Sabe quando um projeto tem uma fila enorme de tarefas a serem realizadas e você gostaria de anotar tudo para, no futuro (próximo ou distante), poder atribuí-las aos respectivos responsáveis? Essa lista de tarefas de um projeto se chama Backlog e, em vez de criá-la em um arquivo compartilhado e passível de esquecimento, você pode registrar tudo no Runrun.it. Veja abaixo o que é, seus benefícios e como usar.
O que é backlog
O backlog começou a ser usado por equipes de desenvolvimento de software como forma de ter organizados todos os passos da evolução do produto. Dessa forma, backlog seria uma espécie de “gaveta”, um estoque, dentro do seu projeto, usada para guardar tarefas a serem desenvolvidas. A ideia é que a equipe vá consumindo o conteúdo dessa gaveta de acordo com a prioridade – elegida pela própria equipe ou pelo gestor do projeto.
O backlog aparece originalmente no Scrum, um framework usado por equipes de TI e criado a partir dos preceitos do Manifesto Ágil. Neste universo, o “product backlog” é o conjunto de requisitos que devem ser priorizados a cada “sprint”. Ainda que sistematicamente usado por engenheiros, o conceito do backlog pode (e deve) ser levado para a execução de projetos de qualquer área – bastando que se organize todas as tarefas em uma lista.
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O Runrun.it adaptado ao seu uso
Com a etapa padrão “Caixa de Entrada” (de tarefas não atribuídas) no Quadros, a lista de tarefas de cada pessoa tende a diminuir, aumentando a agilidade do trabalho, pois em vez de uma tarefa ficar parada na fila de alguém, ela pode simplesmente ser trabalhada por qualquer outro membro do time que esteja livre, de acordo com a prioridade estabelecida dentro do próprio Backlog.
Benefícios
Você já ouviu falar dos modelos “push” e “pull” (empurre e puxe) de trabalho? No primeiro, você vai distribuindo as tarefas para a equipe de acordo com a demanda, à medida que você se lembra e quando surge uma nova ideia. Nesse tipo de distribuição, acontece muito do gestor acabar sobrecarregando alguns profissionais sem perceber, porque, ao atribuir as tarefas na hora em que se lembra delas, nem sempre ele olha as prioridades do time inteiro.
Já no modelo “pull”, você cria uma lista de demandas e as pessoas vão “puxando” para si à medida que entregam suas tarefas. Também usado no kanban, este modelo apresenta dois principais benefícios:
1) Você cria uma lista com todas as atividades de um projeto, podendo repriorizá-las a todo momento, e sem a chance de esquecer de uma ou outra, e
2) Todos os responsáveis envolvidos no projeto podem transferir essas tarefas para si, tornando seu dia a dia mais organizado e com a certeza de estar trabalhando nas coisas certas.
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Como usar o Backlog do Runrun.it
O Backlog é a fila de tarefas de um projeto ou de um fluxo de trabalho que os membros das equipes envolvidas poderão consumir. Para compor o Backlog, basta que o usuário crie tarefas selecionando uma equipe como responsável ou sem atribuir a ninguém, mas sempre colocando em uma única etapa que você pode nomear “Backlog”.
Atenção:
1) Você só pode abrir tarefas no Backlog se você puder abrir tarefas para pelo menos uma pessoa daquela equipe. Para isso, é fundamental ter equipes cadastradas no sistema e usuários cadastrados nestas equipes. Isso pode ser configurado em ‘Administrar > Usuários’ e ‘Administrar > Equipes’.
2) O tipo de tarefa e o cliente/projeto selecionados devem estar visíveis para aquela equipe. Isso pode ser configurado em ‘Administrar > Tipos de Tarefa’ e ‘Administrar> Cliente > Projeto’.
Para visualizar as tarefas dentro do Backlog:
1. Selecione o Quadro e busque pela etapa correspondente ao Backlog – que pode chamar Backlog, Caixa de Entrada, A fazer, como você e sua equipe preferir.
2. Vá à página do projeto e selecione a opção “Sem alocados” no filtro da tabela.
Após aplicar o filtro de tarefas não atribuídas na página do projeto, você poderá priorizá-las clicando sobre a prioridade e digitando o novo valor. Apenas Administradores, Gestores e Líderes da conta têm permissão para isso.
3. Para ver todas as tarefas sem atribuição a que você tem acesso na conta, vá até a página geral de Tarefas e selecionar o filtro “Sem alocados”
Para trabalhar em uma tarefa do Backlog, basta entrar nos detalhes desta tarefa e se alocar.
Crie uma tarefa para o Backlog através do e-mail ou do Slack
Você tem clientes (externos ou internos) que demandam tarefas para sua equipe? Agora eles podem abrir tarefas para o seu Backlog “favoritando” mensagens da sua caixa de-mail ou suas conversas no Slack, ou ainda, a partir do “label” da sua caixa do Gmail. Como? Através do Zapier, plataforma que ajuda a integrar aplicações web.
Para isso, basta usar este template para a integração.
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