Como gerenciar tempo para aumentar a produtividade

Como gerenciar tempo para aumentar a produtividade

E agora? Concentro-me no que é mais importante ou no que é mais urgente? Por natureza, costumamos gerenciar tempo focando naquilo que pede uma resposta imediata – como notificações no celular – e adiando as tarefas mais importantes – como interpretar relatórios. É preciso reverter as prioridades, sendo que o mais importante deve ser feito sempre primeiro. Você pode começar agora, praticando:

1. O método Eisenhower

Ex-presidente dos Estados Unidos e também da Universidade Columbia, o general Dwight Eisenhower afirmava que o importante é raramente urgente e o urgente, raramente importante. Acontece é que, à primeira vista, muitas tarefas do nosso dia a dia parecem igualmente importantes e urgentes. Contudo, um olhar mais cuidadoso pode nos revelar que muitas tarefas urgentes não são realmente importantes no longo prazo. E tarefas bastante importantes, como melhoria de métodos, criação de novos produtos ou serviços, aperfeiçoamento de habilidades, passar mais tempo com a família e ampliação da rede de relacionamentos, frequentemente, não são urgentes. Vejamos a matriz de Eisenhower de como gerenciar tempo:

gerenciar tempo
Q4: Quadrante do Desperdício
Estratégia: eliminar ou reduzir ao mínimo indispensável para o verdadeiro lazer.

Q3: Quadrante da Ilusão
Estratégia: em alguns casos diga não com diplomacia e, em outros, delegue. O alvoroço cria a ilusão de importância, que pode existir para outras pessoas, mas não para você.

Q2: Quadrante da Qualidade
Estratégia: prepare uma agenda para estas atividades. Reduza o tempo dedicado aos Quadrantes 3 (tarefas urgentes sem importância) e 4 (tarefas sem urgência e sem importância). Lembre-se de que falhar aqui significa transferir tarefas para o Quadrante 1, do Estresse.

Q1: Quadrante do Estresse
Estratégia: resolva agora. Você pode estar sobrecarregado dessas tarefas por falta de planejamento ou falha em prever obstáculos.

>> Leitura recomendada: Como ter foco no trabalho

2. Se há uma (palavra de) ordem, é priorizar

É mais provável que você reserve um tempo para rever um grande amigo do que para um grande projeto seu, como escrever um livro, viajar ou começar um esporte. Mas agora é hora de tratar com respeito suas prioridades, estipulando com antecedência um tempo definido para elas e dizendo “não” a tudo que possa te atrasar. Há um número ilimitado de distrações, então, não se engane, pensando “vou só fazer isso aqui primeiro e depois começo…”

A pergunta é: Qual é a tarefa mais importante (e não urgente) que eu poderia estar fazendo agora? O truque é escolher não mais do que três tarefas por dia e persegui-las incansavelmente.

>> Leitura recomendada: Priorização para se dedicar ao que realmente importa

3. Extensões do Chrome

Listamos aqui oito extensões do Google Chrome mais amigáveis possíveis para você gerenciar tempo enquanto trabalha.

StayFocusd: limita o tempo que você pode acessar certos sites.
Boomerang: agenda o envio dos seus e-mails para a data e a hora que você quiser.
Send from Gmail: envia um e-mail instantaneamente com o link do site e o assunto já preenchido, você só precisa dizer o destinatário.
Pocket: guarda suas páginas favoritas para ler mais tarde, acessando getpocket.com.
Any.do: lista seus lembretes e pode sincronizar com seu smartphone (via app).
Runrun.it: permite visualizar sua lista de tarefas na ferramenta, trabalhar, pausar, entregar e priorizá-las.

4. Runrun.it

Quer saber a data desejada para a entrega de uma tarefa? Com um software inteligente de gestão do tempo e do trabalho, você pode fazer isso e muito mais. Braço direito dos gestores, o Runrun.it ajuda a sua empresa a organizar o fluxo de trabalho, fazer o planejamento de projetos, priorizar tarefas, criar uma agenda e formalizar a comunicação com a equipe.

Com algoritmos poderosos, a ferramenta também permite estimar a entrega de projetos, prever possíveis atrasos ou até se um orçamento tende a estourar. E, para ter uma visão completa das suas métricas e monitorar o andamento das atividades, o Runrun.it conta com o Dashboard com fácil acesso às informações da sua empresa em tempo real, em uma só página. Experimente grátis agora: http://runrun.it.

 

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