Alocação do tempo: desafios da gestão do tempo dos CEOs e executivos

Alocação do tempo: desafios da gestão do tempo dos CEOs e executivos

Um dos principais desafios dos CEOs é fazer uma autogestão do tempo. Ainda que conte com recursos à sua disposição, um cargo que arca com diversas responsabilidades precisa ter atenção com a alocação do tempo. O relógio corre igual para todos e parece que sempre precisamos de mais horas para dar conta de todas as responsabilidades. Na rotina de um CEO, esse aspecto não é diferente.

E a impressão de que o tempo não está sendo usado da forma correta também é recorrente. Em uma pesquisa, citada em artigo da McKinsey, apenas 9% dos executivos se disseram “muito satisfeitos” com a forma como seu tempo é alocado.

Este dado mostra que poucas organizações tratam o tempo dos executivos como o recurso (obrigatoriamente) mensurável e finito. Já falamos aqui no blog sobre como otimizar o tempo igual a CEOs. Nesse post, trouxemos os dados de um estudo publicado na Harvard Business Review, realizado com 27 CEOs (25 homens e duas mulheres). A pesquisa mostra que a alocação do tempo dos CEOs está dividida da seguinte forma:

  • Revisões funcionais e de unidade de negócios (25%)
  • Pessoas e relacionamentos (25%)
  • Estratégia (21%)
  • Organização e cultura (16%)
  • Planos operacionais (4%)
  • Fusões e aquisições (4%)
  • Desenvolvimento profissional (3%)
  • Gestão de crises (1%)

 

Agora queremos abordar os 5 principais desafios de alocação do tempo descritos pelos executivos. São aspectos que os CEOs gostariam de melhorar e dedicar mais tempo:

1. Encontrar tempo para impulsionar a mudança cultural;
2. Encontrar tempo para mim e para reflexão;
3. Encontrar tempo para desenvolver lideranças;
4. Encontrar tempo para equilibrar as finanças de curto prazo com a transformação da empresa a longo prazo;
5. Encontrar tempo para diminuir o impacto do trabalho na vida pessoal.

Como, então, mudar a rotina e conseguir alocar tempo nessas atividades? Vamos ver algumas alternativas:

1. Impulsionar a mudança cultural

Missão, visão e valores são os pilares essenciais na construção da cultura de uma empresa. Afinal, uma organização só consegue o máximo desempenho de seu capital humano quando há um objetivo claro do que ela representa, acredita ou busca. Rever e mudar esses pilares durante a existência da empresa, conforme a evolução do mercado ou detecção de inadequações, é natural e necessário. Sem dúvidas, impulsionar a mudança cultural é um dos principais papéis do CEO. É da postura e das decisões do CEO que a cultura nasce ou é renovada. Portanto, ter tempo para esse ponto torna-se importante para a rotina desses executivos.

Como alocar o tempo neste desafio?
É preciso que a cultura esteja consolidada para que ela seja mudada. Isso significa que os preceitos da empresa precisam estar verbalizados e concretizados de alguma forma (seja em um documento de boas-vindas aos novos funcionários ou em comunicados da empresa). Na rotina, os CEOs devem delegar aos gestores das áreas o papel de incutir os valores da empresa e de se manterem alinhados com o propósito. Para isso, é essencial estruturar ferramentas de feedbacks e um sistema de avaliação de desempenho.

Segundo o texto da Harvard Business Review, os CEOs devem perguntar se as tarefas que precisam realizar servem a um propósito importante ou se é simplesmente um hábito (desnecessário) da empresa.

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2. Encontrar tempo para mim e para reflexão

Tom Gentile, CEO da Spirit AeroSystems, participou do estudo Harvard Business School, e teve sua rotina monitorada durante 13 semanas. Ele debateu os resultados com os pesquisadores Michael Porter e Nitin Nohria e destacou a importância de ter um tempo sozinho, para pensamento mais profundos.

Como alocar o tempo neste desafio?
Usar momentos ociosos para pensar sobre si e fazer reflexões pode ser uma ótima maneira de otimizar o tempo. Gentile faz isso quando está dirigindo ou quando está em um avião sem Wi-Fi. “Surgem muitas ideias durante essas horas”, diz. Para os pesquisadores, não trata-se apenas sobre refletir, mas sobre preservar um tempo para a espontaneidade.

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3. Desenvolver lideranças

Desenvolver os colaboradores já é difícil, imagine transformá-los em líderes! Essa é uma preocupação constante dos CEOs. Porque é por meio do trabalho dos líderes que a execução dos projetos acontece.

Como alocar o tempo neste desafio?
Uma forma de otimizar o tempo nesta responsabilidade é tornar a gestão da empresa mais compartilhada. Aplicando esse estilo, é possível enxergar com mais clareza quem são aqueles talentos que podem se tornar líderes. Além disso, a liderança compartilhada transforma positivamente a composição de empresas verticalizadas, reintegrando as equipes. Para tanto, é preciso encarar a liderança compartilhada como método organizacional, assumindo liderança mais branda e, assim, dividindo mais responsabilidades.

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4. Equilibrar as finanças de curto prazo com a transformação da empresa a longo prazo

Não sobra tempo para alinhar as finanças de curto prazo com aquelas de longo prazo? A transformação digital obriga as empresas a repensarem seus processos. E equilibrar as contas de hoje pensando no investimento necessário para a impulsionar a empresa pode dar muita dor de cabeça para os CEOs.

Como alocar o tempo neste desafio?
Esse desafio exige um pouco mais de mão na massa dos executivos. Monitorar gastos, orçamentos e custos está no escopo do dia a dia de um CEO. Mas o futuro exige um pouco mais de atenção. A automação dos processos é um caminho que pode ser adotado para alcançar maior produtividade e para reduzir custos.

O CEO pode envolver-se diretamente em rever processos internos que afetam os gastos com o tempo das pessoas (recurso mais caro para uma empresa), como reuniões e o uso do e-mail como forma exclusiva de comunicação. Falamos mais sobre esse assunto neste texto sobre gestão de custos. Depois que tomar a frente nessas mudanças, o equilíbrio entre presente e futuro acontece de forma natural.

5. Diminuir o impacto do trabalho na minha vida pessoal

O estudo da Harvard Business School também mostra que os CEOs entrevistados trabalharam durante 79% dos finais de semana, em uma média diária de 3,9 horas, e em 70% das férias, numa média diária de 2,4 horas. O trabalho, portanto, impacta diretamente na vida pessoal desses profissionais, que muitas vezes passam por situações de esgotamento mental.

Como alocar o tempo neste desafio?
De acordo com a Associação de Ansiedade e Depressão da América, a prática de exercícios diminui a tensão, eleva o humor e melhora o sono. Esses resultados, por si só, já devem incentivar os CEOs a dar mais atenção para atividades que lhe afastam das rotinas de escritório.

Além disso, a tecnologia pode ser a grande aliada para entender onde o tempo está sendo alocado e em que tarefas o CEO está gastando mais tempo. Por isso, é essencial contar com um software de gestão do tempo que faça o rastreio das horas de todos da empresa. Aprenda a calcular as horas trabalhadas para tornar a sua rotina mais leve e não levar trabalho para casa – ainda que às vezes, para os CEOs, isso seja inevitável.

>> Leitura recomendada: Como se tornar um CEO de uma empresa

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