E agora? Concentro-me no que é mais importante ou no que é mais urgente? Por natureza, costumamos gerenciar tempo focando naquilo que pede uma resposta imediata – como notificações no celular – e adiando as tarefas mais importantes – como interpretar relatórios. É preciso reverter as prioridades, sendo que o mais importante deve ser feito sempre primeiro. Você pode começar agora, praticando:
1. O método Eisenhower
Ex-presidente dos Estados Unidos e também da Universidade Columbia, o general Dwight Eisenhower afirmava que o importante é raramente urgente e o urgente, raramente importante. Acontece é que, à primeira vista, muitas tarefas do nosso dia a dia parecem igualmente importantes e urgentes. Contudo, um olhar mais cuidadoso pode nos revelar que muitas tarefas urgentes não são realmente importantes no longo prazo. E tarefas bastante importantes, como melhoria de métodos, criação de novos produtos ou serviços, aperfeiçoamento de habilidades, passar mais tempo com a família e ampliação da rede de relacionamentos, frequentemente, não são urgentes. Vejamos a matriz de Eisenhower de como gerenciar tempo:
Q4: Quadrante do Desperdício
Estratégia: eliminar ou reduzir ao mínimo indispensável para o verdadeiro lazer.
Q3: Quadrante da Ilusão
Estratégia: em alguns casos diga não com diplomacia e, em outros, delegue. O alvoroço cria a ilusão de importância, que pode existir para outras pessoas, mas não para você.
Q2: Quadrante da Qualidade
Estratégia: prepare uma agenda para estas atividades. Reduza o tempo dedicado aos Quadrantes 3 (tarefas urgentes sem importância) e 4 (tarefas sem urgência e sem importância). Lembre-se de que falhar aqui significa transferir tarefas para o Quadrante 1, do Estresse.
Q1: Quadrante do Estresse
Estratégia: resolva agora. Você pode estar sobrecarregado dessas tarefas por falta de planejamento ou falha em prever obstáculos.
>> Leitura recomendada: Como ter foco no trabalho
2. Se há uma (palavra de) ordem, é priorizar
É mais provável que você reserve um tempo para rever um grande amigo do que para um grande projeto seu, como escrever um livro, viajar ou começar um esporte. Mas agora é hora de tratar com respeito suas prioridades, estipulando com antecedência um tempo definido para elas e dizendo “não” a tudo que possa te atrasar. Há um número ilimitado de distrações, então, não se engane, pensando “vou só fazer isso aqui primeiro e depois começo…”
A pergunta é: Qual é a tarefa mais importante (e não urgente) que eu poderia estar fazendo agora? O truque é escolher não mais do que três tarefas por dia e persegui-las incansavelmente.
>> Leitura recomendada: Priorização para se dedicar ao que realmente importa
3. Extensões do Chrome
Listamos aqui oito extensões do Google Chrome mais amigáveis possíveis para você gerenciar tempo enquanto trabalha.
• StayFocusd: limita o tempo que você pode acessar certos sites.
• Boomerang: agenda o envio dos seus e-mails para a data e a hora que você quiser.
• Send from Gmail: envia um e-mail instantaneamente com o link do site e o assunto já preenchido, você só precisa dizer o destinatário.
• Pocket: guarda suas páginas favoritas para ler mais tarde, acessando getpocket.com.
• Any.do: lista seus lembretes e pode sincronizar com seu smartphone (via app).
• Runrun.it: permite visualizar sua lista de tarefas na ferramenta, trabalhar, pausar, entregar e priorizá-las.
4. Runrun.it
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