Controle de tarefas: 6 hábitos (infelizes) para deixar em 2014

Controle de tarefas: 6 hábitos (infelizes) para deixar em 2014

Estamos em dezembro e você não deve ter parado ainda para fazer um balanço do ano. O primeiro passo é não esperar a motivação cair do céu para iniciar um projeto ou uma tarefa nova. 2015 começará independente de você estar pronto(a) ou não. Mas isso não é motivo para se desgastar. Nós te damos uma mãozinha, aqui estão seis hábitos para deixar em 2014! Aproveite para fazer a avaliação do ano que passou agora que o recesso ainda não chegou. Porque quando chegar, você só vai querer saber de sombra e água fresca…

1. Fazer mil coisas ao mesmo tempo

Acredite: é mais vantajoso fazer intervalos regulares de descanso a cada bloco de tempo dedicado a uma só tarefa do que passar horas alternando entre várias atividades. Ser mais produtivo não significa trabalhar mais, pelo contrário, significa ter mais tempo para lazer por ter concluído suas tarefas (confira entrevista com Mauro Amaral sobre isso). Trabalhando um pouquinho em cada uma, você pode levar o dia todo sem entregar nenhuma. Um “truque” para você se sentir mais produtivo é resolver na hora várias tarefas pequenas, que levam menos de 3 minutos, como uma ligação ou um e-mail. E o que é urgente mas não é importante, delegue.

2. Levar tempo demais com e-mails

Você está na hora mais potente do seu dia quando chega para trabalhar. Nossa dica é que, assim como Tim Cook, CEO da Apple, e Robert Iger, da Disney, você use parte dessa energia para lidar com seus e-mails. Ao adiantar ou despachar tarefas para sua equipe, você se animará para começar o trabalho duro. Dica preciosa: se sua empresa tem o péssimo hábito de colocar em cópia no e-mail várias pessoas que não necessariamente têm a ver com a tarefa, líderes existem justamente para concentrar a responsabilidade e o diálogo entre aqueles que importam.

3. Ficar só apagando incêndio

Quando muitas tarefas parecem urgentes, você precisa rever seu planejamento. Quando você segue uma ordem de prioridade, ou seja, faz as tarefas importantes primeiro, você evita que as urgentes se multipliquem. Por isso é tão importante o planejamento, no sentido de prever obstáculos que poderão atrasar as tarefas. Policie-se para não perder tempo com o que não é nem urgente nem importante. Você pode se perguntar por que perderia tempo com isso, mas celular e redes sociais são as distrações mais contraproducentes. Pausas para descanso devem, sim, existir, mas com tempo definido, como sugerido no item 1.

4. Não planejar o dia

Em 2015, transforme em rotina fazer o planejamento do seu dia e da sua semana. Faça uma lista de tarefas para cada dia da semana. Você as ordenará por prioridade e com um tempo estimado para cada uma. No final do dia, faça uma revisão. Imite este post e tenha uma lista de tarefas para não fazer. Steve Jobs, por exemplo, dizia que a Apple se tornou a Apple graças aos projetos que ele decidiu ignorar. Outros grandes gênios, como Thomas Edison e Stephen King, adotaram uma rotina para trabalhar melhor. Segundo Gretchen Rubin, autora de The Happiness Project, a frequência diminui a insegurança e os bloqueios, tornando mais fácil começar o trabalho. Além disso, quando você repete um hábito, sente necessidade de inovar. Inevitavelmente, a sua produtividade deve aumentar.

5. Desorganização

É importante ter um horário para começar e concluir os trabalhos, mesmo que você trabalhe remotamente. Você pode se organizar usando post-its para tarefas e a agenda (de papel, do e-mail ou celular) para compromissos. Não existe coisa pior do que atrasar uma reunião! Assim, você toma consciência do que é tarefa e do que é compromisso. Por falar em consciência, você está satisfeito com a quantidade de pastas espalhadas em seu computador? Tenha um critério para facilitar a busca de arquivos – caso o cliente ligue ou alguém na equipe precise acessá-los. Agora, quanto à sua mesa, ela não precisa ser um brinco, mas cuide para que suas coisas não invadam a mesa dos outros.

6. Não usar um gerenciador de tarefas

2015 pode ser um ano muito melhor do que 2014 se você pensar no trabalho da sua equipe tanto quanto pensa no seu. Mas isso não quer dizer trabalhar mais ou por eles, muito pelo contrário. A ideia é que você possa ter um controle de tarefas completo e em tempo real, sabendo em que sua equipe está trabalhando e quando os projetos serão entregues. Se é disso que você precisa para bater as metas em 2015, experimente o Runrun.it. O software gerenciador de tarefas que pode te dar um dia a mais na semana, graças ao aumento de produtividade. Teste grátis: http://runrun.it

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