Fazer a automação de processos em uma empresa consiste em aprimorar e otimizar as etapas do fluxo de trabalho através do uso da tecnologia, substituindo tarefas manuais por sistemas.
O objetivo dessa ação é obter maior eficiência, integrar processos, acelerar etapas, evitar burocracias internas, melhorar a produtividade das equipes, fazer uma melhor gestão do tempo e, consequentemente, possibilita que a empresa direcione os investimentos financeiros para outras áreas de interesse.
A automação de processos pode impactar a rotina de trabalho dos funcionários e também na captação de clientes.
Para tornar seu workflow mais ágil de uma forma bem simples, conte com o Runrun.it, uma ferramenta de gestão de tarefas completa, com integração de banco dados e outras ferramentas de trabalho essenciais.
Automatizar processos se tornou uma questão de sobrevivência para muitas empresas, especialmente para aquelas que adotaram o home office ou o trabalho híbrido. Por isso, nós vamos abordar nesse artigo como você pode fazer essa otimização na sua empresa:
- Automação de processos: como aprimorar o fluxo de trabalho
- Automação de processos financeiros
- Como fazer a automação de processos durante a transformação digital nas empresas?
- Um software de gestão do trabalho para fazer a automação de processos
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Automação de processos: como aprimorar o fluxo de trabalho
A tecnologia trouxe muitos benefícios para o mercado de trabalho, incluindo desenvolvimentos em inteligência artificial na gestão, que estão transformando a forma com que trabalhamos, criando até mesmo novos empregos.
A Mckinsey estima que até 2030, 375 milhões de trabalhadores em todo o mundo e mais de 30% do total da força de trabalho nos EUA precisarão mudar de emprego ou atualizar suas habilidades de forma significativa.
Outro estudo, também da McKinsey, calcula que 50% das atividades executadas atualmente pelos empregados possam ser automatizadas com tecnologias que já existem e são comprovadas. Entretanto, apenas 10% dessas tarefas estão realmente sendo automatizadas a uma taxa acima de 90%.
Quando falamos em automatização do fluxo de trabalho há duas possibilidades: o desenvolvimento de uma plataforma de automação pela sua equipe interna de TI ou a escolha de uma solução já existente.
No primeiro caso, existe uma ameaça: imagine que o sistema desenvolvido pelo seu time de TI apresente falhas. Isso poderá gerar atrasos, já que será frequente a necessidade de ajustes nos processos, atrapalhando o fluxo de trabalho e até mesmo a produtividade da equipe, que poderia estar se ocupando de outras demandas.
No entanto, ao optar por uma plataforma já existente, como o Runrun.it, existe a vantagem de que o sistema já foi testado e aprovado por várias empresas.
Além disso, a ferramenta possui uma equipe full time para suporte, melhorias, correções e criação de novas funções. Com o sistema, você encontra várias funcionalidades e pode adaptá-las conforme o fluxo de trabalho específico do seu negócio.
O que é um business-driven workflow?
Como o nome já diz, são fluxos de trabalho orientados pelo negócio. Uma solução que pode ser adaptada e personalizada sem serem necessários esforços na área de ciência da computação mexendo em códigos complexos.
Em um estudo recente publicado pela Aberdeen Group, encontramos os pontos em comum nas empresas que adotaram o business-driven workflow. São eles:
Além disso, a pesquisa levantou números comparando empresas de desempenho mediano do mercado dos Estados Unidos e outras com desempenho acima da média. Entre as empresas de desempenho mediano, 48% usam alguma plataforma de gestão.
Entre empresas bem-sucedidas, o número já sobe para 86%. Já em relação ao processo decisório, entre as empresas consideradas “medianas”, apenas 4% melhoraram nesse quesito. Enquanto isso, nas bem-sucedidas, o índice de melhora na tomada de decisão chega a 20%, graças também ao uso das plataformas.
Isso indica claramente a necessidade de incorporar ferramentas de gestão como o Runrun.it, promover mudanças nos processos e no fluxo de trabalho para aumentar a performance das pessoas.
[Webinar] Como automatizar o fluxo de trabalho com o Runrun.it
Interessado em automatizar o fluxo de trabalho e os processos na sua empresa? Nesse vídeo, mostramos como fazer isso de forma simples e quais funções do nosso software podem facilitar a sua rotina.
Automação de processos financeiros
Hoje em dia é essencial migrar para o ambiente digital se você quer automatizar os processos financeiros, por exemplo. Esqueça documentos físicos. Se não forem extremamente necessários, eles apenas aumentam as chances de erro, perda de informação e trabalho.
Nesse sentido, você pode adotar um software gratuito de despesas como o QuickBooks ZeroPaper. Ele facilita o controle e a organização das finanças, oferece fluxo de caixa online e a emissão de relatórios financeiros.
>> Leia também: Dicas para manter o seu controle financeiro empresarial
Como fazer a automação de processos durante a transformação digital nas empresas?
A transformação digital nas empresas já é uma realidade para muitas organizações que utilizam as tecnologias disponíveis, ou desenvolvem as próprias, para tornar o negócio cada vez mais inovador, melhorando a experiência do cliente.
O processo de transformação digital nas empresas começa com um estudo interno de quais etapas do fluxo de trabalho podem ser automatizados, definição dos investimentos necessários e experimentos com o uso da ferramenta na rotina de trabalho.
Isso resulta no aumento da produtividade, menos burocracia, ou seja, é uma transformação que causa uma mudança cultural e estrutural para todos na organização.
A seguir elencamos 3 passos básicos para você começar com a automação de processos na sua empresa:
1. Comece com tarefas simples e repetitivas
Essas atividades podem trazer maior retorno de produtividade a curto prazo, além de otimizar a distribuição de tempo nas tarefas das equipes. Ao invés de se dedicar ao preenchimento manual de um timesheet, esse tempo pode ser usado para trabalhar na análise de KPIs, por exemplo.
2. Treine a equipe
Ao realizar uma mudança é importante que todos no time estejam cientes do novo método e da importância dele para a empresa, isso evita que ocorram problemas no fluxo de trabalho e falhas na comunicação.
3. Priorize o cliente
Automatize os processos que trarão maior impacto no valor que você entrega para o seu cliente, já que a melhora na experiência e atenção dele vai aumentar a probabilidade de fidelização dele com a marca.
>>Leitura recomendada: Como uma gestão de processos efetiva vai diferenciar a sua empresa
Um software de gestão do trabalho para fazer a automação de processos
O Runrun.it é a ferramenta ideal para te auxiliar na automação dos processos da sua empresa. Dentro da plataforma você consegue configurar o seu fluxo de trabalho, definir os responsáveis pelas tarefas e as etapas pelas quais cada atividade passa.
Nossa visualização em quadros traz a visão do todo no Runrun.it, permite acompanhar de forma dinâmica cada processo, representado por colunas interativas. Assim, tudo o que você precisa fazer é arrastar as tarefas pelas etapas, até que elas sejam concluídas!
Através dos relatórios e do nosso Dashboard, você pode acompanhar em tempo real todas as métricas e indicadores da sua empresa, além de extrair informações importantes para as fases de monitoramento e gestão dos processos. Faça o teste grátis hoje mesmo: http://runrun.it
Conteúdo desenvolvido em parceria com a QuickBooks.
