Sabe quando chega a semana anterior às suas férias, e você tem a sensação de que trabalhou mais do que no mês inteiro? Então é porque você não sabe como organizar o tempo no trabalho. Mas saiba que não é o único a deixar tudo para a última hora. Para sair desse grupo nem um pouco seleto, selecionamos 6 formas de controlar seu tempo e ter uma vida um pouco mais equilibrada, menos estressante e mais eficiente. Se você seguir pelo menos uma delas, já estará próximo de entender como organizar o tempo no trabalho pode te ajudar a ser mais produtivo.
1. Elimine as distrações
Tudo o que te faz perder o foco e deixar as coisas pela metade deve ser eliminado da sua vista. Exemplo: você começa uma tarefa e, sem motivo algum, checa o celular, abre o Twitter ou o Facebook. De repente, já se passaram mais de 30 minutos – e você voltará para a tarefa inicial quase do zero. Feche todas as janelas de distração, deixe o celular na bolsa/mochila e concentre no que está fazendo. O trabalho irá terminar muito mais rápido do que você imagina se você seguir essa dica de como organizar o tempo.
2. Faça o que é mais importante antes
Ao começar o dia, é muito tentador começar a fazer as coisas menores, quase mecânicas, e se enganar que você está trabalhando. Mas você terá que fazer o mais difícil de qualquer maneira. Além da sua cabeça estar mais fresca no começo do dia, as tarefas mais importantes devem ser realizadas antes porque causarão impacto positivo em toda a sua cadeia produtiva – se você trabalha sozinho ou numa equipe numerosa. Não se esqueça disso ao planejar seu dia: adiar trabalho vai contra o crescimento profissional.
3. Trabalhe com agenda, não com deadlines
Não importa o tamanho do projeto em que você está envolvido, organize seu tempo por dia, e não pensando apenas no prazo final. Ao fazer isso, você conseguirá prever algumas dificuldades e poderá manejar seu tempo para prováveis atrasos (seus ou de terceiros) na entrega de tarefas mais complexas. O deadline só funciona bem para tarefas pequenas e cotidianas. Lembre que é muito provável que você esteja envolvido em mais de um projeto ao mesmo tempo. Por isso, organize sua agenda por tarefas prioritárias.
4. Enviar email não resolve o problema
O email é um meio de comunicação fundamental para a nossa época. Mas ele não resolve problemas. Ao enviar um email, não pense que você já deliberou e está tudo certo. Pelo contrário, o email pode trazer tanto ruído que o problema pode crescer, em vez de sumir. Para você não perder tempo nem energia, tente resolver pessoalmente – fisicamente ou por telefone.
5. Faça apresentações/texto diretos
Chegou o momento de você apresentar uma nova ideia ou o resultado de um projeto? Não tente ganhar as pessoas com palavras bonitas: faça-as entender de fato o que você está dizendo. Uma boa dica é ler alto tudo o que se escreve. Se não fizer sentido, reescreva. Pedir que alguém de fora avalie também pode ser uma saída se seu target é um público genérico. A falta de transparência na comunicação é um dos maiores motivos das reuniões demoradas e das discussões infinitas.
6. Revise sempre
Tanto faz se você é responsável pela entrega de uma tarefa, de um projeto ou de um livro, revise sempre. A revisão deve levar em conta o briefing, regras técnicas, posicionamento de marca, apuração etc. Seu trabalho deve estar conectado com o todo. Isso poupará tempo para todos os envolvidos com seu trabalho, incluindo você, já que quem perderá tempo com as refações será você mesmo. Revise também o planejamento para ver se as coisas estão caminhando como o esperado. Não adianta descobrir que um projeto está atrasado no momento em que ele deveria ser entregue.
Como organizar o tempo da sua equipe toda?
Existem algumas ferramentas online que podem te ajudar com a gestão do tempo, como o Runrun.it. Ele permite que você se planeje levando em conta as prioridades das tarefas e projetos. Além disso, oferece relatórios gerenciais sobre o investimento do tempo de cada pessoa em sua equipe. Teste gratuitamente: http://runrun.it
Você também pode gostar de ler:
- 8 dicas para ter mais confiança em si mesmo
- 13 coisas que um líder não deve fazer
- Como liderar uma equipe em 3 lições básicas
