uma delas para que você consiga dar agilidade operacional à sua empresa.
- O que é a agilidade operacional
- A importância de ter agilidade operacional
- Os benefícios da agilidade operacional
- O que torna uma organização ágil
- Adotando a agilidade operacional na sua empresa
- Três atitudes que ajudarão a reforçar a sua agilidade operacional
- As metodologias ágeis mais populares
- Aumentando o desempenho com ferramentas de gestão
O que é a agilidade operacional?
Podemos explicar o conceito da agilidade operacional como o conjunto de ações que visa a otimização de processos internos, a implementação de práticas eficientes de gestão e a rápida capacidade de adaptação aos novos cenários do mercado.
Por meio da adoção de fluxos de trabalho dinâmicos, a agilidade operacional contribui para a melhoria dos resultados e ganho na produtividade das equipes.
A agilidade operacional se faz necessária em ambientes de negócios competitivos, nas quais as mudanças ocorrem de maneira constante.
Nesse contexto, as principais metodologias ágeis adotadas são o Scrum e o Kanban, que aprimoram a distribuição de responsabilidades e o acompanhamento das tarefas ao longo do ciclo de atividades.
Vale ressaltar que as adaptações proporcionadas pela agilidade operacional devem englobar também a jornada dos profissionais envolvidos.
Sendo assim, observe a capacidade e disponibilidade das pessoas da sua equipe para a realização das atividades e aprimore o olhar para entender qual é o momento certo de sugerir mudanças e inovações nos processos.
>> Leitura recomendada: Gestão ágil em times criativos
A importância de ter agilidade operacional
A primeira impressão ao entrar em contato com a agilidade operacional é que o termo se refere principalmente à otimização dos processos operacionais e a velocidade com as quais os mesmos são implementados.
Contudo, a abrangência da prática vai além disso. Por meio da série de adaptações e melhorias que a abordagem promove, é possível tornar o ambiente de trabalho mais saudável e com uma comunicação mais efetiva entre as áreas.
Para ampliar os entendimentos dos impactos da agilidade operacional, listamos a seguir alguns itens que enfatizam a importância de adotá-la em sua empresa.
Adaptabilidade: A agilidade operacional permite que as organizações se ajustem eficientemente às mudanças, deixando as empresas mais preparadas para encarar a concorrência do mercado.
Relacionamento: Clientes valorizam a rapidez e eficiência no atendimento às suas necessidades. A agilidade operacional permite que as empresas respondam de maneira eficaz às demandas dos clientes, o que pode resultar em maior satisfação e lealdade.
Melhoria Contínua: As metodologias ágeis favorecem a cultura de inovação, nas quais as organizações conseguem testar e implementar novas ideias de forma mais dinâmica.
Eficiência nos processos: Ao otimizar processos internos, a agilidade operacional contribui para a eficiência operacional. Isso pode levar a redução de custos, melhor utilização de recursos e aumento da produtividade.
Tomada de Decisões: A agilidade operacional está diretamente relacionada à capacidade de tomar decisões rápidas e informadas. Isso é crucial em cenários onde a espera por respostas pode resultar em oportunidades perdidas.
Benefícios da agilidade operacional
A agilidade operacional é a habilidade que uma empresa tem de adequar rapidamente sua estratégia, estrutura e processos enquanto mantém seus valores de criação e de produção, preservando as oportunidades sempre ao seu alcance.
Essa capacidade não só otimiza a produção e o rendimento da equipe como também preserva a competitividade da empresa, uma vez que a adoção da agilidade operacional resulta na economia de recursos e na aplicação dos investimentos com maior inteligência estratégica.
A agilidade operacional também é importante para o desenvolvimento do trabalho colaborativo em equipes multifuncionais, principalmente pela possibilidade de troca de ideias e o impulsionamento da inovação pela criação de propostas diferenciadas.
Isso tudo culmina na criação de um ambiente profissional estimulante e desafiador, que ajuda na atração de talentos e na diminuição das taxas de turnover.
O que torna uma organização ágil
A gestão ágil envolve todos os níveis de organização de uma empresa, desde comportamento, mindset e atitude dos gestores até o que a empresa produz e entrega.
Para identificar a agilidade operacional de uma empresa, desse modo, deve-se levar em consideração:
- Nível requerido de agilidade da organização e dos colaboradores pelas exigências de mercado / consumidor;
- Nível atual de agilidade operacional da empresa e dos colaboradores;
- Identificação do déficit entre a agilidade requerida e o tempo real das entregas da empresa e dos colaboradores.
Quanto maior o déficit, maiores deverão ser os esforços no sentido de reduzir essa lacuna, de forma a aumentar a agilidade operacional da sua organização como um todo e manter a competitividade e desempenho da sua empresa no mercado.
Adotando agilidade operacional na sua empresa
A organização ágil é aquela que tem resiliência para adequar-se às mudanças constantes do mercado, respondendo rapidamente aos fatores internos e externos para aproveitar ao máximo todos os recursos e oportunidades à sua disposição.
- Adaptabilidade;
- Rapidez;
- Segurança;
- Gerenciamento de riscos;
- Otimização da gestão de operações.
São essas as as qualidades mais exigidas de uma empresa com alta agilidade operacional, o que envolve profissionais preparados para lidar com a pressão das mudanças, com criatividade para saídas rápidas e inteligentes e conscientes da necessidade de evitar ao máximo qualquer desperdício (de tempo, de trabalho, de produção, de recursos etc).
Três atitudes que ajudarão a reforçar sua agilidade operacional
Segundo pesquisas de mercado também realizadas pela McKinsey, existem alguns padrões
de comportamento que impedem a agilidade operacional nas empresas com gestão debilitada.
A partir disso, foram desenvolvidas três atitudes que podem favorecer uma mudança nesse quadro e ajudar na tarefa de administrar uma empresa.
1 – Entenda o tamanho da mudança imposta pela adoção de um novo ritmo
Dentre os maiores desafios que as empresas enfrentam durante a implementação da gestão ágil, um deles é a questão cultural – especialmente o desacordo entre os métodos que envolvem um cotidiano trabalho ágil e os requisitos diários de cada funcionário, a falta de colaboração entre os diferentes níveis hierárquicos e setores e a resistência dos funcionários às mudanças.
As transformações ágeis alcançarão maior sucesso se tiverem apoio em ações gerenciais abrangentes para ensinar o novo ritmo aos colaboradores, criando uma cultura empresarial de mentalidade ágil.
Essas ações devem abranger quatro aspectos principais:
- Primeiro, líderes e demais colaboradores deverão estar alinhados em suas atitudes mentais e comportamentais, discutindo continuamente todos os pontos que precisam ser melhorados;
- Em segundo lugar, as lideranças são responsáveis por transmitir novas mentalidades e comportamentos, tornando-se os maiores responsáveis por essa mudança;
- Em terceiro lugar, deve-se levar em consideração que os funcionários precisarão de apoio no desenvolvimento dessas novas habilidades, com as quais contarão para obter sucesso no novo modelo organizacional; e
- Por último, deverão ser criados mecanismos formais para reforçar e impor as mudanças, recompensando e incentivando os colaboradores que adotarem mais rapidamente os novos comportamentos.
2 – Seja claro ao definir a visão do novo modelo organizacional da empresa
As unidades ágeis são as mais importantes na criação de uma visão e propósito a serem compartilhados. O alinhamento estratégico dessa visão por meio de orientação estratégica é fundamental, uma vez que servirá de exemplo aos demais setores.
Já as empresas que ainda não alcançaram agilidade operacional têm, como maior fator limitante, a incapacidade de criar uma visão significativa ou comunicada com clareza.
O primeiro passo para iniciar a transformação ágil, nesse caso, é estar claramente articulado com quais os benefícios esperados, medindo todos os impactos que serão trazidos pela mudança.
Essa visão da nova organização deverá ser elaborada coletivamente, contando com apoio e envolvimento máximo dos agentes de liderança.
3 – Saiba exatamente onde e como começar a mudança
Embora o custo dessa implementação varie de empresa para empresa, é importante identificar, primeiramente, quais as áreas organizacionais que estão exigindo a mudança.
Em segundo lugar, é preciso avaliar qual a metodologia mais adequada à sua organização, ou seja, qual método irá alavancar mais apropriadamente sua agilidade operacional, de modo que as ações estratégicas, estruturais, processuais, de pessoal e tecnológicas se reforcem mutuamente.
Deve-se, ainda, determinar quais os recursos e os prazos que a transformação irá exigir, de modo que o esforço pela mudança entre em ação. Durante esse período, o escopo deve permanecer livre e gerenciável para o caso de qualquer intervenção.
>> Leitura recomendada: Gestão da qualidade para atingir a excelência
As metodologias ágeis mais populares
Para concluir, confira as metodologias que costumam dar mais resultados quando se trata de imprimir mais agilidade à operação de uma empresa:
- Método Kanban: semelhante com a utilização de post-its em um mural, porém com uma metodologia que organiza os cartões de forma sistemática e inteligente no board digital;
- Scrum: útil na gestão de projetos, cria um fluxo básico para que a equipe apresente, constantemente, versões novas e melhores do produto;
- Metodologia lean: método minimalista que trabalha com o menor número de recursos possíveis, evitando desperdícios;
- Scaled agile framework: resumido pela sigla SAFe, este método permite aplicar o Scrum e o XP em larga escala, servindo para grandes organizações e setores integrados;
Aumentando o desempenho com ferramentas de gestão
Depois de adotar um método de agilidade operacional, é importante ter recursos que facilitem e melhorem a gestão ágil da sua empresa, otimizando os processos e o fluxo de trabalho.
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