Todo fim de ano é a mesma conversa: “Ano que vem será diferente!”. E lá vem uma lista de promessas, pessoais e profissionais, sem nem sequer sinal de planejamento. Só que projetos de verdade não funcionam assim. Cada item tem de estar muito bem alinhado e explicado para todos os envolvidos. E, como só de ambição e inspiração não vive um objetivo, você precisa de método. Um organizador de tarefas é esse método, que, além de estruturar sua vida, ainda te ajuda a economizar tempo e dinheiro. É uma forma de executar tarefas e gerenciar com mais inteligência. Confira quatro economias que você consegue fazer com essa ferramenta criada para salvar sua vida no ano:
1. Menos e-mails
Problema: “Preciso de uma tarefa, vou mandar um e-mail. Se surgir mais algum detalhe, mando outro e-mail ou um SMS.”
Ano tranquilo: Um organizador de tarefas permite que você envie demandas para um responsável ou até para uma sequência de responsáveis sem ter de enviar um e-mail sequer. Além disso, você pode indicar as tarefas que têm prioridade, para serem realizadas primeiro. Elas ficam listadas na ordem de importância e podem ser compartilhadas com outras pessoas, que podem comentar e também anexar arquivos a elas. Tudo fica arquivado lá, sem a necessidade de encher sua caixa de e-mails.
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2. Controle em tempo real
Problema: “A que pé está o projeto? Estou perdido! Preciso marcar uma reunião com urgência. Como estará a agenda dos envolvidos?”
Ano tranquilo: Um organizador de tarefas também serve para te oferecer prazos reais para a entrega dos projetos. E, mesmo que alguma etapa atrase, ele refaz o cálculo automaticamente. Você nunca mais terá que fazer esse tipo de conta! Também é possível monitorar todas as tarefas em tempo real, ver a porcentagem já concluída e quantos dias ainda faltam para o projeto encerrar. Em poucos minutos, você identifica gargalos a remediar, talentos a recompensar e sabe quanto deve cobrar do cliente, segundo as horas trabalhadas.
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3. Repositório de dados
Problema: “Lá vou eu, de novo, caçar um arquivo no meio dessas milhões de pastas e e-mails. E lá se vai uma horinha…”
Ano tranquilo: O organizador de tarefas manterá seus clientes, projetos e tarefas a salvo, incluindo os arquivos relacionados a eles. Encontrar deixa de ser um martírio para se tornar rotina. Tanto quando alguém precisar daquele antigo documento quanto se o cliente ligar e pedir dados com urgência. Uma pessoa entrou no time? Ela vai se inteirar rapidamente do que está acontecendo, já que está tudo registrado.
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4. Planilhas e relatórios automáticos
Problema: “Vou levar o dia todo para montar essas planilhas. E quando vou ter tempo de analisá-las?”
Ano tranquilo: Com três ou quatro cliques, um bom organizador de tarefas produz para o gestor relatórios de custos e tempo investidos no projeto e documentos com dados importantes de recursos alocados e prazos. Ele também substitui a velha planilha de horas, se responsabilizando por uma atividade bem importante, mas desgastante para o gestor. Imagine quanto tempo e dinheiro você não economiza com toda essa automatização.
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Ao falar em organizador de tarefas, nos referimos a ferramentas avançadas de gestão, como o Runrun.it. Braço direito dos gestores, o software possui relatórios gerenciais automáticos, métricas de desempenho e alocação do tempo em uma única tela em tempo real, com o Dashboard. Além disso, proporciona até 25% mais produtividade para as equipes. Experimente grátis: http://runrun.it
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