Uma das bases para conseguir realizar uma gestão de negócios com equilíbrio e responsabilidade é por meio do controle de operações. Afinal de contas, com esse processo, é possível fazer o mapeamento dos processos, percebendo as possibilidades de melhorias internas e de inovações que vão permitir o crescimento da organização.
Para que tal atividade seja realizada de forma organizada, rentável e ágil, se faz necessária a aquisição do Runrun.it, software de gerenciamento de projetos que automatiza as etapas de gestão, promove a integração com demais plataformas e garante o armazenamento de informações e históricos de forma totalmente segura.
Além do mais, adotar a ferramenta simboliza uma economia de recursos a longo prazo para a sua empresa, como foi o caso da Funcesp (atual Vivest), que viu seu desempenho ser aprimorado após inserir o sistema em seus processos cotidianos.
Nesse post, você irá conhecer os casos de uso com uma plataforma de gestão de processos que tornam o controle de operações descomplicado, tornando os projetos mais transparentes, rápidos e adaptáveis para mudanças.
- O alinhamento do controle de operações
- Gestão de processos e onboarding padronizados
- Automação de processos
- Histórico de armazenamento
- Padronização de solicitações, tarefas e demandas
- Integração entre equipes e parceiros
- Gestão analítica
- Gerencie processos e controle operações com o Runrun.it
O alinhamento do controle de operações
Na rotina de uma organização, os processos que envolvem o controle de operações estão diretamente ligados ao modelo de administração de processos adotado pela empresa.
Logo, em companhias que possuem práticas baseadas na gestão ágil e colaborativa, os passos são mais práticos e transparentes, com a definição de ciclos de trabalho interativos entre equipes, clientes e fornecedores.
Portanto, para que o fluxo de trabalho aconteça sem interrupções, é importante que haja uma padronização para cada etapa dos projetos em desenvolvimento, fazendo que todos acompanhem a evolução das atividades de maneira sintonizada e colaborativa.
Sendo assim, ter o Runrun.it como software de gestão é um diferencial para o controle das operações, já que a plataforma possui recursos que auxiliam as equipes desde o momento da integração à avaliação de resultados, como você pode conferir nos próximos tópicos.
Gestão de processos e onboarding padronizados
A familiarização dos profissionais com as práticas de uma empresa começa quando ela é aos poucos inserida nos processos internos e compreende mais sobre a cultura organizacional do novo local de trabalho.
Essa etapa, também conhecida como onboarding, é valiosa para promover a inclusão e engajamento do novo funcionário à companhia, assim como conhecer as principais ferramentas utilizadas para a realização das tarefas.
No Runrun.it, essa fase de adaptação pode ser facilitada por meio da criação de Quadros específicos para o processo, com a integração sendo dividida em partes que simbolizam cada um dos estágios de apresentação, como demonstrado no modelo abaixo.
Como outras atividades realizadas, o onboarding pode ser monitorado pela gestão de pessoas a partir da visualização kanban, que mostrará qual a fase atual dos novos profissionais ao mesmo que eles conhecem as características das tarefas que serão realizadas, tornando a adaptação mais natural possível.
Automação de processos
Um dos pecados mais comuns em empresas de diferentes segmentos é não ter uma ferramenta de gestão que traga agilidade para encaminhar os diversos processos que precisam ser efetuados.
Com a transformação digital nas empresas, a digitalização das operações tornou-se uma necessidade que ajuda a evitar o excesso de demandas manuais, mantém as equipes alinhadas e reduz o número de atrasos.
O maior fundo previdenciário do país, a Funcesp (atual Vivest), convivia com um incômodo alto índice de entregas de subsídios judiciais feitas fora do prazo estabelecido. O problema se estendia à falta de capacidade para a execução dos serviços o que gerava um desgaste nas relações entre as equipes.
Para superar esse obstáculo e acelerar os processos manuais, a instituição optou por levar o Runrun.it para dentro das suas operações. Com a ferramenta, a Vivest automatizou a sua gestão de tarefas e tornou conseguiu inserir uma padronização nos processos.
A viabilidade da contratação foi comprovada pela fácil adaptação dos profissionais com a ferramenta, agilidade dos trabalhos e acompanhamento em tempo real das demandas.
A melhoria dos processos da empresa foi impulsionada principalmente pela centralização das informações em um só lugar e não apenas no desktop. Com o Runrun.it, a equipe formada majoritariamente por advogados conseguia agora consultar seus processos pelo aplicativo de maneira organizada e produtiva.
A mobilidade oferecida pelo Runrun.it permite também que haja maior flexibilidade nos modelos de trabalho híbrido e home office, já que a plataforma mantém as equipes conectadas independente do local de trabalho, fazendo com que o controle de operações funcione digitalmente, trazendo praticidade e inovação para dentro das organizações.
Histórico de armazenamento
Seja na prestação de serviços, em consultorias ou na venda de produtos, é essencial que haja um follow-up com os clientes. Sem isso, muitos dos registros se perdem pelo caminho e a probabilidade que os prazos sejam descumpridos em função disso é grande.
No caso da Vivest, a maioria do acompanhamento era feito por meio de ligações telefônicas, o que tornava a organização das informações e identificação dos prazos bastante complicada.
Por isso, a implementação do Runrun.it também representou uma mudança de hábitos, com a inclusão de todas as informações fundamentais na plataforma. Intuitivo e simples de usar, o software permite o armazenamento de documentos, a interação entre as partes do processo, o envio de materiais e a consulta aos dados prioritários de maneira descomplicada.
A capacidade de registrar os detalhes mais importantes e consultar os históricos das causas facilitou o cotidiano dos advogados, que agora poderiam anexar arquivos e casos completos de maneira prática e segura, uma vez que os dados guardados no Runrun.it são criptografados para a proteção dos clientes.
Como consequência, a Funcesp reduziu os gastos com ferramentas adicionais, já que o novo sistema supria toda a urgência de centralizar os casos em um só lugar, garantindo a toda a equipe agilidade necessária para a realização dos trabalhos.
Padronização de solicitações, tarefas e demandas
Muitas vezes, por conta de uma dinâmica de trabalho acelerada, não há tempo hábil para organizar e responder todas as demandas geradas em um dia de trabalho.
Diante dessa situação, recorrer a um software como o Runrun.it é a melhor alternativa, pois a plataforma otimiza a integração de sistemas utilizados, como calendários, ferramentas de comunicação e de help desk (suporte ao usuário).
Além da visualização do fluxo de trabalho já mencionado, com o Runrun.it é possível padronizar as tarefas por meio de modelos prontos, com campos de fácil preenchimento e que podem ser replicados para projetos semelhantes, representando uma economia de tempo na realização dos procedimentos mais operacionais.
Outro recurso que faz a diferença é a solicitação de demandas por meio dos formulários do Runrun.it. Essa novidade faz com que antes de iniciar qualquer atividade, os profissionais tenham acesso a todas as informações e materiais necessários para consulta e execução, reduzindo os ruídos de comunicação entre equipes, parceiros e clientes.
O requerimento de tais dados funciona por meio da criação de um questionário personalizado pelo próprio usuário, no qual ele insere os campos de sua preferência para pedir documentos, registros e demais dados essenciais para realizar os trabalhos do início ao fim.
Integração entre equipes e parceiros
Em uma corporação, quanto mais sintonizados estão os times, mais o trabalho acontece de maneira colaborativa, produtiva e ágil.
Para a Funcesp, ter a ferramenta que promovesse essa integração entre as equipes era justamente o que a organização necessitava para melhorar a comunicação, criar um modelo de atuação aplicável para os colaboradores e fornecedores e diminuir os atrasos nas entregas.
A partir da aquisição do Runrun.it, o fundo previdenciário conseguiu introduzir a tecnologia de gestão de tarefas na área Jurídica, na Equipe de Ação Judicial e também no escritório de advogados contratado.
A mudança trouxe a transparência para as atividades e ajudou os envolvidos a compreender as dificuldades enfrentadas por cada time e como conjuntamente, esses desafios poderiam ser superados.
O uso da mesma ferramenta pelas três partes trouxe a conexão em torno dos trabalhos, padronizando os processos envio e recebimento de informações, melhorando a definição dos prazos e mitigando riscos para a organização.
A gestão em tempo real com fornecedores é feita pela criação de projetos exclusivos dentro da ferramenta, na qual o administrador seleciona as opções de visibilidade e compartilhamento ao qual os parceiros terão acesso durante a execução dos trabalhos.
Esse monitoramento também abrange clientes que eventualmente não possuam licenças na plataforma, por meio do usuário convidado. A funcionalidade de compartilhamento de projetos estabelece uma comunicação direta com pessoas externas de forma segura, facilitando a definição de cronogramas, ajustes e finalização das atividades.
Tal possibilidade faz com que a criação de projetos cooperativos se torne mais intuitiva e construtiva, já que todos os lados conseguem enxergar o que está sendo feito de maneira remota e digital.
Abrangente em diversos segmentos, o alinhamento das operações também faz muito sentido em ações colaborativas de marketing, principalmente quando existe uma relação de longa data entre os departamentos e seus fornecedores, como a Julia Cavalari, gerente de projetos de Marketing da XP Inc, explica no depoimento a seguir:
Com alguns parceiros de longa data que temos maior frequência de trabalhos a fazer com eles, a gente coloca eles dentro do Runrun.it com perfil diferente do nosso, eles possuem um quadro próprio e a gente vai fazendo tudo lá. Eu e todos os stakeholders ficamos no mesmo card com eles e ao invés de fazer as trocas por email, nós fazemos essas mudanças pelo Runrun.it.
Julia Cavalari, gerente de projetos de Marketing da XP Inc
Gestão analítica
Atualmente, com tantos meios de mensurar os resultados é imprescindível que as decisões sejam feitas de forma analítica, com base nos dados coletados por ferramentas de gestão.
No Runrun.it, isso não é diferente. Por meio de recursos automatizados, a plataforma coleta informações durante a realização das tarefas que trazem insights interessantes para a continuidade dos processos, como o tempo investido por demanda, a disponibilidade dos profissionais e os indicadores de produtividade.
Tais registros são geridos e acompanhados por meio do dashboard da plataforma, que agrega os principais dados de desempenho e permitem a criação de novos indicadores de acordo com a necessidade do momento.
Além disso, com o gráfico de gantt, as lideranças podem observar como está a capacidade de trabalho de cada profissional de sua equipe e assim ter uma visão mais empática para realizar a distribuição de responsabilidades de maneira equilibrada.
Gerencie processos e controle operações com o Runrun.it
Como você pode perceber, o Runrun.it é o software perfeito para você realizar o controle da sua operação de ponta a ponta, otimizar o fluxo de trabalho, manter a integração com seus parceiros e fornecedores e visualizar o alcance dos objetivos e resultados de maneira analítica e assertiva.
Crie sua conta: https://runrun.it/
