Desmistificando a gestão contábil para o empreendedor

Desmistificando a gestão contábil para o empreendedor

Por Vitor Torres*

A contabilidade é uma ciência que estuda os métodos de cálculo e registro de movimentações financeiras das empresas. Mas na prática ela pode ser muito mais complicada que isso. Para ajudá-los nessa tarefa complexa, convidamos a Contabilizei, um escritório de contabilidade online para esclarecer as dúvidas mais comuns que os empreendedores têm:

1. Posso pagar minhas contas pessoais pela empresa e vice versa?

Não. Freqüentemente os empresários, principalmente os que prestam serviço, misturam as contas pessoais e da empresa e isso é um grande erro. Nem tudo o que entra na conta da empresa é seu, é preciso justificar todas entradas (recebimentos) e saídas (despesas).  De forma geral, para cada valor que ingressa na conta corrente da empresa é preciso que você tenha emitido uma nota fiscal correspondente. Da mesma forma, cada valor que sai da conta precisa ter como contrapartida uma nota fiscal em nome da empresa ou registro equivalente. Ou seja, nada de usar sua conta bancária de pessoa jurídica para pagar um jantar romântico. Por isso, a regra é determinar o valor do seu salário, pelo pró-labore e pela divisão de lucros, e viver com o que legalmente recebe e cai na sua conta pessoal.

2. Fiz um trabalho e o cliente não me pediu nota, vou ganhar mais!

Sabe como é o nome disso? Caixa 2 :/ Todo valor recebido deve ser declarado. Nós temos certeza de que você não quer fazer parte de um caixa 2, portanto, emita nota fiscal para todo serviço que realizar. A gente sabe que a carga tributária é alta, que as coisas não estão fáceis e que você sempre fez tudo certinho. No entanto, se sua alíquota de imposto foi bem estudada dentro da atividade que exerce, você está pagando apenas o que é determinado por lei. Logo, uma escorregada não é justificável e não vale a pena: as multas são muito pesadas para quem não anda na linha. Assim, se recebeu dinheiro por trabalho, emita nota fiscal.

3. Eu só faço os levantamentos do que entrou e saiu 1x por mês

Dependendo do tipo do seu negócio, se você emite uma nota fiscal por mês, realmente faz sentido apurar o que entrou e saiu somente uma vez. Mas se você tem vários clientes, emite notas fiscais durante todo o mês, compra matéria-prima ou tem despesas recorrentes no seu negócio, a dica é fazer um controle do fluxo de caixa. A dica é você utilizar a tecnologia a seu favor, pode ser uma planilha ou um software online, que ajudam na automação da sua rotina e entregam uma visão geral do seu negócio em poucos cliques.

4. Ah, mas eu não preciso de um contador

Se você tem um MEI e não possui funcionários, então realmente não precisa de contador.  Caso possua uma empresa (Lucro Presumido ou Simples), obrigatoriamente precisa de um contador para registrar os livros contábeis. Somente um profissional habilitado pelo CRC (Conselho Regional de Contabilidade) pode assinar os livros contábeis de uma empresa. Além disso, saber que você pode contar com um conhecimento técnico especializado para sanar as suas dúvidas é reconfortante e pode evitar dor de cabeça com multas.

5. Agora, o básico do básico que você deve saber

Existem três conceitos básicos de contabilidade que você já ouviu falar, mas talvez não tenha entendido. Eles não vão transformar sua vida e nem fazer sua empresa ganhar o mundo, mas é importante que os conheça:

a) Balanço Patrimonial

O que é: um retrato da empresa

No balanço é possível ver a origem dos recursos e onde ele foi aplicado, dividido em: Passivo (todas as obrigações da empresa com terceiros, incluindo, fornecedores, sócios etc) e Ativos (todo o patrimônio da empresa, incluindo dinheiro, investimentos e bens materiais).

Hum, quero entender melhor: pense nas suas finanças pessoais, o seu ativo é composto pelo dinheiro que você tem na sua conta/poupança, seu apartamento e seu carro. Já o passivo equivale ao financiamento do seu apartamento, despesas de água, luz, internet, telefone etc.

b) DRE

O que é: demonstrativo de resultados do exercício

Ele mostra o resultado da empresa num determinado período, mês, trimestre, ano etc. Aqui, indicamos quanto a empresa vendeu, quanto gastou, quanto pagou de impostos e quanto sobrou. Em linhas gerais, é a receita menos custo e despesa*, igual ao lucro.

*Custo e despesa são coisas diferentes. Custo é tudo aquilo que incide diretamente no seu produto/serviço. Nas empresas prestadoras de serviço, este valor pode estar relacionado a serviços de terceiros e materiais indiretos. Um designer, por exemplo, gasta com a impressão de uma prancha de apresentação, isso é um custo de material indireto. Um consultor precisa contratar um especialista temporário para fazer um trabalho dentro do escritório do cliente, isto é um serviço de terceiro. Já as despesas são tudo o que se refere à manutenção das atividades da empresa, como gastos administrativos e mão de obra fixa.

Hum, quero entender melhor: nas suas contas pessoais, seria a soma dos seus salários no período, menos seus impostos e despesas pessoais. O que sobrar, é o seu lucro.

c) O Fluxo de Caixa

O que é: são as entradas e saídas do caixa da empresa durante um período

O caixa é quanto você tem disponível em dinheiro para pagar suas contas ou fazer investimentos.

Hum, quero entender melhor: é só pensar no seu extrato bancário, o que entrou, o que saiu e quanto sobrou (saldo), este é o seu fluxo de caixa.

Se quiser uma ajudinha para entender ainda mais sobre agilizar as sua gestão contábil, passa na Contabilizei e conte com serviços de contador online de forma completa.

*Vitor Torres é CEO do Contabilizei, software de contabilidade online

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