Automação de processos: 6 dicas essenciais para empresas

Automação de processos: 6 dicas essenciais para empresas

Fazer a automação de processos em uma empresa consiste em aprimorar e otimizar as etapas do fluxo de trabalho através do uso da tecnologia, substituindo tarefas manuais por sistemas. O objetivo dessa ação é obter maior eficiência, integrar processos, acelerar etapas, evitar burocracias internas, melhorar a produtividade das equipes, fazer uma melhor gestão do tempo e, consequentemente, possibilita que a empresa direcione os investimentos financeiros para outras áreas de interesse. 

A automação de processos pode impactar a rotina de trabalho dos funcionários, a captação de clientes ou fechamento de vendas, fabricação e envio de produtos, contabilidade financeira, bem como a verificação de métricas, tornando esses processos mais eficientes, ou ainda proporcionando mais tempo para o trabalho criativo.

No Mundo VUCA, no qual as situações são cada vez mais incertas e com a necessidade de uma maior nível de maturidade digital, em decorrência da pandemia do novo coronavírus, automatizar processos se tornou uma questão de sobrevivência para muitas empresas, especialmente para aquelas que adotaram o home office ou o trabalho híbrido. Por isso, nós vamos abordar nesse artigo como você pode fazer essa otimização na sua empresa: 

 

6 dicas rápidas de automação de processos

Agora que você já sabe esse processo é importante, confira abaixo 6 dicas para você começar a elaborar o seu plano de automação:  

1. Comece de um jeito simples

Se você ainda está aprendendo a automatizar os processos de sua empresa, vale a pena começar pelas atividades mais simples. Tarefas repetitivas e demoradas, como o empacotamento de um produto, por exemplo, podem ser realizadas por uma máquina moderna com mais eficiência. O retorno sobre o investimento nesse caso, poderá ser mais rápido do que você imagina, evitando o retrabalho. Além disso, a  economia com a mão de obra deverá aumentar a margem de lucro do negócio ao longo do tempo.

2. Repense as atividades

É importante analisar as atividades da empresa de um modo geral, listando cada uma e refletindo a respeito delas, com o objetivo de torná-las mais eficientes. No caso de um e-commerce por exemplo, talvez você já disponha de um sistema que controle a receita e a despesa de empresa, sendo assim, esse mesmo sistema poderia disparar um aviso para o funcionário do estoque separar o produto e prepará-lo para ser despachado. Isso representaria um ganho de tempo na saída de produtos e a otimização da comunicação.

Até porque, de acordo com uma pesquisa recente realizada pela agência de relações públicas e marketing digital, FleishmanHillard, 70% dos entrevistados afirmaram que vão continuar optando pelo delivery mesmo após o fim da pandemia. Ou seja, se a sua estrutura de vendas ou entregas online não estiver bem estruturada isso pode te trazer prejuízos no futuro. 

3. Prepare-se para as mudanças

Toda alteração na rotina de trabalho requer tempo para adaptação dos funcionários, por isso, realizar treinamentos e reuniões produtivas para comunicar todos os envolvidos no processo sobre as mudanças, poderá evitar futuros problemas no fluxo das operações. Também é importante monitorar as melhorias no processo, a fim de garantir que estarão sendo realizadas corretamente pelos responsáveis.

4. Priorize o cliente na automação de processos

Se as melhorias puderem fazer diferença para o cliente, melhor ainda. Proporcionar maior facilidade para preenchimento de cadastros ou agilidade na resolução de eventuais problemas, não somente diminui custos como também conquista os clientes. Isso resultará em um aumento de engajamento e sua fidelização.

Esse preceito está presente em um dos 4 valores da metodologia ágil, que é composta por uma série de frameworks que não ficam restritos às áreas de desenvolvimento e tecnologia, podendo ser aplicados em outras áreas. Karen Hada, diretora de operações da F.biz, comenta no vídeo abaixo sobre a escolha da melhor metodologia para você e sua equipe, confira: 

5. Seja paciente na implementação da automação

Automação de processos é um ciclo contínuo. Então não precisa sair tudo perfeito logo no início. É importante criar uma cultura para isso, incentivando que todos tragam boas ideias – é possível, inclusive, premiar os colaboradores que trouxerem sugestões aplicáveis à automação dos processos. Com isso, todos ganham.

6. Documente as alterações para monitorar o resultado e custos

Documentar as modificações é fundamental, crie fluxogramas que demonstram o funcionamento do processo antes e depois. Anote também os valores do investimento para uma determinada melhoria.

Dessa forma, você será capaz de comparar os resultados, medindo o impacto financeiro que as alterações representaram para o negócio. Sempre crie métricas a fim de acompanhar a evolução do desempenho nos processos da empresa.

>>Leitura recomendada: O que são indicadores de desempenho e por que usá-los na sua empresa

Automação de processos: como aprimorar o fluxo de trabalho 

A tecnologia trouxe muitos benefícios para o mercado de trabalho, incluindo desenvolvimentos em inteligência artificial na gestão, que estão transformando a forma com que trabalhamos, criando até mesmo novos empregos. A Mckinsey estima que até 2030, 375 milhões de trabalhadores em todo o mundo e mais de 30% do total da força de trabalho nos EUA precisarão mudar de emprego ou atualizar suas habilidades de forma significativa.

Um estudo, também da McKinsey, calcula que 50% das atividades executadas atualmente pelos empregados possam ser automatizadas com tecnologias que já existem e são comprovadas. Entretanto, apenas 10% dessas tarefas estão realmente sendo automatizadas a uma taxa acima de 90%.

Quando falamos em automatização do fluxo de trabalho há duas possibilidades: o desenvolvimento de uma plataforma de automação pela sua equipe interna de TI ou a escolha de uma solução já existente. No primeiro caso, existe uma ameaça: imagine que o sistema desenvolvido pelo seu time de TI apresente falhas. Isso poderá gerar atrasos, já que será frequente a necessidade de ajustes nos processos, atrapalhando o fluxo de trabalho e até mesmo a produtividade da equipe, que poderia estar se ocupando de outras demandas.

No entanto, ao optar por uma plataforma já existente, como o Runrun.it, existe a vantagem de que o sistema já foi testado e aprovado por várias empresas. Além disso, a ferramenta possui uma equipe full time para suporte, melhorias, correções e criação de novas funções. Com o sistema, você encontra várias funcionalidades e pode adaptá-las conforme o fluxo de trabalho específico do seu negócio.

O que é um business-driven workflow?

Como o nome já diz, são fluxos de trabalho orientados pelo negócio. Uma solução que pode ser adaptada e personalizada sem serem necessários esforços na área de ciência da computação mexendo em códigos complexos.

Em um estudo recente publicado pela Aberdeen Group, encontramos os pontos em comum nas empresas que adotaram o business-driven workflow. São eles:

Além disso, a pesquisa levantou números comparando empresas de desempenho mediano do mercado dos Estados Unidos e outras com desempenho acima da média. Entre as empresas de desempenho mediano, 48% usam alguma plataforma de gestão. Entre empresas bem-sucedidas, o número já sobe para 86%. Já em relação ao processo decisório, entre as empresas consideradas “medianas”, apenas 4% melhoraram nesse quesito. Enquanto isso, nas bem-sucedidas, o índice de melhora na tomada de decisão chega a 20%, graças também ao uso das plataformas.

Isso indica claramente a necessidade de incorporar ferramentas, promover mudanças nos processos e no fluxo de trabalho para aumentar a performance das pessoas.

[Webinar] Como automatizar o fluxo de trabalho com o Runrun.it

Interessado em automatizar o fluxo de trabalho e os processos na sua empresa? Nesse vídeo, Rafael Gontijo, Head de Vendas aqui no Runrun.it, vai mostrar como fazer isso de forma simples e quais funções do nosso software podem facilitar a sua rotina.

 

Automação de processos financeiros

Hoje em dia é essencial migrar para o ambiente digital se você quer automatizar os processos financeiros, por exemplo. Esqueça documentos físicos. Se não forem extremamente necessários, eles apenas aumentam as chances de erro, perda de informação e trabalho.

Nesse sentido, você pode adotar um software gratuito de despesas como o QuickBooks ZeroPaper. Ele facilita o controle e a organização das finanças, oferece fluxo de caixa online e a emissão de relatórios financeiros.

>> Leia também: Dicas para manter o seu controle financeiro empresarial

Como fazer a automação de processos durante a transformação digital nas empresas? 

A transformação digital nas empresas já é uma realidade para muitas organizações que utilizam as tecnologias disponíveis, ou desenvolvem as próprias, para tornar o negócio cada vez mais inovador, melhorando a experiência do cliente. 

O processo de transformação digital nas empresas começa com um estudo interno de quais etapas do fluxo de trabalho podem ser automatizados, definição dos investimentos necessários e entendimento da atuação da inteligência artificial no dia a dia, o que resulta em aumento da produtividade, menos burocracia, ou seja, é uma transformação que causa uma mudança cultural e estrutural para todos na organização. 

Como nós já comentamos acima existe uma infinidade de ações que você pode tomar, de acordo com os objetivos estratégicos da empresa e da equipe que você dispõe, para realizar a automação de processos na empresa. Pensando nisso, nós elencamos 3 passos básicos para você começar: 

1. Comece com tarefas simples e repetitivas

Essas atividades podem trazer maior retorno de produtividade a curto prazo, além de melhorar a alocação do tempo da sua equipe, que ao invés de se dedicar ao preenchimento manual de um timesheet pode agora usar esse tempo para trabalhar na análise dos números, por exemplo. 

2. Treine a equipe

Ao realizar uma mudança é importante que todos no time estejam cientes do novo método e da importância dele para a empresa, isso evita que ocorram problemas no fluxo de trabalho e falhas na comunicação.

3. Priorize o cliente

Automatize os processos que trarão maior impacto no valor que você entrega para o seu cliente, já que a melhora na experiência e atenção dele vai aumentar a probabilidade de fidelização dele com a marca.

>>Leitura recomendada: Como uma gestão de processos efetiva vai diferenciar a sua empresa

Um software de gestão do trabalho para fazer a automação de processos

O Runrun.it é a ferramenta ideal para te auxiliar na automação dos processos da sua empresa. Dentro da plataforma você consegue configurar o seu fluxo de trabalho, definir os responsáveis pelas tarefas e as etapas pelas quais cada atividade passa.

Nosso Quadros, ou kanban que traz a visão do todo no Runrun.it, permite acompanhar de forma dinâmica cada processo, representado por colunas interativas.  Assim, tudo o que você precisa fazer é arrastar as tarefas pelas etapas, até que elas sejam concluídas! 

Através dos relatórios e do nosso Dashboard, você pode acompanhar em tempo real todas as métricas e indicadores da sua empresa, além de extrair informações importantes para as fases de monitoramento e gestão dos processos. Faça o teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it

Conteúdo desenvolvido em parceria com a QuickBooks.

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