“Por que eu ainda estou aqui?” Você se pergunta, e percebe que a reunião mal começou. Tudo bem, não é nenhum segredo que a maioria de nós prefere estar produzindo. E você tem razão em preferir, porque é de reunião em reunião que horas e horas de trabalho são perdidas. Um estudo da Microsoft fez as contas de quanto tempo nós de fato trabalhamos. Acredite: de 45h de trabalho, 16h são improdutivas, gastas sobretudo com reuniões. Tudo o que a sua empresa não precisa é manter esse legado. Pelo contrário, tendo um controle de reuniões inteligente, seus convidados podem sair entusiasmados e cheio de insights delas. Basta seguir estes passos.
5 requisitos para uma reunião produtiva
1. Sua reunião deve ter um propósito claro. Sem isso, pode facilmente se transformar em um encontro casual, que é qualquer coisa, menos produtivo.
2. Sua reunião deve ser convocada apenas para estar a par de uma decisão que já foi tomada. Não use reuniões para tomar decisões.
3. Sua reunião deve sempre produzir um plano de ação.
4. Sua reunião deve ter um horário de término. Limites estimulam a criatividade e a falta deles só criará bate-papo desnecessário.
5. Os participantes devem sair da reunião sem dúvidas sobre o que foi discutido e cientes dos próximos passos.
Detalhando…
Propósito claro
O que eu preciso realizar? Anunciar uma mudança de estratégia? Discutir um relatório? Conduzir um brainstorm? Estes são bons motivos para convocar uma reunião. Em contrapartida, reuniões de acompanhamento raramente são um bom uso do tempo. Depois de definir com clareza quais serão os propósitos da sua reunião (prefira, no máximo, três), defina quais resultados são esperados e leve-os para a reunião. Isso sim é ter um bom controle de tarefas.
Poucos participantes
Antes de convidar, pense quem realmente precisa participar da sua reunião. Se você for anunciar uma mudança, convide as pessoas que serão afetadas por ela. Se você está tentando resolver um problema, convide apenas quem pode contribuir com informações úteis e conhecimento técnico para a solução. Uma dica é usar a Regra dos 7, segundo a qual cada participante além de sete reduz em 10% a chance de tomar uma decisão rápida.
Transparência
Antecipadamente, compartilhe online com seus convidados a pauta com os assuntos a serem tratados na reunião e quanto tempo dedicou a cada um. Assim, todos têm tempo de adicionar algum assunto pertinente. O que não estiver na pauta não será tratado. Durante a reunião, deixe-a visível e isso ajudará a manter o foco do pessoal. Falando nisso, nada desconcentra mais uma reunião do que alguém que usa a palavra mais do que deve. Se acontecer, interrompa com diplomacia: “Agradeço sua contribuição. Agora precisamos que os demais também participem”.
Pontualidade e duração
Sua reunião não deverá durar mais que uma hora. O ideal é que leve, no máximo, 30 minutos – e tudo bem se algum assunto ficar pendente para uma nova reunião. Comece pontualmente, independente dos que estão atrasados. Mas quando eles finalmente chegarem, não retome o que já foi discutido. Para estimular a pontualidade, recompense com um mimo aqueles que compareceram na hora marcada. Caso uma pessoa não consiga comparecer, não exija que ela se justifique, muito menos a penalize. Basta compartilhar com ela o plano de ação definido.
Pós-reunião
É perigoso, mas nada incomum, que as pessoas saiam da mesma reunião com interpretações bem diferentes do que aconteceu. Para não correr esse risco, envie uma breve ata por e-mail para todos os seus convidados, logo após a reunião. Documente as responsabilidades atribuídas e os prazos estipulados. Dessa forma, todos estarão alinhados para voltar ao trabalho, pôr a mão na massa, e sua reunião terá valido a pena.
>> Leitura recomendad: [Ebook] Reuniões: necessárias ou disfuncionais?
Os segredos dos dois gigantes
Google
Kristen Gil, VP de Operações de Negócios, diz que as reuniões na empresa não contam com mais de 10 participantes e todas elas têm seu “tomador oficial de decisão”, o que levou a rede social Google+ a ganhar mais de 100 funcionalidades três meses depois do seu lançamento. Outro segredo é que no Google, as decisões nunca devem esperar por uma reunião. Caso contrário, a empresa fica dependente da sua agenda de reuniões. Se uma reunião precisa mesmo acontecer para algo ser feito, Gil aconselha, convoque esta reunião o mais cedo possível.
Apple
Segundo Adam Lashinsky, autor de Inside Apple, cada etapa de um projeto e cada tarefa tem o seu “D.R.I.”, ou “Indivíduo Diretamente Responsável”. Na hora de delegar, seu nome aparece ao lado do que lhe compete, para evitar qualquer confusão sobre quem deve cumpri-la. Além disso, é preciso estar preparado para desafiar e ser desafiado. Se uma pessoa não tem ideias para defender, não deve estar na reunião. Todos ali devem estar dispostos a defender e a criticar muito bem as ideias apresentadas.
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