6 dicas de automação de processos para sua empresa

6 dicas de automação de processos para sua empresa

*Guest post produzido pela equipe da QuickBooks

A competitividade entre as empresas cresce a cada dia, tornar processos mais eficientes e menos onerosos é sempre um desafio para qualquer empresário. Por isso, vale a pena realizar uma automação de processos em sua empresa com o objetivo de alcançar maior produtividade e reduzir custos.

Automatizar processos significa racionalizar, otimizar e é claro, automatizar cada processo do negócio, incluindo a rotina de trabalho dos funcionários, a captação de clientes ou fechamento de vendas, fabricação e envio de produtos, contabilidade financeira, bem como a verificação de métricas.

>> Leia também: Dicas para manter o seu controle financeiro empresarial

Tudo isso com a finalidade de se obter maior eficiência, integrando processos e acelerando as etapas de trabalho, melhorando o rendimento de funcionários e substituindo processos manuais por sistemas informatizados, evitando assim perda de tempo, e consequentemente economizando dinheiro no caixa da empresa.

Agora que você já entende o que é e para quê serve a automação de processos, vamos as dicas:

1. Comece de um jeito simples

Se você ainda está aprendendo a automatizar os processos de sua empresa, vale a pena começar pelas atividades mais simples.

Tarefas repetitivas e demoradas, como o empacotamento de um produto, por exemplo, podem ser realizadas por uma máquina moderna com mais eficiência. O retorno sobre o investimento nesse caso, poderá ser mais rápido do que você imagina, e a economia com a mão de obra deverá aumentar a margem de lucro do negócio ao longo do tempo.

Outro exemplo é um software de controle financeiro que pode ser um grande aliado para quem quer dar adeus a processos manuais. Com ele, você automatiza diversas atividades, como:

  • Controle de despesas e receitas
  • Transações bancárias
  • Pagamentos

 

2. Repense as atividades

É importante analisar as atividades da empresa de um modo geral, listando cada uma e refletindo a respeito delas, com o objetivo de torná-las mais eficientes.

No caso de um e-commerce por exemplo, talvez você já disponha de um sistema que controle a receita e a despesa de empresa, sendo assim, esse mesmo sistema poderia disparar um aviso para o funcionário do estoque separar o produto e prepará-lo para ser despachado. Isso representaria um ganho de tempo na saída de produtos e a otimização da comunicação.

3. Prepare-se para as mudanças

Toda alteração na rotina de trabalho requer tempo para adaptação dos funcionários, por isso, realizar treinamentos e reuniões para comunicar todos os envolvidos no processo sobre as mudanças, poderá evitar futuros problemas no fluxo das operações.

Também é importante monitorar as melhorias no processo, a fim de garantir que estarão sendo realizadas corretamente pelos responsáveis.

4. Priorize o cliente na automação de processos

Se as melhorias puderem fazer diferença para o cliente, melhor ainda. Proporcionar maior facilidade para preenchimento de cadastros ou agilidade na resolução de eventuais problemas, não somente diminui custos como também conquista os clientes. Isso resultará em um aumento de engajamento e sua fidelização.

5. Seja paciente na implementação da automação

Como foi dito na introdução, a automação de processos é um ciclo contínuo. Então não precisa sair tudo perfeito logo no inicio.

É importante criar uma cultura para isso, incentivando que todos tragam boas ideias – é possível, inclusive, premiar os colaboradores que trouxerem sugestões aplicáveis à automação dos processos. Com isso, todos ganham.

6. Documente as alterações para monitorar os resultados

Documentar as modificações é fundamental, crie fluxogramas que demonstrem o funcionamento do processo antes e depois. Anote também os valores do investimento para uma determinada melhoria.

Dessa forma, você será capaz de comparar os resultados, medindo o impacto que as alterações representaram para o negócio. Sempre crie métricas a fim de acompanhar a evolução do desempenho nos processos da empresa.

Hoje em dia é essencial migrar para o ambiente digital se você quer automatizar os processos financeiros, por exemplo. Esqueça documentos físicos. Se não forem extremamente necessários, eles apenas aumentam as chances de erro, perda de informação e trabalho.

Nossa dica final para otimizar o seu tempo e automatizar processos é o software gratuito de despesas QuickBooks ZeroPaper. Ele facilita o controle e a organização das finanças, oferece fluxo de caixa online e a emissão de relatórios financeiros.

*Artigo escrito por Filipe Menossi, Gerente de SEO na Intuit.

 

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