Como está a sua gestão de horas trabalhadas? Vamos te ajudar a assumir o controle com 5 dicas

Como está a sua gestão de horas trabalhadas? Vamos te ajudar a assumir o controle com 5 dicas

Há quantas horas você estava na labuta antes de começar a ler este artigo? A pausa foi programada? Qual tarefa você fará logo que terminar? Antes de entrar em uma rotina frenética de apagar incêndios – ou justamente para sair dela –, observe como você lida com as horas. Se tempo é dinheiro, um bom controle de horas trabalhadas deve ser uma meta de qualquer profissional. Principalmente para quem está em uma posição de gestão, coordenando uma equipe. Invista agora um tempinho para pensar sobre a gestão de horas na sua empresa e tirar aquela impressão de que nunca há tempo para nada.

>> Leitura recomendada: A relação do tempo e trabalho na sua empresa

O exemplo das supermães executivas

Para ilustrar esse drama da correria do dia a dia, vamos partir de uma das figuras mais atarefadas e que precisa desesperadamente de um tempo extra: a mãe executiva. Para muitos, esse estereótipo de mulher maravilha que consegue fazer tudo beira a fantasia. Porém é possível tirar muitas lições de mulheres que decidiram abraçar esses dois mundos, o da maternidade e o de grandes carreiras, e obtiveram sucesso sem sacrificar a vida pessoal.

Laura Vanderkan, escritora de best sellers como 168 hours e What The Most Successful People Do, investigou a rotina dessas mulheres para descobrir como elas conseguem administrar seu tempo, e acabou derrubando alguns mitos de produtividade e gestão de horas. O interessante é que essas considerações servem para mães, pais e até aquela pessoa que ainda não tem filhos, mas que já acha que trabalha demais e não tem tempo para si mesma.

Um dos grandes mitos é o de que, ou você passa tempo com a família, ou você é bem-sucedida(o). Laura analisou o registro de horas de mais de 150 mulheres que ganham salários de seis dígitos anualmente. O resultado é que, na média, elas trabalham 44 horas por semana, apenas 10 a mais que a média nacional das mulheres nos Estados Unidos. Ou seja, elas não estão se matando de trabalhar. Estão fazendo com que essa hora extra realmente faça a diferença.

Certeza que você está trabalhando tanto assim?

Não é só no mito de mães executivas que há uma diferença entre horas realmente trabalhadas e a percepção de tempo investido no trabalho. John Robinson e Geoffrey Godbey demonstram esta diferença no livro Time for life. Segundo a publicação, as pessoas estimam de forma equivocada: aquelas que afirmam trabalhar de 50 a 59 horas por semana trabalham na verdade entre 40 e 49 horas. Quem diz trabalhar de 60 a 74 horas acaba devendo 15 horas nessa conta. E quem acha que trabalha mais de 75 horas, geralmente erra em 25 horas ou mais nessa estimativa.

Não é que as pessoas não estejam chegando tarde em casa, ou trabalhando no final de semana. O livro traz estudos que mostram que “arredondamos” até uma hora para cima a nossa labuta diária . Por isso, o controle de horas trabalhadas é tão importante.

Dicas para aproveitar ao máximo as horas trabalhadas

A gestão de horas tem a ver com estar realmente presente, executando com foco a tarefa que você programou. Reunimos aqui algumas dicas valiosas que Laura Vanderkan compartilhou neste artigo da Fortune para que cada hora conte de verdade.

1. Quais as três grandes realizações de hoje?

Planeje o seu dia de uma forma que, ao final, você tenha alcançado pelo menos três grandes metas. Esse exercício força a priorização correta de atividades. Para entender melhor, vale reler este artigo sobre priorização de tarefas. E como otimizar esse processo de priorização? Com o Runrun.it, que é uma ferramenta de automação da gestão do trabalho, e que permite distribuir tarefas para a equipe, priorizá-las, estimar o esforço, agendar atividades repetitivas e mudar a ordem de prioridades.

Além de elencar a importância e a urgência do que deve ser feito, é preciso dar atenção para quanto tempo as tarefas menores estão roubando de você. Falando em tarefas menores, a próxima dica é exatamente sobre elas.

2. É você mesmo que deveria fazer isso?

Separe o que é estratégico e o que é operacional. Você precisa ir mesmo àquela reunião (veja esse manual sobre reuniões produtivas)? Essa leitura alucinada de e-mails está levando você a algum lugar? Analise a sua rotina para identificar tarefas menores, que muitas vezes são mais fáceis de serem cumpridas e dão aquela sensação de produtividade. Às vezes, elas estão na verdade afastando você das grandes tarefas que só você pode realizar. Ao mapear as atividades, você pode delegar algumas, automatizar outras e em alguns casos simplesmente riscar da sua agenda. É assim que funciona um bom controle de horas trabalhadas.

O Runrun.it, por exemplo, é extremamente útil neste caso. A ferramenta pode te ajudar nesse gerenciamento de tarefas menores do dia a dia, ao automatizar processos, evitar a microgestão e otimizar o seu tempo.

A propósito, você vai gostar de ler as dicas deste artigo sobre a diferença de ser produtivo e estar ocupado.

>> [CASE] Com Runrun.it, Gimba reduz 40% do seu custo operacional

3. Separe um tempo para perder tempo

Claro que temos que estar atentos a mensagens no celular e e-mails. Mas se ficarmos o dia todo na caixa de entrada, as horas não vão render. Não podemos deixar que essas distrações (que, às vezes, se confundem com o trabalho) tomem conta do dia e fiquem mescladas com as horas realmente produtivas.

Por isso, separe no seu dia momentos em que oficialmente você não está dando continuidade a uma determinada tarefa. Isso vai evitar distorções e aquele trabalho arrastado que deveria estar pronto há muito tempo.

Os coordenadores pedagógicos, por exemplo, separam horários específicos para conversar com os pais. Os médicos de plantão têm na agenda um período para esclarecer dúvidas de pacientes internados. Por que você, gestor(a), não pode organizar o seu horário e determinar um período para responder às demandas que caem de paraquedas na sua mesa?

E esse pensamento pode e deve ser extrapolado para as pílulas de descanso na sua agenda, já que não somos robôs. É sim possível combinar ócio e produtividade, e já falamos sobre isso no blog.

O Runrun.it traz dois benefícios aqui para o controle de horas trabalhadas. Com a ferramenta, você pode evitar distrações e o risco de perder informações em e-mails e grupos de WhatsApp. Isso porque toda a comunicação da sua equipe é formalizada e gerenciada pelo sistema. Além disso, permite a criação de tarefas ongoing, que são realizadas com frequência e contam tempo em demandas que não precisam de uma data de entrega.

4. Não pense em 8 horas, mas em 40

Planejar o dia é fundamental, mas não pare por aí. Dedique atenção à sua gestão semanal de atividades, focando principalmente no fluxo de trabalho.

Para montar o seu fluxo e fazer o controle das horas trabalhadas, você pode fracionar o trabalho em blocos menores para mapear o caminho ideal. É a hora, muitas vezes, de rever organogramas com os cargos e as posições das pessoas, assim como os job descriptions, e o fluxograma das demandas e dos projetos da sua empresa.

No papel está tudo certo? Então certifique-se de que todos os envolvidos estão cientes do que deve ser feito. Eis outro processo em que você pode usar o Runrun.it. Com ele, você delega as tarefas e acompanha sua realização bem de perto.

5. Faça do timesheet seu maior aliado

Enquanto você não tiver a real dimensão de como investe o seu tempo, será difícil fazer mudanças corretas na sua agenda. Uma das principais funções do Runrun.it é o timesheet automático e descomplicado. Além de contribuir para o planejamento e priorização das tarefas, a ferramenta possibilita o controle de horas trabalhadas e dá a real dimensão de quanto tempo é investido nas atividades.

Com esses dados, os gestores conseguem gerar relatórios de custos, precificar projetos ou calcular a rentabilidade da equipe. Outro benefício do sistema é que o controle de horas ajuda a sua gestão a ser mais eficiente e produtiva, sem se perder em tabelas e planilhas burocráticas. Afinal, o controle do tempo não pode tomar ainda mais tempo do seu dia, né?

Comece um bom controle de horas trabalhadas agora

Imagine o impacto na sua rotina de um controle tão simples quanto dar “play” e “pause” em uma música, e passar para a próxima. Mas na plataforma todos estarão tocando tarefas e tornando o controle de horas trabalhadas mais simples e ágil. E com a possibilidade de geração de relatórios instantâneos e análises rápidas para tomada de decisão. Faça um teste grátis e faça cada hora valer: http://runrun.it.

Gif_Signup-1-1-3

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios estão marcados com *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>