6 dicas de automação de processos para sua empresa

6 dicas de automação de processos para sua empresa

A competitividade entre as empresas cresce a cada dia. Por isso, tornar processos mais eficientes e menos onerosos é sempre um desafio para qualquer empresário. Realizar uma automação de processos em sua empresa pode te ajudar a alcançar maior produtividade e reduzir custos.

A automatização é parte importante da gestão de processos. Automatizar processos significa racionalizar, otimizar e é claro, automatizar cada processo do negócio, incluindo a rotina de trabalho dos funcionários, a captação de clientes ou fechamento de vendas, fabricação e envio de produtos, contabilidade financeira, bem como a verificação de métricas.

Tudo isso com a finalidade de se obter maior eficiência, integrando processos e acelerando as etapas de trabalho, melhorando o rendimento de funcionários e substituindo processos manuais por sistemas informatizados, evitando assim perda de tempo, e consequentemente economizando dinheiro no caixa da empresa.

Veja o que você vai encontrar nesse artigo sobre automatização de processos:

 

Automatizando o fluxo de trabalho

A tecnologia trouxe muitos benefícios para o mercado de trabalho, incluindo desenvolvimentos em inteligência artificial na gestão, que estão transformando a forma com que trabalhamos, criando até mesmo novos empregos. A Mckinsey estima que até 2030, 375 milhões de trabalhadores em todo o mundo e mais de 30% do total da força de trabalho nos EUA precisarão mudar de emprego ou atualizar suas habilidades de forma significativa.

Um estudo, também da McKinsey, calcula que 50% das atividades executadas atualmente pelos empregados possam ser automatizadas com tecnologias que já existem e são comprovadas. Entretanto, apenas 10% dessas tarefas estão realmente sendo automatizadas a uma taxa acima de 90%.

Quando falamos em automatização do fluxo de trabalho há duas possibilidades: o desenvolvimento de uma plataforma de automação pela sua equipe interna de TI ou a escolha de uma solução já existente. No primeiro caso, existe uma ameaça: imagine que o sistema desenvolvido pelo seu time de TI apresente falhas. Isso poderá gerar atrasos, já que será frequente a necessidade de ajustes nos processos, atrapalhando o fluxo de trabalho e até mesmo a produtividade da equipe, que poderia estar se ocupando de outras demandas.

No entanto, ao optar por uma plataforma já existente, como o Runrun.it, existe a vantagem de que o sistema já foi testado e aprovado por várias empresas. Além disso, a ferramenta possui uma equipe full time para suporte, melhorias, correções e criação de novas funções. Com o sistema, você encontra várias funcionalidades e pode adaptá-las conforme o fluxo de trabalho específico do seu negócio.

>>Leitura recomendada: Gerenciador de tarefas: para que serve em 9 dicas!

O que é um business-driven workflow?

Como o nome já diz, são fluxos de trabalho orientados pelo negócio. Uma solução que pode ser adaptada e personalizada sem serem necessários esforços na área de ciência da computação mexendo em códigos complexos.

Em um estudo recente publicado pela Aberdeen Group, encontramos os pontos em comum nas empresas que adotaram o business-driven workflow. São eles:

  • Agilidade nos processos com tecnologia e unificação de dados de diferentes sistemas.
  • Integração de funcionários e clientes, com informação desburocratizada e compartilhamento de conteúdo.
  • Visão do todo, com rápido acesso a relatórios e status de trabalho.
  • Não se perdem em papelada e digitalizam conteúdo para simples armazenagem e conferência.

Além disso, a pesquisa levantou números comparando empresas de desempenho mediano do mercado dos Estados Unidos e outras com desempenho acima da média. Entre as empresas de desempenho mediano, 48% usam alguma plataforma de gestão. Entre empresas bem-sucedidas, o número já sobe para 86%. Já em relação ao processo decisório, entre as empresas consideradas “medianas”, apenas 4% melhoraram nesse quesito. Enquanto isso, nas bem-sucedidas, o índice de melhora na tomada de decisão chega a 20%, graças também ao uso das plataformas.

Isso indica claramente a necessidade de incorporar ferramentas, promover mudanças nos processos e no fluxo de trabalho para aumentar a performance das pessoas.

[WEBINAR] Como automatizar o fluxo de trabalho com o Runrun.it

Interessado em automatizar o fluxo de trabalho e os processos na sua empresa? Nesse vídeo, Rafael Gontijo, Coordenador de Vendas aqui no Runrun.it, vai mostrar como fazer isso de forma simples e quais funções do nosso software podem facilitar a sua rotina.

6 dicas rápidas de automação de processos

Agora que você já está mais por dentro do contexto da automação de processos, confira essas 6 dicas simples de implementação que você pode começar agora na sua empresa.

  1. Comece de um jeito simples

    Se você ainda está aprendendo a automatizar os processos de sua empresa, vale a pena começar pelas atividades mais simples. Tarefas repetitivas e demoradas, como o empacotamento de um produto, por exemplo, podem ser realizadas por uma máquina moderna com mais eficiência. O retorno sobre o investimento nesse caso, poderá ser mais rápido do que você imagina, e a economia com a mão de obra deverá aumentar a margem de lucro do negócio ao longo do tempo.

  2. Repense as atividades

    É importante analisar as atividades da empresa de um modo geral, listando cada uma e refletindo a respeito delas, com o objetivo de torná-las mais eficientes. No caso de um e-commerce por exemplo, talvez você já disponha de um sistema que controle a receita e a despesa de empresa, sendo assim, esse mesmo sistema poderia disparar um aviso para o funcionário do estoque separar o produto e prepará-lo para ser despachado. Isso representaria um ganho de tempo na saída de produtos e a otimização da comunicação.

  3. Prepare-se para as mudanças

    Toda alteração na rotina de trabalho requer tempo para adaptação dos funcionários, por isso, realizar treinamentos e reuniões para comunicar todos os envolvidos no processo sobre as mudanças, poderá evitar futuros problemas no fluxo das operações. Também é importante monitorar as melhorias no processo, a fim de garantir que estarão sendo realizadas corretamente pelos responsáveis.

  4. Priorize o cliente na automação de processos

    Se as melhorias puderem fazer diferença para o cliente, melhor ainda. Proporcionar maior facilidade para preenchimento de cadastros ou agilidade na resolução de eventuais problemas, não somente diminui custos como também conquista os clientes. Isso resultará em um aumento de engajamento e sua fidelização.

  5. Seja paciente na implementação da automação

    Como foi dito na introdução, a automação de processos é um ciclo contínuo. Então não precisa sair tudo perfeito logo no inicio. É importante criar uma cultura para isso, incentivando que todos tragam boas ideias – é possível, inclusive, premiar os colaboradores que trouxerem sugestões aplicáveis à automação dos processos. Com isso, todos ganham.

  6. Documente as alterações para monitorar o resultado e custos

    Documentar as modificações é fundamental, crie fluxogramas que demonstrem o funcionamento do processo antes e depois. Anote também os valores do investimento para uma determinada melhoria.

    Dessa forma, você será capaz de comparar os resultados, medindo o impacto financeiro que as alterações representaram para o negócio. Sempre crie métricas a fim de acompanhar a evolução do desempenho nos processos da empresa.

Automatização de processos financeiros

Hoje em dia é essencial migrar para o ambiente digital se você quer automatizar os processos financeiros, por exemplo. Esqueça documentos físicos. Se não forem extremamente necessários, eles apenas aumentam as chances de erro, perda de informação e trabalho.

Nesse sentido, você pode adotar um software gratuito de despesas como o QuickBooks ZeroPaper. Ele facilita o controle e a organização das finanças, oferece fluxo de caixa online e a emissão de relatórios financeiros.

>> Leia também: Dicas para manter o seu controle financeiro empresarial

Um software de gestão do trabalho para automatizar seus processos

O Runrun.it é a ferramenta ideal para te auxiliar na automação dos processos da sua empresa. Dentro da plataforma você consegue configurar o seu fluxo de trabalho, definir os responsáveis pelas tarefas e as etapas pelas quais cada atividade passa.

Nosso Quadros, ou kanban que traz a visão do todo no Runrun.it, permite acompanhar de forma dinâmica cada processo, representado por colunas interativas. E, de forma automática, o sistema oferece o tempo médio que as tarefas permanecem em cada coluna e o tempo do processo todo (lead time).

Através dos relatórios e do nosso Dashboard, você pode acompanhar em tempo real todas as métricas e indicadores da sua empresa, além de extrair informações importantes para as fases de monitoramento e gestão dos processos. Faça o teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it

Conteúdo desenvolvido em parceria com a QuickBooks.

automação de processos” class=

One thought on “6 dicas de automação de processos para sua empresa

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios estão marcados com *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>