Existem tendências globais que podem ser aplicadas em empresas dos mais diversos segmentos – de indústrias e grandes multinacionais de TI a pequenas agências e varejo. Olhar para esses padrões e entender como aplicá-los ao seu negócio é papel dos altos executivos, mas também de gestores preocupados com um melhor desempenho da empresa e de seu capital humano. Aqui vamos listar as tendências que você pode aplicar em seu dia a dia.
Antes de apresentarmos essas práticas, é importante repassarmos o conceito de capital humano. O economista Theodore W. Schultz elaborou essa ideia na década de 1950, definindo como um conjunto de “conhecimentos, competências e atributos de personalidade para realizar trabalho de modo a produzir valor econômico”. São características construídas por um trabalhador por meio da educação e das experiências ao longo de sua jornada. O que antes era só visto como força de trabalho, agora é um dos fatores mais importantes para os bons resultados em uma empresa.
Um novo perfil, novas formas de trabalhar
Novos tempos trazem novas demandas por profissionais multidisciplinares. A Deloitte apresentou em seu estudo “Tendências de Capital Humano” um novo formato para a gestão estratégica das empresas: as equipes por projetos. Nesse modelo, as pessoas são alocadas para entregas específicas e não agrupadas por áreas, como tradicionalmente acontece. Os entrevistados acreditam que essa é uma forma mais funcional de distribuir os recursos da organização.
Essa mudança exige dos colaboradores um perfil empreendedor, colaborativo e flexível para a horizontalidade. Ainda que apenas 21% dos departamentos de recursos humanos afirmam estarem preparados para essa movimentação, a notícia boa é que o perfil dos profissionais que estão entrando no mercado de trabalho corresponde a essa necessidade. De acordo com o estudo “Millennial Survey“, também da Deloitte, a geração millennial (nascidos após 1982) pretende trabalhar para organizações com um propósito (sua empresa deveria ter um propósito, aliás), e isso está diretamente ligado à transparência dos objetivos e à participação em projetos amplos e que conversem com vários tipos de profissionais e vivências. E o mesmo acontece com a geração z no mercado de trabalho.
Mas, afinal, por que a sua empresa deveria considerar uma gestão focada em executar os objetivos estratégicos a partir de grupos de projetos? Porque o mundo vive um cenário que pede mudança. Isso é observado a partir da junção de fatores como volatilidade (mudanças efêmeras e rápidas), incerteza (muitas informações e perspectivas contraditórias), complexidade (momento político e econômico) e ambiguidade (enfoque ético que leva a situações que têm lado bom e ruim ao mesmo tempo).
Diante disso, para transformar seu modo de atuação, a pesquisa aponta as cinco estratégias que empresas já adotam para melhorar a execução do trabalho: 1) equipes por projeto (misturando jovens e seniores); 2) menos níveis hierárquicos; 3) revisão de métricas; 4) adoção de tecnologias, e 5) reformulação da cultura.
Antes de partir para essas ações é importante entender se sua estrutura está pronta para mudar. Como seus projetos estão organizados hoje? De que forma sua empresa utiliza seu capital humano para ser mais ágil? Quais ferramentas podem reduzir perdas e fazer as pessoas crescerem de forma sustentável junto com a sua organização?
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4 fatores para observar no desenvolvimento de um projeto
Segundo a pesquisa “Ideias e tendências: Práticas atuais de gestão de projetos, portfólios e programas“, da consultoria PwC, para 94% dos entrevistados, a gestão de projetos possibilita o crescimento dos negócios. Isso é possível porque a estruturação provocada por esse conjunto de atividades ajuda as organizações a medir o progresso, minimizar riscos, reduzir custos e promover a conclusão dos projetos nos prazos definidos.
Por outro lado, os erros de estimativa durante a fase de planejamento são um dos fatores mais preocupantes para quem atua na área. Outro aspecto preocupante é a falta de apoio financeiro da diretoria executiva: quando ela não entende a importância de uma nova estrutura, por exemplo, não disponibiliza nenhuma verba.
Para evitar equívocos de estimativas e até mesmo falta de colaboração operacional, é preciso examinar alguns pontos para descobrir em quais áreas há espaço para crescimento e desenvolvimento. Elaboramos um manual básico de elementos que compõem uma gerência de projetos sólida.
1. Processos
Um conjunto de processos sistemático e organizado traz ordem e eficiência ao gerenciamento de projetos. Portanto, a existência de processos bem definidos – muitas vezes agrupados em uma metodologia – diferencia as empresas que são capazes de entregar resultados superiores, de forma consistente, das que não são. O PMBOK (Project Management Body of Knowledge), por exemplo, divide os processos de gerenciamento de projetos em cinco grupos de processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento. Mas você pode criar os seus – desde que eles façam sentido para o projeto.
Processos bem desenhados garantem que os objetivos do projeto sejam alcançados através do monitoramento e mensuração regular do progresso. Analisar, controlar e respeitar as etapas dos processos também é uma maneira de ser transparente com todos os envolvidos.
Perguntas para se fazer:
- Essas etapas tradicionais do projeto estão bem definidas na empresa?
- Quais são os KPIs do projeto?
- As métricas são customizadas e repensadas conforme os projetos?
- Os colaboradores estão envolvidos em toda as fases dos processos?
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2. Estrutura organizacional
Em vários casos, a estrutura organizacional de uma empresa é elaborada em sua fundação e depois nunca mais repensada. Se uma empresa pretende atingir um alto nível de maturidade, seja na realização de seus projetos, seja no alcance de resultados surpreendentes, é preciso olhar para a sua estrutura organizacional, entender como acontece a gestão do capital humano e como tem feito seus controles de qualidade em relação a isso.
A definição clara de papéis e responsabilidades é um dos pontos que devem ser constantemente revistos. Em tempos de crise, a redistribuição e realocação dos profissionais em determinadas funções pode auxiliar a encontrar soluções dentro de casa, renovando também o envolvimento dos colaboradores em novos desafios. Por isso, é importante o dado já citado da Deloitte que mostra a tendência do trabalho por projetos.
Outro ponto apontado pela consultoria é a necessidade de reavaliar a cultura da empresa. É preciso entender se os valores estão claros para os colaboradores que cada vez mais se importam com uma cultura de coparticipação. A diversidade na hora da contratação, misturando experientes e novatos, é um caminho importante nessa transformação e que permite uma reestruturação sem parar a máquina. Leia aqui sobre igualdade de gênero na construção das suas equipes.
Perguntas para se fazer:
- Minhas equipes são multifuncionais e heterogêneas?
- A estrutura da empresa tem se transformado de acordo com as demandas externas – de clientes e stakeholders?
- Sei apontar quais são os valores, atitudes e expectativas compartilhados por todos os membros da organização?
3. Pessoas
Funcionários engajados e experientes são elementos fundamentais para o sucesso das etapas de um projeto. E as empresas têm três grandes desafios ao gerenciar seu capital humano: 1) encontrar profissionais capacitados; 2) entender seus talentos e direcioná-los para as áreas e projetos mais adequados ao perfil, e 3) criar mecanismos para retê-los.
As pessoas são o recurso mais importante de qualquer organização. É com o trabalho delas que as coisas vão acontecer – ou não. Quando falamos de gerência de projetos, não é diferente. Neste ponto, são as pessoas envolvidas, em geral o gerente de projetos, que devem fazer com que a equipe trabalhe em harmonia realizando as entregas dentro do prazo. Já abordamos o perfil de um bom gerente de projetos neste artigo. Confira abaixo as características essenciais aos profissionais da área:
Coletividade e integração
O trabalho em equipe é um componente inerente. Portanto, o profissional deve ser capaz de entender as pessoas, saber integrá-las e ainda manter a produtividade. Não é uma tarefa fácil! É um perfil agregador que tem uma visão geral de cada personalidade dentro da equipe, sabe lidar com eventuais conflitos e garante a comunicação fluida entre as pessoas.
Liderança e humildade
Os gerentes de projeto assumem grandes responsabilidades e também as falhas da equipe. É evidente que o sucesso também depende do desempenho de outros profissionais, mas se o resultado final de um projeto não for positivo, as cobranças caem no colo do GP. Assim, é fundamental ser resiliente. A humildade para assumir problemas e gerenciar pessoas ajuda tanto o profissional a ser mais capacitado quanto a empresa a alcançar níveis mais elevados de maturidade.
Constante aperfeiçoamento
A pesquisa da PwC indica que 76% dos entrevistados apontam a existência de oportunidades para receber algum tipo de treinamento. Mais de 60% também acreditam que qualquer tipo de treinamento contribui para o desempenho dos negócios. As salas de aula e programas de estudo online são as duas principais opções de treinamento usadas nas organizações atualmente. A empresa, portanto, precisa investir na renovação dos colaboradores, independente do modelo escolhido. Cursos in company, externos, individuais, palestras, eventos e todo tipo de encontro deve ser incentivado constantemente.
Perguntas para se fazer:
- Minha empresa conta com profissionais que tenham habilidades de um gerente de projetos para ordenar os objetivos estratégicos em projetos práticos?
- É possível oferecer aperfeiçoamento para os meus colaboradores e ajudá-los a crescer de alguma forma?
- Como estão se desenvolvendo as lideranças dentro de cada equipe?
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4. Sistemas e ferramentas
As empresas procuram constantemente por sistemas e ferramentas para automatizar e apoiar processos – de gerenciamento de tarefas, projetos, negócios, pessoas e até distribuição e logística… Mas muitas vezes, um volume grande de dinheiro é gasto em sistemas que não são usados pelas equipes que executam os projetos – ferramentas que morrem rapidamente na rede da empresa e nos computadores dos funcionários.
Imagine o triste cenário: depois de todo o esforço em convencer os executivos a investir nesses produtos, profissionais da área veem seus projetos fracassarem pela adoção de ferramentas que não têm afinidade com suas necessidades diárias.
Antes mesmo de escolher uma ferramenta, o caminho natural exige escolher métodos que possam ajudar a empresa a organizar suas demandas. De acordo com a PwC, o Scrum é a metodologia ágil de gerenciamento de projetos mais usada em todo o mundo todo (veja como usar Scrum no Runrun.it). Adotar uma metodologia aumenta o sucesso dos principais indicadores de desempenho de projetos, como qualidade, escopo, orçamento, prazo e benefícios para o negócio.
Perguntas para se fazer:
- Você tem consciência dos problemas e falhas dos seus projetos?
- As ferramentas adotadas têm um real utilidade para a empresa ou estão ociosas?
- Os funcionários estão engajados em utilizar metodologias para otimizar o trabalho?
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Independente da ferramenta escolhida, é importante que ela ofereça um acompanhamento completo das tarefas, de equipes, de custos e de investimento por cliente. Dica: procure uma ferramenta que seja de fácil utilização e que permita gerar relatórios para saber avaliar resultados. Ao escolher uma opção, procure conhecê-la a fundo e incentivar o uso entre os colaboradores a manterem qualquer atualização registrada na ferramenta.
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