Você pode se perguntar: se já temos um gerente de projetos na equipe, qual a vantagem de um gerenciador de projetos? Na realidade, o gerenciador é a ferramenta de trabalho do gerente contemporâneo e também uma mão na roda para a equipe toda. O gerenciador de projetos em geral é um software (melhor se funcionar online) e pode ser entendido como a evolução: 1) do e-mail usado para comunicação entre a equipe, 2) da planilha de horas dos colaboradores e 3) dos relatórios de custos e produtividade do gestor. Quer saber quais a importância disso tudo na prática? Olha só:
1) O burocrático vira automático
Quantas reuniões de follow-up você tem com a equipe por semana? Se a maior parte delas é para averiguar como anda o projeto, para tentar redefinir prazos e chegar aos gastos aproximados, sua empresa é perfeita para usar um gerenciador de projetos. Primeiro, porque reestimar datas de entrega é algo que o sistema faz automaticamente, a cada tarefa que entra, atrasa ou sai da fila. E segundo, porque basta inserir o valor da hora homem no sistema que o gerenciador calcula todo o resto, inclusive a diferença entre horas orçadas e trabalhadas. Outra burocracia que termina é o dever de preencher uma planilha de horas. Para trabalhar, você só precisa dar um play na tarefa e o sistema começa a contar o tempo gasto – que pode ser alterado manualmente, caso seja necessário. Aliás, só é possível trabalhar em uma tarefa por vez, pelo bem da sua produtividade e de toda a sua equipe.
2) O capital intelectual fica salvo
Nenhuma equipe é eterna. Cedo ou tarde, você verá gente sendo substituída, por diferentes causas. A questão é que a empresa precisa seguir, mas como transferir o conteúdo compartilhado pelo profissional que saiu do projeto para aquele que chega, ou, para tomar decisões imediatas? O gerenciador de projetos preserva todos os comentários e arquivos trocados dentro da equipe, uma vez que todos trabalham dentro do mesmo sistema, para agilizar a comunicação, tanto para enviar e receber informações, quanto para encontrá-las depois.
3) Relatórios saem com poucos cliques
Se você precisa de mais tempo livre para pensar em ações estratégicas, mas sempre achou que não existia uma solução, tudo bem, não precisa se sentir culpado. Mas existe, sim. Para você conseguir interpretar dados com calma e tomar decisões mais espertas, o gerenciador de projetos produz os mais diversos tipos de relatórios de custos e tempo investidos, por cliente, projeto ou por responsável. Em vez de o gestor levar várias horas para montar as velhas e enormes planilhas e, depois, a apresentação para os clientes, bastam três ou quatro cliques e está ali, na tela, pronto para usar. E acredite: além de meios, agora você terá também razões para retribuir os talentos da equipe.
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