Onde você jantou na terça passada? A maioria das pessoas teria dificuldade em recordar uma informação tão trivial. E se falássemos de algo ainda mais rotineiro? Por exemplo, em que você trabalhou na segunda-feira da semana retrasada? Provavelmente, essa pergunta é ainda mais difícil de responder. Pois é… Se não conseguimos registrar com precisão o tempo que dedicamos às nossas tarefas, como saber qual o valor do nosso trabalho? Como provar que algo não pode ser entregue em um determinado prazo? Por isso, neste post falaremos sobre como calcular horas trabalhadas
O que você vai encontrar neste artigo:
- Além do relógio de ponto
- O problema para autônomos e empresas
- “A emenda saiu pior que o soneto”: O perigo do estresse
- Trocando a planilha de horas por tecnologia
- Como calcular horas trabalhadas com o Runrun.it
- Controle de horas sem perder tempo
Além do relógio de ponto
Algumas pessoas trabalham em tarefas simples, com uma única variável de produtividade. Por exemplo, um funcionário de atendimento ao público muitas vezes precisa apenas preencher um número de horas por dia. “Bater o ponto” na entrada, “bater o ponto” na saída. Este será o valor de seu trabalho.
No entanto, como colocar um valor no trabalho de alguém que tenha tarefas variadas, metas de produtividade, ou ainda, trabalhe em vários projetos ao mesmo tempo? Como saber, por exemplo, quantas horas foram investidas em um projeto específico, por três equipes distintas?
Se um colaborador não for capaz de calcular horas trabalhadas em cada etapa, torna-se impossível para o gestor ou para a empresa estabelecer seus custos. Sem mapear seus custos, não é possível cobrar seus clientes de forma justa. E, se você não sabe o preço justo de seus produtos ou serviços, você certamente está perdendo dinheiro.
O problema para autônomos e empresas
Imagine que você seja um advogado. Sabemos que advogados cobram por hora trabalhada. Mas o que é a hora de trabalho de um advogado? Podemos dizer que é o tempo que ele passa nos tribunais. Ou ainda, escrevendo documentos jurídicos, como contratos, petições e afins. Podemos, também, dizer que é o tempo que ele perde nas filas das repartições públicas. Em algum momento, esta definição torna-se vaga. No fim da jornada, ao contabilizar o que fez naquele dia em uma planilha de controle de horas, ou timesheet, o advogado tem que se esforçar para se lembrar de tudo. E a memória não é melhor lugar para registrar isso.
Agora, vamos extrapolar este problema para consultores. Médicos, arquitetos. Contadores, profissionais liberais em geral. Pessoas para quem o relógio de ponto não é tão importante. Pessoas que respondem e-mails e telefonemas até mesmo fora do horário de trabalho formal. Esse tipo de profissional precisa de um controle de horas muito mais detalhado e rígido para saber a rentabilidade de seu trabalho. Como fazer isso?
Indo do exemplo individual para o coletivo: uma empresa de serviços que cobra fixo por mês e vende X horas de cada equipe para atender às solicitações do cliente. Mas tais pessoas trabalham para outros clientes também… como saber se as horas realizadas estão dentro das contratadas se não há um mecanismo confiável para calcular horas trabalhadas? Complicou, não é mesmo?
>> Leitura recomendada: Retrabalho: como combater este temível vilão
“A emenda saiu pior que o soneto”: O perigo do estresse
Já sabemos que é impraticável fazer uma planilha de horas detalhada a cada sexta-feira. Se não lembramos o que comemos no café da manhã, é impossível enumerar o que fizemos na semana inteira. Alguns gestores sugeriram fazer uma planilha de controle de horas diário, mas logo perceberam que isso consumia tempo precioso dos colaboradores.
Além disso, Sanford DeVoe, professor de comportamento organizacional e gestão de RH da Rotman School of Management, ressalta neste estudo que as consequências de um controle de horas diário podem ser ainda mais drásticas.
Diz ele: “Experimentos que conduzi comprovam que, quando anotamos nosso tempo com muita frequência, nos tornamos muito mais impacientes, estressados e, até mais grave, passamos a ser mesquinhos com nosso tempo livre”. A solução, então, seria algo que pudesse ser feito com frequência, mas de forma prática. Algo que se tornasse um hábito, que o profissional mal percebesse.
Trocando a planilha de horas por tecnologia
Calcular horas trabalhadas é um processo braçal, entediante e demorado. Certamente seria incrível se pudéssemos automatizar esta tarefa, ou pelo menos fazer com que este controle de horas fosse o mais ágil possível. Por isso, sugerimos o uso de ferramentas de gestão online com time tracking integrado às tarefas – para que o controle de horas seja, sobretudo, fácil. Por meio da nuvem, você pode registrar com um clique o início e o fim de uma tarefa, seja pelo computador ou celular.
Além disso, trocando a planilha de horas trabalhadas por um software de gestão (fizemos um guia para te ajudar a escolher um software de gestão), a competência do gestor em administrar e calcular horas trabalhadas se estende para toda a equipe e traz segurança tanto para o trabalhador, como para a empresa. “Se a empresa não adotar nenhum sistema de controle dessas horas e o funcionário acionar a Justiça do trabalho, provavelmente a empresa terá que arcar com todo o prejuízo, já que não há como comprovar quantas horas o empregado acumulou no banco de horas e se as horas pagas estão corretas”, afirma a especialista em direitos trabalhistas Cecília Teixeira de Carvalho, em entrevista à Exame.
Com essas informações correndo de forma transparente, todos produzem mais e são capazes de visualizar melhor como investem seu tempo.
>> Leitura recomendada: Primeiros passos para começar a gestão de tempo do seu time – do timesheet à automatização
Como calcular horas trabalhadas com o Runrun.it
Entre as muitas funções do Runrun.it, destaca-se o time tracking integrado para o controle de horas. Com ele, o gestor e cada colaborador podem acompanhar quanto já gastou nas tarefas e por equipe. Veja abaixo como é simples calcular horas trabalhadas no Runrun.it:
O que é, e para quando?
As demandas no Runrun.it não ficam soltas no sistema, já que pertencem à hierarquia Cliente > Projeto > Tarefa. O líder, ou o gestor, distribuem as tarefas entre os membros da equipe. Cada tarefa possui um tempo estimado para ser concluída. Caso seja necessário, os alocados na tarefa poderão alterar essa estimativa, e o sistema se encarregará de ajustar automaticamente os prazos. Assim, uma nova data de entrega é fixada, com as prioridades recalculadas.
Quer saber mais sobre a visualização dessas prioridades? Recomendamos a leitura deste texto sobre agenda de tarefas.
Mãos à obra com a planilha de horas automática
Assim que a nova tarefa é criada, o alocado recebe uma notificação na ferramenta, e se desejar, um aviso por e-mail. Para iniciar, ele simplesmente aperta o “Play” e o sistema passará a registrar o tempo de trabalho daquela tarefa específica.
A barra de porcentagem indica o quanto você está perto de concluir a sua tarefa em relação ao seu esforço estimado. Se ela ficar vermelha, quer dizer que você ultrapassou o tempo estimado para sua execução.
Quer se manter focado na realização de tarefas? Leia este texto do blog sobre checklist.
Reportando as horas por projeto
No Relatório de Horas por Projeto, o sistema divide o tempo gasto por Equipe, ou Usuário, em cada Projeto selecionado pelos filtros na hora de gerar o relatório.
Quer saber a diferença entre ocupado e produtivo? Leia este texto sobre gestão do tempo.
Horas Registradas
Você também pode gerar um relatório de Horas Registradas. Com ele, você saberá se os colaboradores estão registrando horas regularmente no sistema, o que é fundamental para entender se essas horas estão próximas da realidade de sua jornada diária. Lembre-se: ter um dado errado é melhor do que não ter. Se a equipe tem uma jornada de 8h, mas só está registrando 4h por dia, como as demais 4h são investidas?
Controlando prazos e custos
Se calcular horas trabalhadas corretamente pode significar uma economia para a empresa, porque significa mapear seus custos, com o Runrun.it você pode perceber isso de forma bem clara. Na tela de Projetos, o gestor tem uma visão geral dos prazos e do orçamento do projeto, o que facilita sua gestão de custos.
Através das atualizações automáticas no progresso de atividades, o sistema mostra o prazo de entrega estimado e de custo estimado. E, com o gráfico de Burnup, você fica sabendo se o projeto está progredindo em uma velocidade adequada.
>> Leitura recomendada: Guia para gestão de projetos
Controle de horas sem perder tempo
Além de descobrir onde estão seus gargalos produtivos e como estão distribuídas as tarefas em sua empresa, o Runrun.it pode deixar sua gestão ainda muito mais fácil. Conheça mais sobre as inúmeras formas como a ferramenta automatiza processos, deixa sua equipe motivada e impulsiona sua produtividade. Experimente grátis: http://runrun.it
