6 dicas de automação de processos para sua empresa

6 dicas de automação de processos para sua empresa

A competitividade entre as empresas cresce a cada dia. Por isso, tornar processos mais eficientes e menos onerosos é sempre um desafio para qualquer empresário. Realizar uma automação de processos em sua empresa pode te ajudar a alcançar maior produtividade e reduzir custos.

Automatizar processos significa racionalizar, otimizar e é claro, automatizar cada processo do negócio, incluindo a rotina de trabalho dos funcionários, a captação de clientes ou fechamento de vendas, fabricação e envio de produtos, contabilidade financeira, bem como a verificação de métricas.

Tudo isso com a finalidade de se obter maior eficiência, integrando processos e acelerando as etapas de trabalho, melhorando o rendimento de funcionários e substituindo processos manuais por sistemas informatizados, evitando assim perda de tempo, e consequentemente economizando dinheiro no caixa da empresa.

Agora que você já entende o que é e para quê serve a automação de processos, veja as dicas que você vai encontrar nesse artigo:

  1. 1. Comece de um jeito simples
  2. 2. Repense as atividades
  3. 3. Prepare-se para as mudanças
  4. 4. Priorize o cliente na automação de processos
  5. 5. Seja paciente na implementação da automação
  6. 6. Documente as alterações para monitorar o resultado e custos
 

1. Comece de um jeito simples

Se você ainda está aprendendo a automatizar os processos de sua empresa, vale a pena começar pelas atividades mais simples.

Tarefas repetitivas e demoradas, como o empacotamento de um produto, por exemplo, podem ser realizadas por uma máquina moderna com mais eficiência. O retorno sobre o investimento nesse caso, poderá ser mais rápido do que você imagina, e a economia com a mão de obra deverá aumentar a margem de lucro do negócio ao longo do tempo.

Outro exemplo é um software de controle financeiro que pode ser um grande aliado para quem quer dar adeus a processos manuais. Com ele, você automatiza diversas atividades, como:

  • Controle de despesas e receitas
  • Transações bancárias
  • Pagamentos
 

2. Repense as atividades

É importante analisar as atividades da empresa de um modo geral, listando cada uma e refletindo a respeito delas, com o objetivo de torná-las mais eficientes.

No caso de um e-commerce por exemplo, talvez você já disponha de um sistema que controle a receita e a despesa de empresa, sendo assim, esse mesmo sistema poderia disparar um aviso para o funcionário do estoque separar o produto e prepará-lo para ser despachado. Isso representaria um ganho de tempo na saída de produtos e a otimização da comunicação.

3. Prepare-se para as mudanças

Toda alteração na rotina de trabalho requer tempo para adaptação dos funcionários, por isso, realizar treinamentos e reuniões para comunicar todos os envolvidos no processo sobre as mudanças, poderá evitar futuros problemas no fluxo das operações.

Também é importante monitorar as melhorias no processo, a fim de garantir que estarão sendo realizadas corretamente pelos responsáveis.

4. Priorize o cliente na automação de processos

Se as melhorias puderem fazer diferença para o cliente, melhor ainda. Proporcionar maior facilidade para preenchimento de cadastros ou agilidade na resolução de eventuais problemas, não somente diminui custos como também conquista os clientes. Isso resultará em um aumento de engajamento e sua fidelização.

5. Seja paciente na implementação da automação

Como foi dito na introdução, a automação de processos é um ciclo contínuo. Então não precisa sair tudo perfeito logo no inicio.

É importante criar uma cultura para isso, incentivando que todos tragam boas ideias – é possível, inclusive, premiar os colaboradores que trouxerem sugestões aplicáveis à automação dos processos. Com isso, todos ganham.

6. Documente as alterações para monitorar o resultado e custos

Documentar as modificações é fundamental, crie fluxogramas que demonstrem o funcionamento do processo antes e depois. Anote também os valores do investimento para uma determinada melhoria.

Dessa forma, você será capaz de comparar os resultados, medindo o impacto financeiro que as alterações representaram para o negócio. Sempre crie métricas a fim de acompanhar a evolução do desempenho nos processos da empresa.

Hoje em dia é essencial migrar para o ambiente digital se você quer automatizar os processos financeiros, por exemplo. Esqueça documentos físicos. Se não forem extremamente necessários, eles apenas aumentam as chances de erro, perda de informação e trabalho.

Nesse sentido, você pode adotar um software gratuito de despesas como o QuickBooks ZeroPaper. Ele facilita o controle e a organização das finanças, oferece fluxo de caixa online e a emissão de relatórios financeiros.

>> Leia também: Dicas para manter o seu controle financeiro empresarial

Utilize um software de gestão do trabalho para automatizar seus processos

O Runrun.it é a ferramenta ideal para te auxiliar na automação dos processos da sua empresa. Dentro da plataforma você consegue configurar o seu fluxo de trabalho, definir os responsáveis pelas tarefas e as etapas pelas quais cada atividade passa.

Nosso Quadros, ou kanban que traz a visão do todo no Runrun.it, permite acompanhar de forma dinâmica cada processo, representado por colunas interativas. E, de forma automática, o sistema oferece o tempo médio que as tarefas permanecem em cada coluna e o tempo do processo todo (lead time).

Através dos relatórios e do nosso Dashboard, você pode acompanhar em tempo real todas as métricas e indicadores da sua empresa, além de extrair informações importantes para as fases de monitoramento e gestão dos processos. Faça o teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it

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