Cronograma de projetos: dicas para colocar o tempo a favor da sua gestão

Cronograma de projetos: dicas para colocar o tempo a favor da sua gestão

Para os gregos da antiguidade, Cronos era um titã faminto. Bem faminto. Na verdade, a fome do filho de Urano (o céu) e de Gaia (a terra) nunca acabava. Senhor dos destinos da humanidade, Cronos a tudo devorava, implacavelmente. Isso na mitologia, é claro. Mas a figura do tempo que a tudo consome se mantém até hoje. Com a diferença de que, quando bem tratado, o tempo pode se tornar o principal aliado do homem em seus empreendimentos. E está para surgir melhor forma de tratar o tempo do que um cronograma, palavra de origem grega que significa “registro do tempo”, ou “escrita do tempo”. No caso específico das empreitadas, um cronograma de projetos.

Afinal, esse ainda é o principal recurso de gerenciamento de tempo de um projeto. É a forma mais eficaz de aumentar a produtividade, pois determina quando cada atividade deve ser iniciada e concluída, em um encadeamento lógico e sequencial. O principal objetivo é “alimentar o titã” com regularidade; ou melhor, garantir que cada etapa seja entregue dentro do prazo, impedindo que a urgência e os atrasos ponham tudo a perder.

Por que elaborar um cronograma de projetos?

Porque se trata de uma forma bem visual de exibir o sequenciamento de atividades dentro de qualquer projeto – da construção de uma casa na árvore ao lançamento de um novo produto.

Você pode criar seu cronograma da forma que bem entender: com uma folha de papel ou com ferramentas de gestão como o Runrun.it. Seja como for, o objetivo é construir o melhor caminho para otimizar as entregas.

No caso específico de uma empresa, não importa se você é gestor ou colaborador: o cronograma de projetos sempre vai ser útil. Porque, idealmente, a ferramenta:

  • Estima o tempo de cada atividade: isso garante maior confiabilidade ao seu planejamento e aumenta as taxas de sucesso da iniciativa como um todo;
  • Acompanha o desempenho do time: a partir das informações dispostas no cronograma de projetos e das alterações de status feitas pela equipe, é possível mensurar quanto tempo está sendo efetivamente gasto em cada atividade;
  • Aloca melhor os recursos: com um cronograma de projetos bem estruturado, você sabe exatamente quando um profissional está disponível para assumir novas tarefas, se sua equipe está com a carga de trabalho adequada ou se é preciso agregar novos colaboradores para dar conta de todas as atividades em execução.

>> Leitura recomendada: Gerente de projetos: o que é preciso para ser bom?

Uma ferramenta para começar

Já que estamos falando de facilidades, vale lembrar que todos esses aspectos são contemplados pelo Runrun.it. A ferramenta permite que você acompanhe, com exatidão, quanto de tempo e de recursos qualquer tarefa leva para ser concluída, de modo que você consiga organizar melhor os seus cronogramas.

A solução também oferece a possibilidade de se criar um workflow, ou uma sequência de responsáveis, para melhorar o fluxo de uma tarefa dentro da sua empresa. Quem está fazendo o quê? Quando? Por quanto tempo, e quanto está custando? Com o Runrun.it, essas perguntas têm respostas imediatas.

>> Leitura recomendada: Checklist: dicas para se organizar e aumentar a produtividade

Como elaborar um bom cronograma de projetos?

Há muitas variáveis que devem ser consideradas. A primeira é um escopo bem delineado. É o escopo que apresenta, a todos envolvidos no projeto, o que vai acontecer, quanto tempo vai durar, e o que cada um deve realizar nas fases necessárias para a conclusão dele. O escopo também inclui o orçamento desse projeto.

A seguir, define-se a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que nada mais é do que o desdobramento do escopo em atividades que formam o projeto. Na EAP, você pode desmembrar as atividades de nível macro para depois seguir para o micro, listando absolutamente tudo o que deve ser realizado e entregue durante a execução dos trabalhos. Neste artigo sobre modelo de projeto, você conhece essa etapa em detalhes.

Hora de definir prioridades

Agora, com a EAP pronta, você deve listar as atividades por ordem de importância e de execução, identificando também as relações entre elas. Assim, se uma tarefa depende da conclusão de outra para ser iniciada, isso deve ficar muito claro já a hora de colocar as atividades no cronograma.

Com todas as atividades devidamente sequenciadas e organizadas, é hora de estimar a duração de cada uma delas. Você pode fazer essa estimativa com base em outros projetos semelhantes – o Runrun.it permite essa possibilidade.

Caso seja necessário, consulte sua equipe para determinar com maior precisão quanto tempo cada pessoa levará para desenvolver as tarefas a ela atribuídas.

>> Leitura recomendada: Controle de projetos: o guia definitivo

Tudo pronto? Hora de cronogramar

Após esse levantamento prévio, você pode finalmente partir para a construção do cronograma de projetos. Claro que, com uma ferramenta de gestão como o Runrun.it, essa etapa ficará muito mais fácil, pois todas as atividades poderão ser inseridas e acompanhadas com rapidez. A ferramenta também conta com modelos de projeto, que você pode utilizar para agilizar as operações.

Agora, se você estiver utilizando o bom e velho Excel (ou uma folha de papel), terá mais trabalho, pois precisará criar as tabelas e inserir todos os dados anteriormente. Em todo caso, o importante é negociar com Cronos – ele pode não dar trégua, mas favorece quem sabe tratá-lo com sabedoria. E se quiser dar uma folga para o Excel, faça o teste grátis do http://runrun.it

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